¿Cómo hacer un Dashboard en Excel? Si tu objetivo es monitorear, resumir y analizar grandes volúmenes de datos, entonces un Dashboard en Excel es para ti. Es una herramienta que te permite evaluar de acuerdo a un conjunto de indicadores el desempeño de un proyecto o proceso.
Un Dashboard en Excel o “Tablero” por su definición en español, se ha convertido en una herramienta muy popular en la actualidad, ya que, este instrumento de reporte te ayuda a mostrar información relevante de una empresa de forma sencilla, y además de fácil lectura.
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Compartiremos algunos ejemplos de tableros de control diseñados en Excel que podrás aplicarlo en tu trabajo.
Al momento de crear un Dashboard deberás definir cual será su objetivo, es decir, responder a las siguientes preguntas:
Una vez definido y establecido claramente el objetivo procedes a continuar con lo demás.
Por ejemplo, si quieres saber como se encuentra el departamento de Recursos Humanos, el objetivo de tu Dashboard sería: Dar una perspectiva del área de recursos humanos. Eso quiere decir que tu Dashboard debe responder a ello.
En la imagen anterior se evidencian datos específicos (indicadores) que demuestran y cumplen con el objetivo, pues, enmarca todas las áreas de la empresa, contrataciones, salarios, años de servicio, etc., es decir, información concerniente al departamento de recursos humanos.
Al establecer y definir correctamente el objetivo, podrás diseñar los indicadores del tablero en base a ese objetivo, es por ello que este paso esta relacionado con el anterior y es muy importante.
Por ejemplo, si tu Dashboard estará dirigido al área de producción, tendrás que incluir datos relacionados a este departamento y no al de recursos humanos, finanzas u otro. Es fundamental que siempre tengas presente que la información debe estar ligada al objetivo de tu Dashboard.
Ahora bien, si el objetivo de tu Dashboard es: “Mostrar la cantidad de piezas fabricadas, las órdenes en espera de procesamiento y cuál es el rate de producción”, te mostraremos la siguiente imagen:
Si observas detalladamente, no se debe mostrar en el Dashboard la cantidad del producto A en almacén, o el porcentaje de ausentismo del departamento, si no corresponden o están ligados al objetivo.
Un tablero de control debe ser claro y limpio, esto quiere decir que, mientras se coloquen más datos innecesarios, habrá mayor confusión y la lectura de la información no será clara.
Al momento de crear un tablero de control, cada componente o dato deberá provocar la acción, esa será tu razón principal y uno de los pasos más importantes.
Por ejemplo, si uno de los indicadores esta relacionado a la cantidad de piezas que se produjeron el día ayer, entonces el rate indicará que vas bajo, por lo tanto, la acción que provocará es poner más empeño para terminar la semana con éxito.
Otro ejemplo sería, si tu tablero de control esta dirigido para el área de inventario de la planta, uno de los indicadores sería mostrar los productos que tienen más demanda, entonces, la acción que provocaría este indicador estaría conducido a verificar si tendrás suficiente stock (productos) para cubrir la demanda los meses siguientes.
Con ambos ejemplos se evidencia que cada indicador del tablero conlleva o provoca una acción en el departamento y/o empresa.
En este paso deberás iniciar tu Dashboard de una forma general e ir pasando a los datos de una forma más específica.
Por ejemplo, si tu Dashboard de control será sobre el departamento de ventas. Puedes iniciar por aquellas ventas que ha tenido la empresa durante un largo tiempo, esto se traduce a un dato muy pero muy general.
Ahora, en el siguiente componente mostrar el resumen de las ventas de un año en particular que sería un dato más específico. Y mientras vayas bajando y leyendo la información cada indicador se muestre con datos más específicos. En pocas palabras se trata de diseñar de forma general y específica el tablero de control, es decir, que tenga una estructura vertical.
Los reportes que se muestran en una sola hoja normalmente son más fáciles y simples de revisar. Es más, practico mostrar un reporte o un tablero de control de esa forma, ya que, te aseguramos que si muestras uno que tenga 2 o más pantallas será más difícil que lo revisen.
Los aspectos más importantes del departamento pueden fácilmente mostrarse con los indicadores en una sola hoja.
Recuerda que la metodología de tu Dashboard debe ser fácil, ágil, general y que sobre todo genere una acción.
Ahora, si quieres incluir información acerca de algo es especifico, es recomendable hacer otro tablero de indicadores para ello, donde puedas indicar los datos y detalles del requerimiento.
Si tu requerimiento está relacionado a analizar las particulares de un producto, por ejemplo, no satures el tablero principal, recuerda todos los pasos anteriores, ejecuta un tablero específicamente para ese producto.
Recuerda que cada componente debe ser interpretado de una forma simple y sencilla, con esto no quiere decir que lo fácil será para quien este diseñando el tablero, sino para el usuario que vaya a leer toda la información.
Diseña siempre tu Dashboard con miras al usuario final, porque son esas personas quienes estarán verificando el tablero de indicadores constantemente.
Por ejemplo, si en tu tablero de control colocas indicadores como:
Pero este va dirigido al área de producción de la empresa, es evidente que el personal no va a entender nada de lo que le estás mostrando. Por esa razón es importantísimo incluir información clara y posible de entender para el personal que corresponda.
Este es uno de los indicadores preferidos por los directivos, ya que muestra tendencias de los datos, bien sea en gráficas o en tablas.
Es decir, intenta anticipar los datos, pues, estos componentes les permiten responder a ciertas preguntas como:
Además, las gráficas muestran, por ejemplo:
Si muestras tendencias, podrás conocer si en el futuro se cumplirán las metas o si se lograrán antes de lo esperado. Toda esta información ayuda a darle visto bueno e interpretar el tablero mucho más fácil.
Entonces, ¿Ya estas listo para presentar tu Dashboard? Esperemos que estos puntos te ayuden a explotar tus ideas y puedas diseñar tu tablero de control de manera simple, eficiente y completo.
