Cómo encontrar y aplicar nuestras “horas objetivo”

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¿Conoces cuáles son tus horas objetivo? Pero sobre todo, ¿sabes cómo sacar provecho de ellas?

Cuando se dirige un negocio basado en servicios, como una agencia de marketing, no está claro cuántas horas se dedican a tareas específicas.

Diseñar un sitio web no siempre lleva 12 horas y 47 minutos. A veces puede llevar menos, y otras veces puede llevar un tiempo astronómico.

Es entonces cuando las cosas se ponen extrañas. Averiguar el tiempo que dedicas a los diferentes servicios que ofreces puede ser complicado, lo que conlleva muchas incógnitas.

  • ¿Qué servicio es tu motor de beneficios?
  • ¿Cuál servicio crees que es tu motor de beneficios, pero en realidad no lo es?
  • Y también, ¿qué servicio necesitas eliminar de tus ofertas porque está consumiendo demasiado tiempo de tu equipo y no tiene suficientes ingresos para compensarlo?

Esta es la etapa de los negocios basados en servicios (o la vida de una agencia) en la que te preguntas: “¿Por qué las cosas son tan difíciles?”. En donde te encuentras preguntando cómo hacer más fácil el negocio, averiguando cuánto tiempo te lleva cada tarea y si vale la pena el tiempo de tu equipo en términos de ingresos. Todo esto es una parte esencial para conseguir “desatascarte”.

Pues resulta que he encontrado los consejos de una mujer que puede hacer que tu negocio pase de estar atascado en arenas movedizas a funcionar sin problemas. Esto con un claro horario de atención al público para cada servicio y con confianza en tus ofertas que impulsan los beneficios. La entrenadora de ELITE y fundadora de Jeronamo Solutions, Monique Morrison, ha mostrado cómo logró convertir su negocio (y otros) en una máquina logística.

Ella lo llama el Motor de Crecimiento Evergreen, donde los cálculos te dan las verdaderas respuestas a las preguntas que te has estado haciendo. Utilizando la estrategia de horas objetivo de Monique, vamos a mostrarte cómo:

  1. Establecer Horas Objetivo para cada tarea que realice tu equipo
  2. Revisar cuántas Horas Activas tiene disponibles para distribuir entre tu equipo
  3. Distribuir eficazmente las Horas Activas disponibles (sin explotar a tu equipo)

¿Preparado para “desatascarte”?

Establecer Horas Objetivo para cada tarea que realice tu equipo

Es el momento de coger tu lista de ofertas. Tenla a la mano mientras calculas cuántas horas necesitas para completar esa tarea. Recuerda que esto es sólo una media. A veces esa tarea puede llevar una cantidad de tiempo menor o mayor.

Por ejemplo, si diriges una agencia de marketing en la que construyes sitios web para clientes, creas embudos de correo electrónico basados en la landing page que has hecho para ellos y les informas de las métricas de éxito que vas a averiguar:

¿Cuánto tardamos, en promedio, en construir estos sitios web?

En promedio, ¿cuánto tiempo nos lleva escribir una landing page y el texto del embudo de correo electrónico?

¿Cuánto tiempo se tarda, en promedio, crear un informe y presentarlo al cliente?

Digamos que tu equipo tarda 20 horas en construir el sitio web, 10 horas en escribir la página de destino y el texto del embudo de correo electrónico, y 3 horas en crear el informe y presentarlo al cliente. Estas son las horas objetivo para cada una de estas tareas y, dependiendo de cuántos clientes tengas, se multiplicarán en consecuencia.

Para calcular las horas objetivo de una tarea, haz una media de las horas que tarda en completarse una tarea.

Ahora que tenemos claro cuánto tiempo le lleva a tu equipo terminar cada oferta, tenemos que averiguar quién de tu equipo tiene tiempo para trabajar en estas ofertas y cuánto puede hacer.

Distribuye las horas entre tu equipo

Te sugerimos que lo hagas en una hoja de cálculo para que puedas utilizar fórmulas y calcular estas cifras automáticamente. En tu hoja de cálculo, haz una columna titulada Miembro del equipo, y en cada fila escribe el nombre de tus empleados. Al lado de esa columna, crea una columna para el total de horas que el empleado trabaja contigo.

Por ejemplo, tus empleados a tiempo completo trabajarán 200 horas a la semana (40 horas x 5 días a la semana). Pero también puedes tener empleados de medio o por contrato, que sólo trabajan 20 horas a la semana.

Junto a la columna de Horas Totales, vas a poner una columna de Horas Activas para calcular cuántas Horas Activas tiene disponible cada empleado. Y luego, junto a esa columna, vas a crear una columna para cada tarea que tenga tu equipo. Las tareas incluyen el trabajo con los clientes (como la construcción de sitios web y embudos de correo electrónico), pero también incluyen el marketing, la capacitación, la administración, etc.

Usando tus Horas Objetivo del último paso, vas a calcular cuántas Horas Activas tiene disponibles cada empleado. Digamos que tienes una empleada que está a cargo de la construcción de sitios web. Ella construye alrededor de un sitio web por semana y trabaja a tiempo completo. Dado que se tarda un promedio de 20 horas en crear un sitio web y ella trabaja 40 horas a la semana, le quedan unas 20 Horas Activas.

Para calcular las Horas Activas de cada empleado, multiplica las Horas Objetivo de cada tarea que realiza y luego resta esa suma del total de horas trabajadas.

Haz esto para cada miembro del equipo para obtener una suma de cuántas Horas Activas tiene disponibles.

Distribuir las horas activas disponibles

¿Empiezas a ver tu negocio bajo una luz totalmente nueva? Esto es lo que ocurre cuando la organización se une a los negocios basados en los servicios. Nos gusta llamarlo magia, pero probablemente Excel lo llamaría simplemente fórmulas.

Suma todas las Horas Activas que tienes disponibles entre todos tus empleados y compáralas con tus Horas Objetivo. Tu objetivo es tener menos horas objetivo que horas activas. Si tienes más Horas Activas que Horas Objetivo, tienes que contratar a un empleado o proveedor para que se encargue de las tareas que tu equipo no puede realizar.

Para encontrar el total de sus horas activas, suma todas las horas activas disponibles de cada uno de tus empleados.

La clave es saber en qué tareas invertir esas nuevas horas. Es entonces cuando tenemos que hablar de los motores de beneficios. También es importante aprender a calcular los motores de beneficios de nuestro negocio, que es una parte crucial de esto. No queremos que tomes tus Horas Activas y las destines a tareas y ofertas que disminuyen los ingresos.

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Queremos que tomes estas Horas Activas adicionales y las destines directamente a los impulsores de las ganancias, las ofertas que generan dinero y las tareas que marcan una gran diferencia. Asegúrate de averiguar cuáles son tus impulsores de beneficios para saber exactamente a qué dedicar tu tiempo.

Sabiendo cuántas horas activas tiene cada empleado disponible, cuántas horas activas tiene en total y cuánto tiempo le lleva cada tarea, puedes calcular:

  • Cuántas tareas más puede asumir o no cada empleado
  • Cuántos clientes más puede añadir a su lista
  • Para qué tareas tiene tiempo y para cuáles no

¿No es increíble cómo tu negocio puede parecer el más desordenado y, sin embargo, puede organizarse más rápido de lo que podrías imaginar?

Utilizando este enfoque sobre las horas objetivo y los cálculos para averiguar los factores que impulsan los beneficios, puedes ver tu negocio bajo la luz que necesitas. Es entonces cuando puedes redoblar las ofertas y tareas que mueven la aguja (a lo grande) y empezar a reducir las que simplemente no funcionan.

Estos cálculos son tu ticket para pasar de “¿Por qué es esto tan difícil?” a “Vaya, esto no es tan malo. Sé exactamente qué hacer”.

Es hora de abrir esa hoja de cálculo y aplicar las fórmulas.

Rebeca

Rebeca

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