Herramientas para campañas de email

  1. Introducción

La plataforma de email marketing es una herramienta que permite que los emails o correos electrónicos se envíen de forma masiva con la finalidad de que se realice una comunicación normalmente comercial a gran parte de los usuarios. Estas se dividen en:

  1. Plataformas internas

  2. Plataformas externas

Permiten sacar rendimiento a la base de datos de la compañía, comunicarse con los clientes e incrementar los datos de los usuarios existentes.

2. Funciones básica de una plataforma de email marketing

Todas plataformas de email marketing necesitan una serie de funcionalidades básicas para lograr su uso óptimo y también su eficiencia. Las principales por apartado son:

Referente a base de datos:

  • Facilidad de subida de un archivo Excel o CSV, existen dos maneras de importar textos en Excel. abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como rango de datos externos. Para exportar datos de Excel a un archivo de texto, utilice el comando Guardar como.

  • Sistemas de gestión para el opt-in (altas), manejo de listas, y también para las bajas de forma automática.

  • Cumplimiento automático con las leyes anti spam: es un listado double opt-in, que confirman los servicios, y que dan seguimiento de denuncias de spam, expulsan los usuarios Spammers para garantizar las tasas de entrega de los emails.

  • Listado de errores de sintaxis, de esta manera se corrigen los números de móvil y email erróneos. Ejemplos de dichos errores: falta de @, la presencia de “ñ” en el email, tildes o el exceso o carencia de números de un teléfono móvil.

  • Filtro y gestión automatizada de datos duplicados.

  • Gestión de emails fallidos o que no han llegado a su destino

  • Gestión de bajas. Se necesita de una automatización que prohíba o restinga los envíos de email a personas que no quieran recibir más comunicaciones y que además se archive para un posterior análisis.

  • Capacidad de segmentación de la base de datos.

  • Estadísticas de suscripciones, entregas, tasas de aperturas, y tasas de clics.

Referente a envíos por email

  • Identificación del remitente. La identificación del remitente es el número móvil mostrado en el dispositivo del destinatario. Es posible responder a ese número usando la opción de respuesta

  • Posibilidad en la personalización y programación de las respuestas, conocidas como “Reply To”.

  • Personalización del SPF: este es un registro de texto que ayuda a impedir la suplantación de ip y la suplantación de identidad mediante la comprobación del nombre del dominio desde el cual se ha enviado los mensajes. Con la utilización de emails autentificados, pueden descartar puntuaciones negativas que los filtros antispam asignan a emails no autentificados, dando a las campañas de email marketing una mejor oportunidad de llegar a la bandeja de entrada de los destinatarios.

  • Personalización de cada mensaje: asunto, nombre, género, cuerpo del email…

  • Plantillas de diseño del email que se puedan crear o modificar sin necesidad de programación.

  • Posibilidad de combinación e integración con la base de datos.

  • Segmentación en función de historiales pasados de los prescriptores.

  • Métricas y facilidad de exportación con Excel y CSV a nivel de porcentajes, gráficas y ratios.

  • Cantidad de email enviados

  • Monto de emails que han logrado llegar al destino deseado.

  • La cantidad de email que han fallado y el motivo por el cual ha fallado.

  • Información sobre los tipos de Click conseguidos, Click único o neto que es cuando un usuario da un Click independientemente de las repeticiones y Click brutos que es la suma de todos los Click de un usuario independientemente de si es repetido o no.

  • Bajas recibidas.

  • Pre visualización de la campaña para así poder comprobar si la creatividad, enlaces y contenido queda en conjunto bien.

  • Integración con campañas de SMS y viceversa.

  • Control test sobre las posibilidades del número de emails que pueden terminar en la bandeja de spam de los usuarios y la facilidad para mejorar y disminuir la cifra.

Si la plataforma ofreciera la posibilidad de referencias al envío de SMS.

  • El envío excesivo de email

  • Se pudiera personalizar el destinatario

  • Se pudiera personalizar el remitente

  • Se segmentarán los envíos en relación con los hábitos en los cuales se relacionan los consumidores.

  • El numero de email enviado.

  • El numero de mensaje recibo.

  • El número de teléfono erróneo o que no existe.

  • Cantidad de personas que han dado de baja o que ya no utilizan los servicio.

Opciones avanzadas en plataformas de email marketing

En la actualidad existe una serie de plataformas que son bastante útiles para las campañas ya que mejoran la eficiencia y eficacia de las mismas sea llevada a cabo, estos son:

  • Plataformas multicuentas: son aquellas que nos brindar posibilidades para trabajar con varias bases de datos al mismo tiempo y de forma independiente. Este caso se da en las empresas que tienden a vender más de una marca.

  • Auto-respondedor: es una de las herramientas más poderosa para aquellas personas o empresarios que tienen marketing por internet ya que podrán programar todas las secuencias de email para dar seguimiento a sus prospectos (leads) en piloto automático. este también se puede utilizar para dar seguimiento a los clientes, asegurarse de la recepción de los productos, mantenerlos actualizados e incluso para posteriormente hacerle otro tipo de oferta. Con esta simple acción ayudamos a generar confianza y a entablar un flujo de comunicación entre el cliente/usuario y la marca/empresa. Pero además es interesante disponer de un auto-respondedor porque permite diseñar, personalizar y segmentar acorde a las necesidades y/o al público objetivo. Esta segmentación/personalización se puede aprovechar para:

  1. Trabajar la imagen de la marca.

  2. Trabajar la fidelidad.

  3. Trabajar la confianza.

  4. Agilizar el trabajo.

  5. Facilitar información al usuario.

Para el mejoramiento de la experiencia del usuario o consumidor recibe lo siguiente:

  • Luego de que el usuario realice la compra de un producto o servicio se le puede enviar información y / o consejos acerca el producto.

  • Cross-selling o up-selling; después de la compra de un producto enviar información de productos relacionados o sugerencias de productos que otros clientes han comprado.

  • Se puede enviar una orientación de cómo sería el proceso de compra, como sería la entrega del producto luego del recibo del cliente.

  • Aprovechar las fechas ocasionales como la del día de sus cumpleaños para enviarles un cupón con ofertas especiales.

  • Enviarles un mensaje de agradecimiento y bienvenida a los nuevos visitantes o subscritores para que sientan afecto por los proveedores.

  • Programar una secuencia de mensajes para nuevos suscriptores o para otros eventos.

  • Configurar eventos como aperturas, clics y compras para activar el envío de mensajes específicos y personalizados.

Las ventajas que estos aportan:

  • Se ahorra tiempo y esfuerzo mental a la hora de mandar correo cliente por cliente donde cada vendedor online posee miles de subscritores, ya que auto-respondedor lo hace de manera automática, programado en el tiempo y con emails ya preparados.

  • Brinda seguridad y tranquilidad al cliente a la hora de realizar el registro, ya que al registrarse recibe respuesta automática y da la posibilidad de validar su registro a través del doble opt-in.

  • Permite que haya una relación constante y de fidelidad con el cliente. Esta relación se da por medio de recordatorios, cursos, ebook, consejeros, actualizaciones, nuevos productos, y otros más.

  • Permite generar un constante tráfico a nuestra Web.

  • Eye tracking o seguimiento de ojos: informa del recorrido del ojo humano al leer un mail o consultar una página y en qué partes han clicado, como se aprecia en la imagen.

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  • Facilidad de realizar pruebas A/B, es decir experimentar con varias líneas de mensajes para de esta forma determinar cuáles de todos son los más efectivos en un tiempo definido para la campaña.

  • Posibilidad de importar/exportar listas.

  • Encuestas o formularios online.

  • Se interactúa con Google Analytics, el cual es una herramienta que se utiliza en google para la medición de trafico de una página o sitio web.

  • Se pueden visualizar los contenidos de reenvío del email o de las redes sociales.

  1. Plataforma

Una plataforma es un sistema que funciona como base para el funcionamiento de determinados módulos de hardware o software con los que le sean compatibles. Las empresas han descubierto que el mail marketing es una herramienta necesaria y útil para el buen funcionamiento y rendimiento razón por la cual han optado por incluir este en sus promociones online.

4.1 Plataformas Internas:

Son aquellas que constan de un software que se descarga e instala en un ordenador

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Estas se caracterizan por ser más económicas que otras, solo se debe pagar una vez por el derecho de la licencia del programa y solo cuesta de unos 100 a 300 euros. No hay que usar más de un ordenador puesto que este se puede usar desde el mismo del software. Cuando se le vaya a dar mantenimiento se debe instalar nueva vez el software.

WorldCast: se encarga del envío excesivo de mail a una cantidad X de direcciones, verifica que los correos electrónicos de los clientes sean correctos o si en realidad existen, dispone también con un lector de HTML, que es el lenguaje de programación con el cual se identifican las paginas, tiene la opción de ficheros adjuntos, un corrector de faltas ortográficas, y otras más.

Groupmail: consta con características muy parecidas a las anteriormente mencionadas, pero aparte de todas estas también puede personalizar cada mail con los datos de los destinatarios y es más veloz que la WorldCast, aunque se dificultan los envíos en formato HTML.

4.2 Plataformas Externas

Son aquellas plataformas que permiten el acceso al identificar un usuario y su contraseña sin importar el ordenador en el cual estén conectados a la red. En la actualidad esta es la opción más recomendada debido a su sencillez y la cantidad de posibilidades que ofrecen.

Estas se caracterizan porque se puede acceder de cualquier lugar siempre y cuando tengan conexión a internet. Tienen asistencias técnicas comerciales, legales y creativas. Envían los mails desde sus propios servidores y con mucha calidad antispam. Siempre se están desarrollando o evolucionando, solo se paga una vez al mes una cuota fija o varía dependiendo la cantidad de emails enviados.

Aweber: es una herramienta de email marketing con la cual podremos crear, manejar, analizar y optimizar todas nuestras campañas y mantenernos en contacto con nuestros clientes, suscriptores y proveedores. A diferencia de otras herramientas de email marketing toda la gestión se realiza desde su interfaz online y no es necesario descargar ni instalar ninguna aplicación. Estas se enfocan en las publicaciones editoriales y cubren a la perfección las necesidades de un blog o portal de un sitio web con pocos suscriptores.

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Se caracterizan porque tienen gran número de diseños de formularios de suscripciones, pueden personalizar todos los diseños y cada contenido dependiendo de la ubicación de los destinatarios, puede medir la conversación en los formularios de suscripción, crean email como envíos encadenados, se integran con Twitter y Facebook, poseen herramientas antispam, tienen auto-respondedor, se le dificulta la compresión de nombres que no sean en ingles. La versión gratuita no es tal: hay que ingresar 1 $ para hacer uso de ella durante un mes. A partir de ahí cuesta 19 $ para envíos a 500 subscriptores y 30 $ al mes de2.000 a 5.000 subscriptores.

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Mailchimp: este está diseñado prácticamente para empresas pequeñas y medianas que tengan necesidades limitadas. Estas hacen envíos de uno o dos idiomas las cuales necesitan la segmentación continua de su público o consumidores y que posees un departamento de marketing pequeño, sin muchas divisiones.

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Estas se caracterizan porque son sencillas e intuitivas, facilidad de importación de contactos desde otras herramientas de Email Marketing sin necesidad de una nueva aprobación, Es gratuita hasta 2.000 suscriptores y 12.000 envíos al mes, no son multiusuarios, se debe pagar la herramienta antispam.

El auto-respondedor es de pago. Configura emails para que se envíen de forma automática en el momento que un nuevo suscriptor se da de alta en la lista de correo.

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MailerLite: es una opción que consta con un diseño de fácil uso, con plantillas sencillas y ofrece opción gratuita pero sola a partir de una inversión de $99 al año, esto permite además realizar campañas de hasta 10.000 suscriptores.

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Campaign Monitor: esta se caracteriza por ser una de las plataformas más sofisticadas y está dirigida a empresas o agencias de gran magnitud. Si se manejan grandes volúmenes, un público muy segmentado, se necesita analizar a profundidad cada campaña o como agencia se llevan las campañas de varios clientes, es una buena opción.

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Se caracterizan porque ofrecen opción de tener varias listas de usuarios para una misma campaña, son agiles para los envíos grandes de mail, tienen una analítica más avanzada, tienen múltiples usuarios, precio más caro de acuerdo a la multitud de opciones. Para conseguir un buen diseño se necesita tener altos conocimientos de HTML y diseño web.

MxToolbox: ofrece herramientas para comprobar el funcionamiento y reputación de un dominio o ip para saber si está en una lista negra, como está el estado de funcionamiento de servidores DNS, reputación de los servidores de correo, verificaciones de URLs, además de los clásicos ping y trace, entre muchas utilidades.

Las listas negras son una lista de direcciones de correo electrónico o de direcciones IP para las que quieres bloquear el envío de correo a tu dominio. Los administradores pueden bloquear dominios o usuarios específicos mediante la Configuración de remitentes bloqueados. Una lista de direcciones de correo electrónico o de direcciones IP para las que quieres bloquear el envío de correo a tu dominio. Los administradores pueden bloquear dominios o usuarios específicos mediante la Configuración de remitentes bloqueados. 

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  1. Horas y días de envíos

Se han realizado análisis de envíos de mails en diversos sectores y se ha observado el comportamiento de de los diferentes días de la semana y las franjas horarias para que sean tomado en cuenta a la hora de hacer envío.

Los lunes, se ha destacado por ser el día de limpieza, es decir, primer día de trabajo y se arrastraran todos los contenidos indeseados a la papelera de reciclaje.

En el horario de envío, se debe de realizar a primeras horas laborables, es decir, de 8 AM a 9AM y esperar a que el email sea uno de los agraciados en ser leído.

Ya los otros días de la semana como, martes, miércoles y jueves, Son los días de mayores posibilidades de lectura, ya que una vez se ha planificado la semana. A medida que nos acercamos más al viernes, menos posibilidades tendremos de conseguir buenos resultados porque todos están pendiente al fin de semana y dejan gran parte del trabajo para los lunes.

Hora de envío: suele funcionar mejor a primera hora, antes de la 8-9 de la mañana, o a mediodía entre las 1.00 PM a 4 PM.

Viernes, no es buen día ya que esta próximo al fin de semana y el horario de envío no varía en este caso puede ser de 8 AM a 9AM.

Fin de semana, no es el mejor momento para envío de email si tus intenciones son que sean leídos al instante, la navegación por internet disminuye. Si se decide hacer el envío las horas más recomendables serian de 11 AM a 12 del medio día.

Se adjunta a continuación un cuadro, de elaboración propia, con los resultados obtenidos en el envío de diversas campañas de Email Marketing, donde se aprecia lo que se acaba de detallar.

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Tráfico y entrega de emails

Hay varios factores que se deben tener en cuenta a la hora del lanzamiento de campaña para el día y la hora que se ha programado, estas son:

  1. Volumen de mail: este indica que mientras mayor es la cantidad de volumen la base de datos mayor será el número de email a enviar. Si es una empresa pequeña o mediana se realizaría en cuestión de dos horas, pero si es una compañía grande se puede retrasar por varias horas.

  2. Los días de la semana: mientras más cerca este el fin de semana aumentara el tiempo de recepción por mayor cantidad de envíos.

  3. Proveedores de servicios de internet: muchas veces aprueban una determinada cantidad límite de emails recibidos desde un mismo emisor en períodos de horas o días, lo que puede provocar un retraso en la entrega.

  1. Retorno de inversión y métrica

    1. ROI: este es un porcentaje que se obtiene del cálculo de la inversión y los benéficos obtenidos para obtener la ratio de retorno de inversión.

Seria de la siguiente forma: ROI es igual a (beneficio obtenido-inversión) y el resultado se dividirá entre la inversión.

ROI= (3.200 euros – 2.000 euros) / 2.000 euros= 0,6

El valor de ROI es una ratio que se expresa a través de un porcentaje. para obtener el porcentaje de beneficio de la inversión que hayamos hecho se procede a multiplicar el ROI por 100. Es decir, con un ROI del 0,6 en realidad estamos ganando un 60% del dinero invertido, o lo que es lo mismo, de cada euro invertido estamos obteniendo 0,60 euros.

La inversión que se debe tener en cuenta cuando se vaya a invertir en email marketing es:

Lo que nos cuesta la base de datos, costo de las herramientas de plataforma, el coste creativo, coste del análisis, el del lanzamiento y otros más.

(Por eso lo mejor es crear nuestra propia lista de emails ya que no tendremos apenas costes, tan solo el pago mensual de la plataforma, nada mas. Podremos tener rentabilidades altisimas)

6.2 KPI’s o parámetros útiles

Son las siglas de Key Performance Indicators, los indicadores de rendimiento de un proceso. Aplicado al mundo de las ventas hablamos de los KPIs como los indicadores que se usan para saber si un plan o estrategia está siendo efectiva. Es clave para el éxito de la organización. Por ejemplo, es el número de contactos de ventas por semana.

Se debe realizar cada base de este proceso y para esto se recomienda utilizar algunos indicadores para considerar y hacer seguimiento continuo, que son:

Los indicadores relativos de Base de Datos de Emails, trata de la cantidad de cliente o registro de email y la cantidad de clientes con permiso de marketing, ratio de bajas.

Indicadores relativos al envío de comunicaciones: cantidad de envío exitosas, la tasa o cantidad del email que han sido devueltos, etc.

Indicadores relativos a las aperturas de campañas: podemos observas Open Rate o cantidad de Apertura, monto de personas que han abierto una comunicación del total de envío realizado. CTR o Click Through Rate, es la cantidad de clic que se ha obtenido de un contenido publicado. CTOR: Indica el número de usuarios que han abierto el email de la campaña. Y el Ratio de viralidad: Es el porcentaje de correos reenviados por los receptores sobre el total de emails enviados.

Indicadores relativos a las conversiones: en este están, Players, que es la cantidad de personas que realizan compra o se suscriben a través de una campaña realizada. Response: Total de players entre el total de envíos (players/sents)

Conversión Rate:, cantidad de clic que los players han realizado, gastos por clientes o usuarios, son los clientes que han recibido y abierto una comunicación comercial.

Revenue por Cliente: son los ingresos que dudan cada cliente que ha recibido un email de la campaña.

Gastos por envio: Facturación total obtenida tras un envío de comunicación comercial.

Revenue por Envío: Ingresos o margen total obtenido tras el envío de una comunicación comercial y por ultimo esta el seguimiento por enlace, hay que conocer el comportamiento de los suscriptores en distintas campañas con el mismo tipo de enlace.

Bibliografía

Social Media Blog. Herramientas de Email Marketing

Communitys Room. Herramientas de Campañas de Email Marketing.

Tecnología Pyme. Software para realizar mailings.

Metalbox

Softonic. Usabilidad de WorldCast

Blogismo. ¿Cómo diseñar una campaña de Email Marketing?

Libro ESIC de Analítica web de Sergio Maldonado

Libro de ESIC de Nuevas tendencias de comunicación

Libro de ESIC de El Libro del Comercio Electrónico

Informe del Instituto de Economía Digital (ICEMD) de ESIC sobre Email Marketing.

Informe y Manual sobre Email Marketing de Ventura 24 e Internet Republica

Aweber

GroupMail

MailChimp

Campaign Monitor

Doppler

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