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A veces puede ser difícil lograr que todos el equipo se concentren en lo que realmente importa para el crecimiento de la empresa.

Ahí es donde los factores críticos de éxito (CSF) pueden ayudar.

La identificación de factores críticos de éxito le permite realizar un seguimiento y medir su progreso hacia el logro de objetivos estratégicos y, en última instancia, para cumplir la misión de su organización.

También tenemos un punto de referencia común para todos sepan exactamente lo que es más importante , asegurando que las tareas y los proyectos están alineados entre los equipos y departamentos.

En este artículo, explora cómo puedes identificar su CSF, cómo se relacionan con sus objetivos comerciales y cómo difieren de los Indicadores clave de rendimiento (KPI).

Factores críticos del éxito: información de gestión

gestion

El concepto de CSF (también conocido como áreas clave de resultados, o KRA) fue desarrollado por primera vez por D. Ronald Daniel, en su artículo “Crisis de información gerencial”

Ahí fue cuando se definió los factores críticos del éxito como:

“El número limitado de áreas en las que los resultados si son satisfactorios, determinado un rendimiento competitivo exitoso para la organización. Son las pocas áreas clave donde las cosas deben ir bien para que el negocio prospere. Si los resultados en estas áreas no son adecuados, los esfuerzos de la organización para el período serán menores de lo deseado “.

Sí, los factores críticos del éxito son “áreas de actividad que requieren recibir atención constante y cuidadosa de la gerencia”.

El concepto CSF ​​ha evolucionado con el tiempo, y es posible que haya visto implementado de diferentes maneras. 

Consejo

Aunque no existe una regla absoluta, es una buena idea limitar el número de factores críticos del éxito a cinco o menos. Esto ayuda a especificar que cada factor crítico del éxito tenga el máximo impacto y da una dirección clara sobre los datos a otros elementos de su negocio.

Indicadores de rendimiento y los objetivos estratégicos

rendimiento y objetivos

Los factores críticos de éxito se derivan de los objetivos estratégicos de su organización. Los CSF “profundizan” en estos objetivos para llegar al corazón de lo que necesita lograr y cómo lo logrará.

Una vez que haya identificado sus factores críticos del éxito, también puede desarrollar indicadores clave de rendimiento (KPI). 

Los KPI son los criterios específicos y medibles que los gerentes usan para evaluar el rendimiento.

Proporcionan los datos que permiten a las organizaciones decidir si han cumplido los CSF y si han logrado los objetivos.

Los indicadores clave de rendimiento suelen ser más detallados y cuantitativos que los CSF. 

Factores críticos del éxito para tu negocio

Cuando llevamos el término al margen empresarial puede sonar complicado, pero en realidad es un concepto bastante simple. ¿Cuáles son los factores críticos de éxito, específicos? 

Se expresan como frases de acción y pueden incluir los medios y resultados deseados , así como la acción.

Aquí hay algunos ejemplos críticos de factores de éxito:

  • Aumente la cuota de mercado a través de clientes actuales
  • Estar orientado al servicio cuando trabaje con nuestros clientes
  • Lograr la excelencia en el cumplimiento de pedidos a través de la mejora de procesos en línea
  • Alinear incentivos y recompensas con los roles de los empleados para aumentar la satisfacción de los empleados

Pasos para determinar los factores críticos de éxitodeterminar fcs

Hay una buena serie de pasos que puedes seguir para determinar cuales son los factores críticos de tu empresa y darles el seguimiento adecuado. Para ello es de suma importancia que preste atención al siguiente contenido:

Paso 1: Reúne al equipo que trabaja con los CSF.

Antes de hacer cualquier otra cosa, es fundamental reunir un equipo que trabaje en factores críticos de éxito para su negocio.  Esto debería comenzar en el nivel superior de la organización, ya que es extremadamente importante tener una aceptación de alto nivel

Algunas organizaciones optan por contratar un consultor para facilitar el proceso , pero también pueden dirigir la discusión internamente. Sea como sea es muy importante que conozcas todo sobre la Importancia del Trabajo en Equipo , ya que esto puede ayudar a que la función de tus trabajadores se optimice al 100%

Paso 2: Haz que los empleados envíen sus ideas o den su opinión.

ideas u opiniones

Es importante que los empleados de toda la organización puedan proporcionar sus comentarios de alguna forma cuando determinan sus factores críticos del éxito de alto nivel. 

Podrías contar con el informe de otros departamentos que tienen un papel desde el primer momento, o puedes crear tu CSF con un grupo más pequeño y luego compararlos para obtener comentarios entre las oficinas . Independientemente de lo que elija, asegúrese de tener en cuenta las ideas de todos los problemas.

Para esto puedes leer: Cómo hacer la selección de personal en tu negocio: 7 buenas prácticas de los millonarios

Paso 3: Examina los elementos clave y sus objetivos a largo plazo.

elementos claves a largo plazo

Entender más sobre los elementos clave y sus objetivos puede llevar a cabo algún tiempo. Sin embargo, hijo de vital importancia para ayudarlo a definir y determinar los factores críticos de éxito de su negocio, así que no omita este paso:

Ahora bien, ¿Cómo podemos examinar los elementos claves y sus objetivos? Hay varios marcos que puedes usar para hacer esta tarea, por ejemplo:

Declaración de la OEA:

La OEA es el acrónimo de:

  • Objetivo. 
  • Ventaja.
  • Alcance.

Es un método que puede ayudarte a describir tu estrategia con total confianza y actúa como un punto de partida para que puedas perforar en los objetivos críticos que tu empresa necesita para ejecutar esta estrategia.

Análisis FODA:

FODA es un acrónimo de:

  • FORTALEZAS.
  • Debilidades.
  • Oportunidades.
  • Amenazas

( Aquí puede encontrar un resumen del análisis FODA ) Es muy importante este marco para armar un análisis capaz de ayudar a su organización ¿Cómo? De la mejor forma posible: optimizando el rendimiento, maximizando el potencial, gestionando la competencia, y así reducir el riesgo “.

Agenda de cambio:

Una “agenda de cambio” es exactamente lo que parece: responde a lo que una organización necesita cambiar para lograr sus objetivos. 

Paso 4: Determine qué factores son clave para lograr su plan organizacional a largo plazo.

determinar factores críticos del exito

 

Para lograr un plan estratégico y superar los desafíos en cualquiera de los marcos antes determinados, debe comprender los factores clave para lograr un plan a largo plazo. 

Esencialmente, combinar los elementos clave que obtuvieron de su declaración de la OEA, análisis FODA, plan estratégico y agenda de cambios, y luego determinarán cuáles son sus principales CSF

Pero no puedes simplemente agrupar cualquier objetivo organizacional de alto nivel y esperar que funcionen. 

Debes tomar todos tus factores críticos del éxito y dividirlos, por lo que los marcos críticos pueden llamar “perspectivas” que pueden ayudarte al 100%.

Los marcos estratégicos tradicionales solo examinan una perspectiva financiera , pero ese sistema es defectuoso.

Hay varios aspectos más importantes que pueden afectar la estrategia que no se pueden agrupar afectados en la categoría de finanzas.

Los cuatro que sugerimos usar son:  Financiero, Cliente, Proceso y Personas. 

Estos pueden estar alineados en un orden diferente si usted es una organización gubernamental o sin multas de lucro.

Cuando se agrupa cada uno de sus 10-15 objetivos de alto nivel bajo una de estas cuatro perspectivas, se está preparando para un mayor éxito y una mejor capacidad de medición.

Paso 5: Implementa tu plan estratégico para toda la empresa con sus factores críticos de éxito en mente.

No pienses que identificar tus factores críticos de éxito, agruparlos bajo una perspectiva y luego dejarlos en una estante para recoger el polvo que tendrá que tener éxito. Debes  tomar medidas  para implementar los CSF en toda la organización.

Una de las mejores maneras de  lograr esto es mediante la creación de un Cuadro de Mando Integral (BSC) , un marco de gestión estratégica que le permitirá alcanzar sus factores críticos de éxito de una manera más efectiva. 

El scorecarding te permite tomar sus factores críticos de éxito (a menudo se llaman  objetivos  cuando se usa para discutir  el BSC ) y usar  medidas  para ayudarlo a comprender si los está logrando. 

Las iniciativas te permiten comprender si estás tomando las medidas correctas para lograr factores críticos del éxito, y los elementos de acción son las tareas pequeñas (pero importantes) delegadas para ayudar a tu equipo a completar las iniciativas.

Comunicar sus factores críticos de éxito

comunica tus factores críticos

Tiene implementado tu plan estratégico con factores críticos de éxito … ¿y ahora qué? ¿Tu equipo interno sabe que la estrategia está implementada y lista para la ejecución? ¿Todos entienden afectados son sus CSF? 

En todo el ajetreo de crear y lanzar una estrategia, puede ser fácil dejar de lado un plan de comunicación.  Pero eso lleva a problemas de ejecución y puede socavar todo el trabajo que ha realizado hasta este punto.

La comunicación está indisolublemente unida a una ejecución exitosa porque necesita que toda su organización esté a bordo y comprada en su estrategia . Puedes leer: Importancia de la comunicación empresarial: consejos y buenas prácticas

Además, cuando hay comentarios reunidos e ideas de los empleados (como en el paso dos anterior), es importante compartir lo que hizo el equipo de liderazgo con esa información porque motiva a las personas a contribuir nuevamente en el futuro.

Su plan de comunicación debe formarse en torno a estas dos etapas principales:

Comunicaciones de lanzamiento inicial

comunicacion

La primera vez que ingrese factores críticos de éxito nuevos (o confirmados) puede ser un gran problema para su equipo, ya que es algo a lo que den denota así que es muy importante tener paciencia.

Aquí sus CSF serán parte de una implementación más amplia de su plan estratégico. 

Debido a que su estrategia probablemente estará en su lugar durante los próximos tres años, tendrá que asegurarse de que todos ingresen sus elementos individuales, como sus factores críticos de éxito, y qué tengan de acuerdo con la dirección.

Aquí hay ejemplos creativos de comunicación de factores críticos de éxito y estrategia de algunos de nuestros clientes:

  • Organice una fiesta de lanzamiento en toda la empresa y sirva un pastel personalizado diseñado con su mapa estratégico.
  • Organice almuerzos de bolsa marrón para explicar la estrategia a diferentes departamentos.
  • Cree y cuelgue carteles de mapas estratégicos en la oficina.
  • Ubique mapas estratégicos en manteles individuales y cuadernos en las salas de reuniones.
  • Organice debates para explicar “cómo encaja en la estrategia” (“usted” es cada empleado).

Su plan de comunicación inicial debe incluir fuegos artificiales figurativos. La estrategia y sus factores críticos de éxito son las cosas en su equipo central, arduamente y algo que le pedirá a toda su organización que trabaje duro para lograr en los próximos años.

Comunicaciones continuas

Durante la vigencia del plan estratégico, debes comunicar el progreso de los CSF. Algo que debes saber es que, para obtener información de este alto nivel, las organizaciones suelen compartir actualizaciones trimestrales o semestrales (a menudo se considera que cada mes es demasiado frecuente), el tiempo que ofrecen a los empleados la capacidad de acceder a informes de estado actual a pedido. 

Puedes proponer enviar un boletín trimestral de informe de rendimiento y enlace a un panel de control en tiempo real para que los empleados puedan ver en cualquier momento.

Luego, realice una reunión anual de toda la empresa para compartir el progreso de la meta con más detalle.

Algunas organizaciones también crean una sección de ” Contáctenos en su intranet o solicitan una dirección de correo electrónico que los empleados pueden usar para enviar las preguntas centrales del equipo estratégico. 

Independientemente de las tácticas de comunicación que elija, concéntrese en actualizar de manera consistente y clara sus equipos. Los informes y análisis de factores críticos de éxito mantendrán la estrategia en el campo de visión de todos (a veces literalmente). 

 Seguimiento de tus factores críticos de éxito: lo que necesitas saber

lo que debes saber.

  1. Determina una forma de ver si estás alcanzando tus factores críticos de éxito.

Si logras tus CSF, es muy probable que alcances tu estrategia general.

Por lo tanto, debe tener  las medidas y proyectos  correctos para medir con precisión si está golpeando sus CSF.

Digamos que la estrategia general es duplicar el tamaño actual de la organización.

Eso significa que examinará una serie de medidas o proyectos que le permitirán ver cómo está yendo hacia ese objetivo, como:

  • Crecer dentro de la base actual de clientes
  • Creador a través de socios
  • Obtenga nuevos clientes en un canal o área específica

Si no estás obteniendo buenos resultados con estos CSF, sabrás el objetivo estratégico está en problemas.

  1. Establecer un encargado para cada CSF.

Puede ser una buena idea utilizar de una persona defienda y esté a cargo de cada CSF . Esta persona podría ser de un departamento completamente diferente o alguien del departamento que tiene otra responsabilidad y está listo para una mayor visibilidad en el liderazgo. 

El encargado debe actuar como administrador del CSF y se requiere de que se mueva en una dirección positiva.

Los encargados también podrían ser responsables de llevar a cabo algunos de los elementos de comunicación identificados en la sección anterior. 

Por ejemplo, los encargados de los factores críticos del éxito parte del despliegue del plan estratégico y las comunicaciones iniciales .

A partir de ahí, podríamos poner a cada encargado una carga de promover su CSF y comunicar actualizaciones (tanto interna como externamente, según corresponda).

  1. Rastree cada CSF frecuentes.

Debes tener en cuenta que la frecuencia de seguimiento de los CSF diferirá según la estrategia de su organización. Por ejemplo, si un CSF está directamente relacionado con los ingresos, es posible que deba realizar un seguimiento de los resultados cada mes. 

Pero si su CSF está vinculado a la contratación, y su organización contratada con moderación, solo puede realizar un seguimiento de esto dos veces al año.

Conclusión

conclusión

Los factores críticos de éxito, también conocidos como áreas clave de resultados, son las áreas de su negocio o proyecto que son vitales para su éxito.

Identificar y comunicar los CSF dentro de una organización ayuda a identificar que el negocio o proyecto se centre en sus multas y objetivos. Eso evita desperdiciar esfuerzos y recursos en áreas menos importantes.

Para identificar y usar CSF, es importante seguir estos pasos

  1. Establecer una misión y los objetivos de la organización.
  2. Identifique con frecuencia son los CSF “preferidos”.
  3. Evaluar a cada candidato CSF ​​para determinar que son los más importantes: estos son sus factores críticos de éxito.
  4. Determinar cómo evaluar el progreso de cada uno de sus CSF.
  5. Comunicar claramente los CSF a los responsables de entregarlos y la organización en general.
  6. Controlar los CSF para mantener de que se mantiene en el objetivo.