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En este artículo te daremos las definiciones y claves generales acerca del trabajo en equipo: ¿Qué es y qué no es el trabajo en equipo?, ¿Cuáles son las condiciones para que exista un equipo de trabajo?, ¿Cuáles son sus características? y ¿Cuáles son las claves de un buen trabajo en equipo?

 

“Ninguno de nosotros es más inteligente que todos nosotros juntos”
Proverbio japonés

 

Saber trabajar en equipo, es fundamental para cualquier actividad humana. Lo sepamos o no, siempre dependemos de otros para resolver y solucionar problemáticas de nuestra vida profesional o personal.

 

Índice

1.Diferencias entre agrupamiento, grupo y equipo.
2.¿Qué es un equipo?
3.¿Qué es y qué no es un equipo de trabajo? 
4. ¿Cuáles son los factores o condiciones para lograr un equipo de trabajo?
5. Claves para el éxito de un equipo de trabajo.

1. Diferencias entre agrupamiento, grupo y equipo

Aunque puede resultar obvio, es importante establecer diferencias entre agrupamiento, grupo y equipo.

Un agrupamiento es un grupo de personas que tiene un interés momentáneo común: ver un partido de fútbol, ver una película, escuchar una conferencia, hacer una fila para algún trámite burocrático, etc.

Por su parte, según Edgard E.Schein, un grupo es cualquier número de personas que cumplen con las siguientes premisas:

  • Interactúan unas con otras.
  • Son conscientes unas de otras.
  • Se perciben a sí mismas como grupos.

Por ejemplo, un grupo de estudiantes que se juntan para tomar un curso.

Un equipo es más eficaz que el grupo. Una manera de terminar de comprender la diferencia es mirando, por ejemplo, el acrónimo de la palabra equipo en inglés: TEAM

 

Trabajo en Equipo


TEAM; Together Everyone Achieves More. “Juntos, cada uno consigue más”.
El acrónimo Inglés “Team” nos permite entender el verdadero valor de los integrantes del equipo, que la suma de las partes individuales sea más que una simple agregación o sumatoria, sino que el hecho de trabajar en equipo, abra las puertas a un factor multiplicativo, que cada persona consiga más de sus propios objetivos, por el hecho de ser parte de un grupo de trabajo.

 

2. ¿Qué es un equipo?

Un equipo es un grupo de cooperación que tienen unos propósitos y metas a cumplir en común.

Según la Real Academia Española: “1. m. Grupo de personas organizado para una investigación o servicio determinados. 2. m. En ciertos deportes, cada uno de los grupos que se disputan el triunfo”

Ezequiel Ander Egg, uno de los teóricos más destacados sobre temas de participación y cultura, definió al equipo como un pequeño número de personas con conocimientos y habilidades que se complementan, y ponen claros sus objetivos para la realización de las actividades.

 

Trabajo en Equipo

 

3. ¿Qué es y qué no es un equipo de trabajo?

Junto a la definición de equipo, es importante precisar qué es un equipo de trabajo.

La definición de equipo de trabajo principalmente es la suma de ideas y proyectos individuales de todos los integrantes de una entidad que en conjunto hacen que esta funcione adecuada y eficazmente.

 

“Sí” es trabajo en equipo cuando… “No” es trabajo en equipo cuando…
Toman decisiones grupales. Se tiene la habilidad para llegar a un consenso, y trascender los posibles desacuerdos
Sostienen reuniones productivas. Después de cada junta, los asistentes saben bien qué pasos seguir y sienten que su presencia fue esencial.
Se fomenta la creatividad y la innovación. Cuando todos los miembros saben qué hacer y conocen su impacto en la empresa, se producen nuevas ideas e innovaciones que permiten el crecimiento.
Escuchan activamente las opiniones de los demás y ayudan a ofrecer soluciones.
– Las decisiones solo las toma el líder.
– Cada área se preocupa por sus propias metas sin preocuparse de otras áreas, excepto cuando culpan a los demás de no alcanzarlas.
– No se conocen o comunican entre ellos.
– Existe una competencia (no “sana”) entre áreas o individuos.
– No confían en los demás miembros o existe una falta de respeto hacia su trabajo.
– Se habla como “yo” y no como “nosotros”.

 

4. ¿Cuáles son los factores o condiciones para lograr un equipo de trabajo?

Para lograr la constitución y configuración de un equipo, hay que combinar varios factores:

  1. Trabajo que tengan que realizar en conjunto: (existan objetivos generales y específicos), para tener claro las tareas y actividades. Una tarea a realizar conjuntamente de acuerdo a los objetivos propuestos en cuanto equipo.
  2. Que exista una estructura organizada y que tenga funciones: Los objetivos se distribuyen en los participantes del equipo de trabajo. Si en una oficina, cada uno trabaja por su cuenta, el grupo de profesionales no es un equipo, aunque esté trabajando en la misma oficina.
  3. Tiene que haber un sistema relacional: Tiene que existir una dinámica interna en el grupo de trabajo, en donde es necesario también la participación, comunicación, complementación, formas de resolver los conflictos y las tensiones. Factores humanos que se dan a través de procesos socio-afectivos y que hacen referencia al tipo de relaciones que se establecen entre las personas que forman parte de un grupo (en este caso con el propósito de constituirse en equipo). Aquí tiene que ver todo lo que hace al carácter informal y emotivo que es propio de todo grupo.
  4. Debe haber marcos de referencia en común: Tener en cuenta teorías y formas de acción que sirven de apoyo al grupo para la mejor funcionalidad.
  5. Los participantes deben tener en consideración que el trabajo en equipo es una etapa que se necesita tiempo y paciencia: Dedicación de tiempo requerido y la paciencia para que todo tenga buenos resultados.
  6. Siete +/- 2 personas: George A. Miller estableció de manera intuitiva que siete +/- dos es un número idóneo para equipos eficaces, en los que cada persona conoce suficientemente bien como para confiar plenamente en ellos, a los demás miembros del grupo. Y, por tanto, es el número adecuado para equipos de alto rendimiento. También, es el número de personas que alguien puede coordinar y dirigir eficazmente.

 

5. Claves para el éxito de un trabajo en equipo:

a. Deben existir objetivos comunes y compartidos.

Todos los miembros que laboran en el equipo deben tener muy claro cuál es el objetivo que se quiere lograr, compartirlo y sentirse partícipes del proceso. Las realizaciones técnicas o funcionales que se derivan de esos objetivos que, a su vez, establecen responsabilidad de unos y otros en los que hace a la realización de actividades y tareas. Se trata de todo lo que concierne a la forma de realizar el trabajo propiamente dicho.

Independientemente del tamaño, se debe definir claramente la visión del negocio

La visión indica el deseo de ser de una organización hacia el futuro. Es una visualización de cómo será el futuro de una organización. Define cómo la organización, a través del esfuerzo y del compromiso genuino de su gente encaminará todas sus acciones a hacer lo que tiene que hacer en la creación del paquete de valor, logrando así su trascendencia.

En pocas palabras la visión sugiere una Misión futura a ser realizada en ese sitio donde se quiere estar.

 

b. Presencia de un liderazgo claro y firme en el trabajo en equipo.

Trabajo en Equipo

 

Además de los objetivos comunes, lo que une el trabajo en equipo es la guía de un coordinador, la presencia de un líder

El liderazgo es el proceso de influir en otros y apoyarlos
para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos comunes.

El liderazgo implica que haya una persona (líder) que pueda influir y motivar a los demás (seguidores). De ahí que en los estudios sobre liderazgo se haga énfasis en la capacidad de persuasión e influencia. Tradicionalmente, a la suma de estas dos variables se le ha denominado carisma. Una fortaleza del liderazgo radica en la capacidad para mostrarse claro y firme, con lo cual los trabajadores comprenden lo que se espera exactamente de ellos.

Esta habilidad consiste en definir normas de rendimiento o calidad adecuadamente elevadas e insistir en que se cumplan, exponiendo incluso públicamente el grado de eficacia de cada uno de los implicados en el caso de que sea necesario.

Además, dar ejemplo de congruencia entre sus palabras y su propia conducta, el verdadero líder,
lidera con el ejemplo.

Los líderes más eficaces son cordiales, sociables, expresivos, democráticos y honrados. Por el contrario, los líderes menos eficaces son más duros, intransigentes, distantes, irritables, burocráticos y menos cooperadores y también lo son sus subordinados.

Los líderes sobresalientes se relacionan con todo el mundo, interesándose por su familia y sus cuestiones personales. También destacan por su deseo de mantenerse informados y por crear un clima de sinceridad que favorecer la comunicación.

c. Establecer reglas del juego transparentes y respetadas.

No existen reglas precisas para la formación de equipos eficaces. No obstante, se ha comprobado la utilidad de determinadas “disposiciones”.

 

Trabajo en Equipo

 

Como parte importante de estas disposiciones, los miembros del equipo deben estar convencidos del valor, significación y urgencia del propósito del equipo:

  • Se les debe seleccionar de acuerdo con las habilidades requeridas para el cumplimiento del propósito.
  • Un trabajo en equipo debe contener la mezcla exacta de habilidades funcionales o técnicas, así como para la solución de problemas y toma de decisiones y, por supuesto, para las relaciones interpersonales.
  • Deben normarse con reglas de conducta grupal como: asistencia regular a las reuniones, confidencialidad, discusiones basadas en hechos y contribuciones de todos los miembros del equipo.
  • Deben identificarse las metas y tareas requeridas desde la misma etapa de formación del equipo.
  • Finalmente, los miembros del equipo deben alentarse entre sí por medio de reconocimientos, retroalimentación positiva y premios.

 

D. Define tu plan de acción específico

Tu plan de acción debe ser la respuesta clara a la pregunta: ¿Quién hace qué y para cuándo?, Es decir, no sólo hace falta el definir objetivos comunes sino un plan de acción detallado, con definición de responsables y fechas, como herramienta de seguimiento y realización de los objetivos de un equipo de trabajo.

 

Ejemplo formato plan de acción sencillo

 

Primero que nada, dicho plan de acción debe tener un objetivo claro, conciso y medible, no podemos iniciar un plan de acción si no sabemos lo que queremos lograr con él ni en cuanto tiempo.

A partir de este punto, se deben especificar las estrategias que se seguirán para lograr dicho objetivo. Estas estrategias deben mostrar el camino que se seguirá durante el desarrollo y ejecución del plan de acción.

Después de esto, se deben plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario. Las tareas deben tener tiempos específicos, fechas de inicio y fechas de finalización, para lo cual es aconsejable adaptar al formato del plan de acción una gráfica de Gantt para tal propósito.

Por último, en la parte de planeación, se deben asignar los responsables de cada tarea, quienes preferentemente deben ser quienes están involucrados en la elaboración del plan de acción. Recuerde que los pasos de un plan de acción efectivo son muy sencillos:

  1. Objetivo claro, conciso y medible.
  2. Estrategias que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo.
  3. Tareas que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias.
  4. Tiempos reales de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea.
  5. Responsables directos de cada tarea.
  6. Recursos necesarios para el cumplimiento de la tarea
  7. Seguimiento constante y evaluación de cumplimiento.
  8. Evaluación final para replanteamiento del plan de acción o elaboración de otro.

Un plan de acción nos permite organizarnos, planear, ejecutar, evaluar y corregir situaciones que repercuten en nuestra eficiencia y competitividad.

 

E. apoyo a tomar riesgos y derecho a equivocarse.

Desde el punto de vista de las relaciones afectivas, hay algunos aspectos que deben estar presentes en un equipo de trabajo efectivo:

  • Se debe estimular la creatividad y la toma de riesgos.
  • Se puede incentivar a los miembros del equipo de trabajo tomar riesgos y experimentar soluciones diferentes, pues los errores se perciben como parte del proceso de aprendizaje. El mejoramiento continuo solamente se logra cuando se estimula a las personas intentar caminos nuevos y sugerir mejoras sin ser castigados.
  • Debe existir un ambiente de confianza y apertura que permita a los miembros sentirse cómodos. La confianza reemplaza a temores y las personas están dispuestas a tomar riesgos. Es un ambiente de crecimiento y aprendizaje con personas involucradas e interesadas.
  • Estimula la comunicación abierta y honesta. Los integrantes del equipo sienten libertad para expresar sus pensamientos, sentimientos e ideas. Se escuchan mutuamente y pueden expresar ideas sin ser criticados o avergonzados.
  • Se debe aprender de los conflictos y desacuerdos. Cuando estos se perciben como naturales y se resuelven, puede ser muy estimulante. Se auto corrige mediante retroalimentación, indicando cómo la conducta de los miembros afecta al equipo en el logro de sus metas.
  • Evita el pensamiento uniforme. Aprecia la diversidad. En los equipos diversos, la diversidad se ve como oportunidad. Los miembros del equipo se perciben como personas únicas con recursos valuables. Se estimula la diversidad de opiniones, ideas y experiencias para evitar un pensamiento uniforme donde las diferencias son vistas como desviación de la norma. Se muestra flexibilidad y sensibilidad hacia los demás.

 

Trabajo en Equipo

 

F. Promueve el sentido de pertenencia y participación total.

Para esto, debes incluir a todo el mundo. Con un sentido de pertenencia, el individuo se compromete en las acciones del todo. El resultado general es valorado como parte de sus objetivos individuales, por lo tanto, existe un sentido de participación y de involucramiento. Adicionalmente, es importante que exista la interdependencia de los miembros del equipo, que sepan que todos necesitan los conocimientos y habilidades de todos

Es importante que el individuo piense de sí mismo: “Soy una parte importante del equipo y lo que hago hace una diferencia” se traduce en un alto nivel de compromiso y orgullo en los logros del equipo.

La relación de un verdadero trabajo en equipo es una relación completa. Y, una relación completa requiere un pacto; una relación de pacto descansa sobre un compromiso compartido con ideas, problemas, valores, metas y procesos de administración. Los pactos reflejan unidad, gracia y equilibrio.