Los indicadores de productividad son un valor medible (también KPI) que demuestra la eficacia con la que una empresa está logrando objetivos comerciales clave. Las organizaciones usan indicadores clave de productividad en múltiples niveles para evaluar su éxito en alcanzar objetivos.
Los indicadores de alto nivel pueden centrarse en el rendimiento general de la empresa, mientras que los indicadores de bajo nivel pueden centrarse en procesos en departamentos como ventas, marketing, recursos humanos, soporte y otros.
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Ahora que sabemos lo que significa un indicador de rendimiento es vital entender que, con demasiada frecuencia, las organizaciones adoptan ciegamente indicadores de productividad reconocidos por la industria y luego se preguntan por qué ese indicador no refleja su propio negocio y no afecta ningún cambio positivo.
Uno de los aspectos más importantes, pero a menudo pasados por alto de los indicadores clave de productividad es que son una forma de comunicación. Como tal, cumplen con las mismas reglas y mejores prácticas que cualquier otra forma de comunicación. Es mucho más probable que la información sucinta, clara y relevante sea absorbida y actuada.
En términos de desarrollar una estrategia para formular de productividad, el equipo debe comenzar con los conceptos básicos y comprender cuáles son los objetivos de tu organización, cómo planeas alcanzarlos y quién puede actuar sobre esta información.
Este debería ser un proceso iterativo que implique comentarios de analistas, jefes de departamento y gerentes. A medida que se desarrolla esta misión de búsqueda de hechos, obtendrás una mejor comprensión de qué procesos comerciales deben medirse con un panel de indicadores de productividad y con quién se debe compartir esa información.
La definición de indicadores clave de rendimiento puede ser bastante complicada. El hecho es que cada indicador clave debería estar relacionado con un resultado comercial específico, o con una medida de rendimiento.
Los indicadores suelen confundirse con las métricas empresariales. Aunque a menudo se usan con el mismo espíritu, los indicadores claves deben definirse de acuerdo con los objetivos comerciales fundamentales o críticos. ¿Cómo hacerlo?
Sigue estos pasos:
Como ejemplo, supongamos que su objetivo es aumentar los ingresos por ventas este año. Llamarás a esto tu indicador de crecimiento de ventas. Así es como puede definir este indicador de productividad:
Una forma de evaluar la relevancia de un indicador de rendimiento es utilizar los criterios SMART. Las letras generalmente se toman para representar Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, con límite de Tiempo. En otras palabras:
Puedes leer: Objetivos SMART: Como definir objetivos inteligentes
Los criterios SMART también se pueden ampliar para ser MÁS INTELIGENTES con la adición de evaluar y reevaluar. Estos dos pasos son extremadamente importantes, ya que aseguran que evalúas continuamente los indicadores clave y su relevancia para el negocio.
Por ejemplo, si has excedido el objetivo de ingresos para el año en curso, debes determinar si es porque estableciste un objetivo demasiado bajo o si es atribuible a algún otro factor.
Al escribir o desarrollar un indicador de productividad, debes considerar cómo se relaciona con un resultado u objetivo comercial específico. Recuerda que estos indicadores deben personalizarse para TU propia situación comercial y deben desarrollarse para ayudarte a alcanzar los objetivos. Sigue estos pasos realizarlo adecuadamente:
Escribir un objetivo claro para su indicador es una de las partes más importantes.
Un indicador de productividad necesita estar íntimamente conectado con un objetivo comercial clave. No es solo un objetivo comercial, o algo que alguien de tu organización podría pensar que es importante. Tiene que ser integral para el éxito de la organización.
De lo contrario, está apuntando a un objetivo que no logra abordar un resultado comercial. Eso significa que, en el mejor de los casos, estás trabajando hacia un objetivo que no tiene impacto para la organización en general. En el peor de los casos, la empresa perderá tiempo, dinero y otros recursos que se habrían dirigido mejor a otro sector.
los indicadores de productividad deben ser más que solo números arbitrarios. Necesitan expresar algo estratégico sobre lo que una organización está tratando de hacer. Puedes aprender mucho sobre el modelo de negocio de una empresa con solo mirar sus indicadores.
Recuerda: al no escribir un objetivo claro, todo estará perdido.
Puedes leer: Objetivos de una empresa: Cuáles son y ejemplos
Un indicador clave de productividad es inútil si no se comunica correctamente. ¿Cómo se supone que tus empleados, las personas encargadas de llevar a cabo la visión de la organización, cumplan con sus objetivos si no saben cuáles son?
O quizás peor: no compartir tus indicadores es correr el riesgo de alienar y frustrar a los empleados y otras partes interesadas que no pueden ver la dirección en la que se dirige tu organización.
Los indicadores necesitan contexto para ser efectivos. Esto solo se puede lograr si explicas no solo lo que estás midiendo, sino también por qué lo estás midiendo. De lo contrario, son solo números en una pantalla que no tienen ningún significado para ti o sus empleados.
Necesitas explicarles a tus empleados por qué estás midiendo lo que está midiendo. Responde preguntas sobre por qué se decidió por un indicador de productividad sobre otro. ¿Y lo más importante de todo? ¡Escucha!
Los indicadores no son infalibles. Tampoco serán necesariamente obvios para todos los involucrados. Escuchar a los empleados ayudará a identificar dónde los objetivos subyacentes de la organización no se comunican correctamente.
Verificar sus indicadores regularmente es esencial para su mantenimiento y desarrollo.
Obviamente, el seguimiento del progreso con respecto al los indicadores claves es importante (¿cuál sería el punto de establecerlo en primer lugar?) Pero igualmente esencial es el seguimiento de su progreso para que puedas evaluar qué tan exitoso fue su desarrollo en primer lugar.
Algo importante es que no todos los indicadores de productividad tienen éxito. El problema es que algunos tienen objetivos inalcanzables (más adelante tocaremos ese punto). Muchos no pueden rastrear el objetivo comercial que se suponía debían alcanzar. Solo al registrarse regularmente se puede decidir si es hora de cambiar la estrategia.
Hacer que los indicadores sean procesables es un proceso de cinco pasos:
La mayor parte de esto ya lo hemos analizado, pero vale la pena centrarse en la necesidad de desarrollar objetivos tanto a corto como a largo plazo. Una vez que hayamos establecido una meta con una línea de tiempo que está más lejos en el futuro (digamos los próximos trimestres, o un año fiscal), puedes trabajar hacia atrás e identificar los hitos que necesitarás alcanzar en el camino.
Digamos, por ejemplo, que deseas recibir unos 1.500 suscriptores de boletines en el primer trimestre del año. Debes establecer objetivos mensuales, quincenales o incluso semanales para llegar allí. De esa manera, podrás reevaluar y cambiar el curso de tu meta continuamente según sea necesario para lograr el objetivo a largo plazo.
Puedes dividir los objetivos en partes iguales según cada mes. En este caso, serían 500 suscripciones en enero, 500 en febrero y 500 en marzo. Sin embargo, es posible que desees ser más específico.
Hay más días en enero y marzo que en febrero, por lo que tal vez desees establecer un objetivo de 600 para esos meses. O tal vez normalmente obtienes más tráfico del sitio web en febrero (tal vez la empresa tenga presencia en una importante feria comercial), por lo que decidas establecer un objetivo de 800 en ese mes.
Sea lo que sea, asegúrate de romper los objetivos de indicador de productividad para establecer objetivos a corto plazo.
Los indicadores clave que nunca se actualizan pueden quedar obsoletos rápidamente.
Digamos, por ejemplo, que una organización recientemente comenzó una nueva línea de productos o se expandió en el extranjero. Si no actualiza sus indicadores de rendimiento, su equipo continuará persiguiendo objetivos que no necesariamente capturan el cambio en dirección táctica o estratégica.
Se puede llegar a pensar, según sus resultados, que continúa desempeñándose a un alto nivel. Sin embargo, en realidad, puede estar rastreando los indicadores que no logran capturar el impacto que sus esfuerzos están teniendo en los objetivos estratégicos subyacentes.
Esa es la razón por la que revisar tus indicadores mensualmente (o, idealmente, semanalmente) te dará la oportunidad de afinar o cambiar el curso por completo y los resultados que deseas obtener.
Incluso puedes encontrar formas nuevas y posiblemente más eficientes de llegar al mismo destino.
Establecer objetivos alcanzables para el equipo es esencial. Un objetivo demasiado alto corre el riesgo de que el equipo se rinda incluso antes de comenzar.
Por esa razón, un análisis del desempeño actual de tu empresa es esencial. Sin esto, debes buscar ciegamente números que no tienen raíz en la realidad. Tu rendimiento actual también es un buen punto de partida para decidir las áreas sobre las que necesita mejorar tu compañía.
Comienza a rootear los datos que ya has recopilado para establecer una línea de base para lo que has logrado en el pasado. Las herramientas como Google Analytics son excelentes para esto, pero también lo son las herramientas de contabilidad más tradicionales que rastrean los ingresos y el margen bruto.
Los indicadores de rendimiento no son estáticos. Siempre necesitan evolucionar, actualizar y cambiar según sea necesario. Si está configurando y olvidando el indicador corre el riesgo de perseguir objetivos que ya no son relevantes para el negocio.
Acostúmbrate a revisar regularmente no solo para ver cómo se están desempeñando tu y tus trabajadores con respecto a los indicadores, sino con respecto a qué objetivos deben cambiarse o eliminarse por completo.
Para alguien que nunca antes ha desarrollado un indicador clave de productividad, todo esto puede sonar agotador.
Pero aquí están las buenas noticias: una vez que hayas pasado por este proceso varias veces, será mucho más fácil volver a usarlo en el futuro.
Los KPI generalmente son una herramienta esencial para medir el éxito de un negocio y hacer los ajustes necesarios para que tenga éxito.
Sin embargo, la utilidad de los KPI individuales tiene sus límites.
La parte más importante de cualquier indicador de productividad es su utilidad. Una vez que haya sobrevivido a su utilidad, no puedes dudar en lanzarlo y comenzar a usar otros nuevos que se alineen mejor con los objetivos comerciales subyacentes de tu empresa.
Los elementos más comunes entre la mayoría de los marcos de gestión del desempeño son establecer objetivos, medir el rendimiento y administrar todas las actividades relacionadas.
Un indicador de rendimiento o indicador clave de rendimiento es solo un tipo de medición que arroja datos específicos sobre tu productividad. Existen muchos marcos de gestión del rendimiento que son similares pero diferentes. Cada uno de estos marcos presenta elementos que se pueden unir para ayudar a impulsar el éxito respaldado por datos. Vamos a profundizar en
La herramienta clave pero simple y a la vez extremadamente poderosa en relación a la alineación de una estrategia comercial es que se debe tener un conocimiento profundo del modelo de negocio que se desea llevar a cabo para afinar esas métricas y alinear a toda la organización.
Muchos argumentarán que las ventas son la métrica más importante cuando se trata de medir el éxito de un negocio. El desafío con esta métrica es el resultado medido.
Esa es la razón por la cual debes preguntarte ¿Cuál es la métrica que ayudaría a generar más ventas?
Una respuesta a esta pregunta podría ser el seguimiento del número de clientes que han integrado tus productos con otras 3 aplicaciones. Esta medida sería indicativa del nivel de compromiso, y su probabilidad de agitación probablemente se reduciría.
La razón es que una vez que los clientes están encerrados, producen menos, lo que crea la unidad económica adecuada para que la empresa crezca. Entonces, en este caso, en lugar de mirar los números de ventas, solo contaríamos a un cliente si, y solo si, se conectara con 3 aplicaciones.
¡Esto es simplemente un ejemplo, y no significa que solo debas preocuparte por una métrica! Este marco ayuda a mantener a todos enfocados en lo único que debería importar más.
Con los negocios vienen compensaciones. Probablemente haya escuchado el dicho: "Puedes tener barato, bueno o rápido. Pero solo puedes elegir 2".
Comencemos con un marco clásico que ayuda a navegar por estas compensaciones. El Balanced Scorecard (BSC) te ayuda a desglosar las áreas clave de tu negocio (perspectivas) donde las actividades deben ser monitoreadas.
Las cuatro perspectivas que deben estar en equilibrio son:
Estas cuatro áreas clave de tu negocio están entrelazadas y todas deben estar alineadas. Cuando una se ve afectada, hay impacto en otra. En pocas palabras, habrá una compensación.
Un panel de indicadores de productividad te proporciona una vista rápida del rendimiento del negocio en tiempo real para que puedas tener una mejor idea de cómo está funcionando toda la organización.
Los términos comunes encontrados en estos marcos que vale la pena comprender incluyen:
Indicador clave de riesgo (KRI):
Una medida utilizada en la gestión para indicar qué tan riesgosa es una actividad. Los indicadores clave de riesgo son métricas monitoreadas por las organizaciones para proporcionar una advertencia temprana sobre el aumento de la exposición al riesgo en diversas áreas del negocio.
Factor crítico de éxito (CSF):
Los factores críticos de éxito no deben confundirse con los criterios de éxito. Los criterios de éxito se usan más comúnmente en la gestión de proyectos para determinar si el proyecto fue exitoso o no. Los criterios de éxito se definen con los objetivos y se pueden cuantificar mediante el uso de KPI.
Métricas de desempeño:
Miden el comportamiento, las actividades y el desempeño de una organización a nivel individual y no a nivel organizacional. Por ejemplo, una persona que trabaja en un centro de llamadas puede tener métricas de rendimiento, como la cantidad de llamadas respondidas, el tiempo promedio de espera, la cantidad de llamadas exitosas procesadas y la duración promedio de la llamada.
Los indicadores de productividad son la base del ben funcionamiento de tu empresa. Hacerte con ellos es vital para impulsar tu negocio. Pero recuerda que no debes copiar ningún ejemplo de otra compañía ya que todas las empresas son diferentes y tienen sus propias necesidades.
Así que… Si quieres prosperar y tener éxito es fundamental que pongas manos a la obra comenzando desde ¡YA!
