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Desde que una persona empieza a desarrollarse, debe saber qué es la administración del tiempo, porque desde allí es donde se basa la vida de un ser humano, saber usar cada tiempo de su vida.

“Tu tiempo es limitado, así que no lo desperdicies viviendo la vida de alguien más” Steve Jobs.

¿Te quedó muy claro?, debes saber aprovechar tu vida, no pierdas tu tiempo pensando en los demás o viendo cómo ellos van creciendo.

Las personas generalmente no le prestan atención a lo que es la administración del tiempo, y por ende hemos tomado el atrevimiento de ayudarte a cambiar tu forma de pensar.

Más que un contenido, es una enseñanza para tu productividad personal y puedas aprovechar tu tiempo.

¿Qué es la administración del tiempo?

Mayormente, las personas no han sabido valorar lo importante que es el tiempo.

Si piensas un poco sobre esto, tener una mala organización puedes arruinar todo tu tiempo y esto es lo que conlleva a perder dinero o dejar de ganarlo.

Tanto así, que debes tomar el tiempo de analizar, si tus personales están haciendo las tareas como deben ser o, asegurarte de que no se repitan las tareas y que todos tengan un mismo lenguaje dentro de la misma.

Pero, antes de tomar una acción, primero debes de planear, tomando en cuenta que hay algunos elementos que hacen perder tu tiempo, como lo son:

  • La mala planificación.
  • Muchos compromisos.
  • La delegación dentro de la empresa.
  • Reuniones mal planificadas.

¿Por qué dicen que el tiempo es nuestra peor pesadilla?

Todo ser humano siempre tiene una constante lucha con el estrés, pero no todos se estresan por lo mismo, sino que pasamos por diversos retos que hay que vencer.

Cómo por ejemplo: el tráfico, que el internet no funciona, cómo debe ser o hasta un colega de trabajo que siempre está en desacuerdo, entre otros…

Y, a ti, ¿qué es lo que te quita tiempo? Efectivamente en los estudios en dicha materia se dice, que la fuente principal del estrés, es la falta de administración del tiempo y es uno de los problemas que el 99% de las personas enfrentan continuamente.

Aunque también, nos podemos dar cuenta, de que no estamos administrando muy bien el tiempo, cuando dejamos las cosas a medias, eso significa, que estamos perdiendo un tiempo eficiente.

Debes tomar en cuenta, que eres tú el que elige desperdiciar el tiempo o hacer de ese tiempo algo eficientemente y todo va de la mano con la planificación y la ejecución de las tareas.

administración del tiempo

Los problemas más frecuentes que la mayoría de los jefes enfrentan a diario son:

  • La escasez de tiempo suele pasar por la mala administración o cargas de trabajo.
  • Muy poco tiempo para hacer tanto.
  • Los jefes no saben decirle “no” a las demás distracciones.
  • Confunde las principales prioridades, trabajando en cosas distintas.
  • Quieren lograr metas cuando está por encima de las capacidades.
  • Falta de planeación.
  • No registran el control del tiempo.
  • No se preocupan por registrar sus compromisos y actividades.

Métodos para administrar tu tiempo

Algunos métodos que debes toma en cuenta para la administración del tiempo son:

  1. Establecer prioridades:

    Es tan extraño como una persona puede comenzar el diario vivir sin tener una planificación de lo que tiene que hacer.

Cuando se planifica, quiere decir que puedes ver un poco más allá de lo que realmente quieres para el trabajo.

Esto, no quiere decir que, todo lo que tienes que hacer, lo debes hacer el mismo día, sino que tengas en cuenta las prioridades y trabajar en pos de ellas, para que tengas un control con el tiempo.

  1. No dejes las cosas para después: 

    No permitas que las cosas se te acumulen, si es así, a la final te darás cuenta que tienes una gran cantidad de tareas pendientes.

Algo que muchas personas han estado claro en esto, es que en la actualidad el Facebook consume mucho tiempo, al igual que las otras redes.

  1. Delegar:

    Quítate ese chip de la cabeza de que si quieres que las cosas se hagan con eficacia, lo tienes que hacer tú.

Por  un lado es cierto, pero otro, no todo lo puede hacer una persona, porque si fuese así, no sería necesario tener empleados en un trabajo.

Es sabio que delegues tareas, tomando en cuenta que las personas que le darás algunas tareas, sea responsable y que lo pueda asumir con mucha seguridad.

Todo va concertado con la planificación, ya que ella es la que hará que dediques tiempo para hacer las cosas de gran importancia, las cosas que usted puede hacer y las otras que se harán en una fecha tope.

Cuando planificas te ahorras más tiempo, lo que debes hacer es, marcar los objetivos y las metas, midiendo el progreso, y podrás comparar lo que se ha logrado definitivamente con la meta.

No todas las personas hacen el intento de estudiar lo que es la administración del tiempo, ni qué importante sería un mundo sin un buen manejo del tiempo.

¿Cómo puedes administrar bien el tiempo?

Muchas personas han asumido la responsabilidad de administrar mucho mejor el tiempo, como hay otras que solo hacen el intento de hacerlo.

El error es, que esos pequeños problemas no se han vuelto en unos grandes monstruos y por el cual no se han hecho frente al problema.

Tanto así, que hasta le parecen que es más fácil hacer cada tarea un poquito mejor, para que dé tiempo de hacerlo todo.

Algunas estrategias que reducen tantas tareas, son las siguientes:

  • Puedes trabajar más horas al día.
  • Puedes intentar que cada tarea te lleve menos.
  • Puedes eliminar algunas tareas.
  • Tareas proactivas y reactivas.
  • Información.
  • Planificación.

Características de una persona que administra bien su tiempo

  • Todos los asuntos que pueda haga frente lo manejan de una manera eficaz e inmediata, hasta tiene la posibilidad de eliminarlo (si no es gran importancia), delegarlo (si es necesario) y lo pueden tener a su control.
  • Selecciona toda información sobre el tema, hasta convidan a la mesa de trabajo y a experto de la materia para involucrarlos.
  • Cuando delegan con mucha fluidez y precisión, dando seguridad que han captado lo asignado.
  • Por medio de las decisiones que se hayan tomado, sacan los objetivos finales.
  • Establecen los venideros cursos de acción que le genere acceso a conseguir los objetivos, en un tiempo muy corto.
  • De cada opción, lo evalúan y eligen la que parezca mejor.
  • Llevan un control fijo de lo que se ha delegado, a través de informes sobre lo realizado. Para tener la mayor certeza de que se están logrando los resultados planeados.
  • Le hacen un seguimiento a la listas de los pendientes que sean de importancia.

¡No intentes alcanzar todo en un cierto tiempo!

Después que ya hayas llenado toda tu agenda (reduciendo tareas, eliminando alguno menos importante trabajando más horas), pensarás por un momento que eres una persona productiva.

Pero, la idea no es que lo hagas todo, sino que sacarle lo mejor a tu vida, que las cosas que hagas te llenen, que pienses que puedes lograr lo que te propones.

Sin embargo, no creas que puedes limitarte a comprometerte con todo el tiempo en tu agenda.

La agenda, es algo más importante que una herramienta de organización, así que de lo contrario, no puedes pensar que no te da tiempo para nada.

Los pasos que debes seguir para la administración del tiempo

Lo primero que debes hacer es:

1. Mantener en orden y limpio el lugar de trabajo:

Todas las cosas donde deben ir, es lo primero que debes hacer porque ¿qué haces tú después de levantarte?

Es muy fácil, comenzar con orden y funcionando de la mejor manera, desde la primera hora de la mañana.

Así, puedes estar prevenido. Si viene un cliente temprano, hay que estar preparado para darle una buena información.

2. Cuidar la presentación del personal:

Es muy importante si trabajas en presencia ante el público, tú eres el representante de la empresa y por lo general, debes corresponder como la imagen que ellos esperan de ti.

3. Hacer las cosas en orden:

Todo lo que se debe hacer en el lugar y tiempo correcto. No es comenzar a trabajar por donde tú quieras comenzar, sino comenzar por donde más se te dificulta.

4. Lleva una buena planificación en tu agenda diaria:

  En dicha agenda, debes anotar todos los temas que se deban resolver y todo lo que surja en el día.

5. Cumple con la palabra dada al cliente:

Mantenga presente que todo lo que haya ofrecido al cliente es lo que tienes que darle y si dado caso haya un problema lo más conveniente es que le des una explicación aunque no la pidan.

6. Estés bien informado de tus propios productos:

Mientras más conozca tus propios productos, se podrá informar mucho mejor a los clientes y será fácil de venderlos.

Cuando se le da un conocimiento claro y fresco del producto le trasmite confianza al cliente.

7. Realiza anotaciones cada vez que hables con un cliente, proveedor o cuando se haga una consulta:

Es la mejor manera para evitar olvidos y confusiones. Deberías tomar como hábito de tomar notas y así tenerlas adjuntarla con el tema que se esté tratando.