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Si estas leyendo este artículo es porque de seguro, te has encontrado en la necesidad de saber sobre Excel y entender un poco más sobre cómo funciona.
Las sumas forman parte de nuestras vidas desde que tenemos razón y, ¿Quién no recuerda la típica pregunta de cuánto es dos más dos?
Es así como, debido a su importancia, se fueron creando mecanismos o herramientas para facilitar el uso de las matemáticas, como por ejemplo la creación de las calculadoras o, en este caso, la creación de Excel.
Pero, ¿Qué es Excel?
Podemos decir, de manera general, que Excel es un programa en forma de “libro” que posee hojas de cálculo capaces de crear, manejar y modificar un sinnúmero de datos.
Por otro lado, de una forma más técnica, sabemos que se trata de un programa informático, ofimático o computacional que puede ser utilizado en distintos dispositivos y en varios sistemas operativos. Fue creado por Microsoft y se encuentra incluido en su paquete de Office.
La característica que más resalta de Excel es su habilidad para trabajar con datos numéricos casi, o hasta mejor, que una calculadora. Claro que si nos enfocamos en su capacidad de relacionar datos, calcular automáticamente y dar un mejor orden en sus tablas de información, sí que le gana a la tradicional calculadora.
De manera rápida y sencilla, les das orden a miles de datos y, mediante esta hoja de cálculo, es totalmente capaz de realizar variadas operaciones aritméticas.
Es uno de los programas más usados por los departamentos de administración y contabilidad.
Es una herramienta súper completa que puede ser utilizada en muchísimas áreas, también, podemos resaltar que una gran cantidad de empresas demandan personas que tengan conocimientos previos sobre este programa.
Ahora bien, es cierto que administradores y contadores utilizan esta potente herramienta para gestionar de forma más eficiente y eficaz su trabajo, debido a que Excel les permite almacenar, organizar, interpretar y manejar datos tanto numéricos como alfanuméricos.
No obstante, Excel tiene tantas funcionalidades y es tan excepcional que puede servir para cualquier cosa. De hecho, deberían enseñarlo desde muy temprana edad tanto el idioma inglés como Excel, porque son increíbles herramientas que te llevarán muy lejos.
Pero bueno, ¿Por qué Excel sería “capaz de llevarte lejos”? Por sus capacidades tan versátiles y eficientes.
Por ejemplo, para que una empresa o negocio funcione de la mejor manera, es necesario que los datos que se vayan creando dentro de esta sean registrados, analizados e interpretados según sea su requerimiento.
Todo lo que implica la contabilidad de dicha empresa, como sus facturas, ventas, gastos, entre otros, deben estar bajo control para que puedan ser vigilados de forma satisfactoria.
Sin embargo, para nadie es un secreto que este trabajo es muy pesado y complicado, por lo que, ahí es cuando Excel hace su magia, proporcionando herramientas capaces de facilitar esta y muchas otras tareas como las de registrar, administrar, manejar, interpretar y presentar tus datos.
Pues bien, hablemos sobre para qué sirve Excel y tú mismo decidirás si no te parecería funcional implementarlo en tu vida.
Excel permite manejar datos mediante sus tablas de datos. La estructura de estas tablas se basa en listas de datos que se componen en conjuntos de columnas y filas con datos que pueden relacionarse o conectarse.
No obstante, también podrán ser administrados o manejados de forma independiente.
Estas maravillosas tablas permiten administrar, analizar e interpretar de una forma más eficaz datos numéricos y alfanuméricos.
Si te interesa crear gráficos estadísticos, Excel tiene la capacidad de generarlos para ti. Por medio de las tantas plantillas que posee, podrás insertar los datos necesarios para que Excel genere una gran presentación de tus datos por medio de gráficos extraordinarios.
Además, siempre podrás personalizarlos por medio de la elección de distintos formatos y más.
Otra gran funcionalidad de Excel es la de poder vincular la información con otros sitios. Ya sea de páginas webs, algún texto en tu blog de notas u otra hoja de cálculo perteneciente a Excel que necesites, podrás insertar esta información de manera eficaz en la tabla que la requieras.
Sí, en automático. Excel sirve y es conocido, comúnmente, por su capacidad de utilizar fórmulas para la obtención de datos automáticamente. Solo necesitas seleccionar la fórmula correcta y los datos respectivos para obtener de manera inmediata un cálculo matemático.
Gracias a su eficiente estructura, Excel proporciona la oportunidad de elaborar horarios, calendarios, cronogramas, listas y más. Es una herramienta muy útil para otorgar una buena organización en el día a día.
Le proporciona a los profesionales de dichas áreas una increíble variedad de opciones para crear informes contables de manera sencilla pero con la misma, o hasta más, calidad que si lo hicieran de forma manual.
Debido a que su tabla puede contener datos numéricos y alfanuméricos, es muy común observar cómo se utilizan las hojas de cálculo para obtener presupuestos adaptados a las posibilidades de las personas.
Otra gran cualidad que posee es la de poder insertar imágenes en las hojas de cálculo así como también la opción de procesar texto. Sin duda alguna, Excel es una herramienta muy completa.
Excel sirve para facilitar el trabajo que, normalmente, nos dan los números. Sin embargo, no se queda allí, sino que te permite analizar los datos y gestionarlos o manejarlos de la manera que lo requieras. Sus capacidades son innumerables y solo queda aprender a usar de manera satisfactoria sus funciones, así como también, tener un poco de creatividad para sacarle el mayor provecho.
Algo que seguramente te ha producido un montón de dudas es el uso de sus funciones. Porque, como debes saber, además de sumar, Excel tiene una gran cantidad de funciones, tanto matemáticas como de texto, de búsqueda, entre otras.
Aquí te van algunas de sus funciones con su respectivo uso.
Entre sus funciones matemáticas podemos observar algunas como:
Se usa para sumar varios elementos
Se usa para sumar celdas según un criterio determinado
Proporciona el resultado de una matriz originada por la multiplicación de dos matrices.
Se encarga de contar los elementos que hay en una lista respectiva de argumentos.
Esta fórmula se encarga de obtener el valor promedio de las celdas que hayas seleccionado como parámetro. Este resultado también puede ser conocido como la media aritmética.
La lógica también forma parte Excel es por eso que posee funciones que forman parte de sus fórmulas, como por ejemplo las siguientes.
Esta opción lógica, nos da la oportunidad de evaluar una condición en específico y calcular cierto resultado si dicha condición se cumple o si no lo hace.
Por otra parte, tenemos Y la cual nos permite hacer que dos o más condiciones moren en nuestros datos de forma excluyente.
Permite algo parecido a Y cuando hace que puedan morar o habitar dos o más condiciones, sin embargo, estas no se encontraran de forma excluyente, sino todo lo contrario.
Por otra parte, al tratarse de una herramienta que también es capaz de procesar texto, posee funciones que son capaces de alterar, manejar o interpretar el mismo.
Se encarga de devolver un número de caracteres dados, siempre empezando por el extremo derecho.
Se encarga de devolver un número de caracteres dados, siempre empezando por el extremo izquierdo.
Está función permite la oportunidad de unir varios elementos de texto en uno solo, pudiendo unir varias cadenas o celdas de texto.
Su funcionalidad radica en quitar de una cadena de texto los espacios iniciales y/o finales que posea.
Excel también tiene increíbles funciones para la búsqueda y referencia de valores, las cuales nos ayudan a encontrar más fácilmente cualquier dato que necesitemos de algún libro de Excel, alguna hoja de cálculo, entre otros.
Claro, como en el caso de todas las funciones, esta debe estar realizada bajo los criterios correctos para realizar la búsqueda o la referencia deseada de manera adecuada. Aquí están unas cuantas:
Proporciona un índice para poder elegir de manera más fácil y eficiente un valor perteneciente a alguna matriz o referencia.
Se encarga de buscar un elemento en algún rango o matriz, y proporcionar un resultado que corresponda como coincidencia de lo buscado.
Además, es capaz de proporcionar un resultado aproximado cuando no se encuentra ninguna coincidencia con el principal elemento solicitado.
Permite hallar coincidencias en un rango establecido y poder obtener la posición del elemento buscado.
Proporciona el valor de un argumento o referencia indicada debido a un valor de texto o un número de entrada.
Por otra parte, Excel también cuenta con funciones que tienen que ver con la fecha. Herramientas excepcionales para aquellos que necesiten calcular alguna fecha o requieran de este dato para realizar otro cálculo.
Se encarga de suministrar la fecha del día.
Esta función es parecida a HOY por brindar la fecha del día, sin embargo, se diferencia por su capacidad de también dar la hora del momento en el que te encuentres realizando tus libros de Excel.
En este caso, con esta función se pueden crear condiciones que determinen diferentes resultados dependiendo de si dichas condiciones se cumplen o no, es así como, permite crear un tipo de condición con una respectiva fecha.
Esta función es capaz de calcular los días laborales que se encuentran entre dos fechas y proporcionar el número de días como resultado.
Se encarga de obtener como resultado el año de una fecha.
No obstante, estas son unas pocas fórmulas del montón de funciones que posee Excel.
Ahora bien, una de las principales funciones matemáticas que aprendemos en la escuela, es la suma. Sin embargo, ¿Cómo podemos realizarla en Excel?
Si bien Excel parece un programa complicado por el gran número de herramientas que brinda, no es tan difícil aprender a manejarlo. En esta ocasión te enseñaremos paso a paso cómo sumar en Excel.
Primero que todo, debes saber que hay distintas formas en las que podrás sumar en Excel
En Excel no necesariamente debes acudir directamente a las fórmulas. Puedes hacerlo de forma directa, escribiendo el tradicional más (+) entre las cantidades que desees o necesites sumar.
Eso sí, recuerda que ante cualquier operación matemática que decidas o requieras hacer, deberás empezar colocando el signo igual (=) como primer elemento.
Un ejemplo de esta forma sería algo muy sencillo como:
=2+2
Asegúrate de dar enter luego de ingresar los valores para obtener el resultado.
Otra forma de utilizar Excel para sumar sin tener que recurrir a las fórmulas es la de utilizar datos previamente ingresados y que se encuentren en diferentes celdas. Sabiendo muy bien la ubicación de cada una, procedemos a escribir en una celda vacía los valores que queremos sumar.
Es decir, si yo deseo sumar los datos que tengo en la columna A fila 3 (A3) con los de la columna B fila 3 (B3), voy a escribir un signo igual y los respectivos nombres de las celdas para obtener mi suma.
Por ejemplo:
=A3+B3
Una de las grandes ventajas de Excel radica en que no importa la distancia en la que se encuentren los datos que desees sumar. Lo único que necesitas es conocer su ubicación y cómo se identifican, si es A3 o F46.
No obstante, aunque es muy sencillo realizar las sumas de esta forma, cuando se quiere sumar un gran número de datos es mucho más fácil aplicar la fórmula.
Ahora bien, utilizar las fórmulas de Excel no resulta complicado siempre y cuando tengas muy claro para qué sirven. En cuanto a la función SUMA de Excel, sabemos que es una operación que nos permite sumar tanto valores individuales como rangos de celdas o referencias. De manera directa:
Al sumar valores individuales nada más tendremos que seleccionar la celda donde queremos que se refleje nuestro resultado. Luego dirigirnos al espacio que dice Fórmulas en la barra de herramientas que se encuentra en la parte superior y, cuando se desplieguen todas las opciones, seleccionamos Insertar fórmula o Autosuma.
Puesto que, en ambas opciones aparece la función que estamos buscando, la llamada SUMA y daremos click sobre ella.
Con el mouse podemos elegir uno de los datos individuales, después nos dirigiremos a la barra de fórmulas donde tendremos que colocar dos puntos (:), si queremos sumar valores que se encuentren en el mismo rango, o un punto y coma (;) para aquellos valores que se encuentren distanciados.
Por ejemplo:
=SUMA(B5:B10) Son valores que se encuentran en la misma columna, están en el mismo rango y, al utilizar dos puntos, se sumarán los valores que haya desde B5 hasta B10. En cambio, si solo se quisiera sumar B5 y B10 tendríamos que separarlos por medio de un punto y coma.
No obstante, estos dos signos también pudieran aparecer en una misma operación, cuando sea el caso que se quiera sumar valores que se encuentren en el mismo rango con valores individuales o referencias.
Por ejemplo:
=SUMA(3;B1;D4:D10) En este ejemplo podemos observar cómo un valor individual (3), es separado mediante un punto y coma, lo mismo pasa con nuestra referencia D4, siendo solamente el rango de D el que utiliza los dos puntos. De esta forma, se sumarán el 3, los datos que se encuentren en la referencia D4 y todos aquellos datos que permanezcan desde D4 hasta D10.
Es necesario que entiendas las condiciones generales de esta función, principalmente, su estructura se compone de la siguiente manera: SUMA(número1; [número2]; [número3]; …)
En segundo lugar, requiere de valores que resulten relevantes para poder sumarlos y obtener un resultado. Esta función puede procesar hasta 255 argumentos, no obstante, necesita al menos de uno obligatorio para poder arrojar un resultado.
Por otro lado, este argumento obligatorio puede ser una cifra o un valor individual (15), puede ser una referencia de celdas (B7) o un rango de las mismas (B9:B20).
Excel te brinda magníficas opciones para poder trabajar de manera fácil y organizada. Además, cuando se tienen una enorme cantidad de datos Excel permite utilizar estas valiosas funciones para una gestión más rápida.
No obstante, hay que tener presente que para trabajar con la función SUMA los valores deben encontrarse en celdas separadas.
Como lo hemos dicho anteriormente, si vamos a sumar varios valores es mejor utilizar la función SUMA de Excel, esto nos ayudará a simplificar el ejercicio, trabajar de manera organizada y mucho más fácil. Recordemos que la única condición que existe para usar la función SUMA, es que los valores estén en celdas separadas.
Las hojas de cálculo Excel permiten realizar cálculos matemáticos sencillos y complejos, además, no hay pérdida cuando se utilizan funciones específicas basadas en operaciones tradicionales como lo son la suma o la resta.
No obstante, operaciones como la resta, la división o la multiplicación deberán hacerse de forma manual debido a que no se encuentran agregadas como funciones específicas en la parte de fórmulas.
Una característica digna de resaltar de Excel, es su capacidad de adaptarse a los datos. Es decir, si por alguna razón debes cambiar un dato de las celdas que anteriormente seleccionaste para utilizar en alguna fórmula, ¡Excel modificará el resultado de forma automática! Algo que, a mí parecer, es estupendo y facilita muchísimo el trabajo de tener que realizar todo el procedimiento de nuevo.
Otro dato que hay que mencionar es que Excel asumirá que vas a utilizar una forma cada que incluyas el signo igual (=) como primer elemento en cualquier celda. Luego que le agarres la maña a este programa ofimático, no habrá ningún límite que te detenga.
Como hemos visto, Excel pone a nuestro alcance una increíble variedad de funciones que nos permiten trabajar de forma simple, precisa y efectiva una enorme variedad de datos. Aunado a esto nos brinda la oportunidad de realizar cálculos matemáticos básicos y hasta algunos complejos.
Es así como permite un análisis más profundo y completo de toda la información que le suministres.
Si esto no te convence de aprender a utilizarlo, deberás saber que Excel es de los programas o herramientas más usadas en el campo laboral.
Muchos cometen el error de pensar que este maravilloso programa solo es capaz de funcionar para aquellos profesionales contables o financieros, no obstante, Excel es tan versátil que puede ser útil para cualquiera que requiera un poco de ayuda cuando se trate de registrar y administrar datos.
Pero, no solo llega hasta allí, sino que permite presentar los datos en diferentes formas y formatos, es así cómo puede crear gráficos estadísticos a partir de valores numéricos o alfanuméricos suministrados en sus celdas.
Sin duda alguna, deberías aprender Excel por la facilidad que te proporcionará al manipular o manejar datos de la manera más eficiente.
Por si fuera poco, te brinda la opción de realizar una increíble cantidad de tareas por medio de ella. Tareas como procesar texto, crear tablas dinámicas, crear gráficas que posean información variada, elaborar calendarios, cronogramas, presupuestos, informes contables, formatos de facturas y más, insertar imágenes, textos o vínculos de sitios webs, y muchísimas otras tareas.
Por otro lado, podrás elegir entre variedad de plantillas prediseñadas para registrar tu información en las tablas de tu preferencia.
En fin, la utilidad que posee Excel es grandísima. Es un potente programa que te sorprenderá y te guiará para que puedas organizar tu trabajo de manera eficiente en un tiempo mucho más corto de lo que usualmente te tomaría.
Cuando se trata de insertar, registrar, manipular, analizar, almacenar y presentar datos de la forma más rápida y precisa, Excel es la herramienta que necesitas.
Es por eso que, no importa tu oficio o profesión, este programa está diseñado para actuar como tu aliado, para apoyarte y brindarte herramientas que te hagan destacar en tu trabajo. Ya no más cálculos complicados y tareas acumuladas, con Excel podrás realizar cualquier informe o actividad que requieras de forma rápida, sencilla y eficaz. ¿Qué esperas para aprender más de él?
