Si tienes un negocio o una empresa, probablemente hayas visualizado que otros utilizan esta herramienta para ofrecerles a sus clientes una mejor atención, más inmediata y personalizada, pero ¿Cómo usar WhatsApp Business para tu marca o negocio?
WhatsApp podría ser igual de importante que otras redes sociales como Facebook, Instagram, etc, y no solo sirve como una forma de mensajería o videollamadas con tus familiares o compañeros de trabajo, sino también para los negocios.
WhatsApp Business fue diseñado y creado especialmente para aquellos propietarios de pequeñas empresas, ya que, te ofrece la posibilidad de comunicarte y conectarte con tus clientes, así como respaldarlo con una buena atención.
Hacer uso de ella es buena opción, porque además de ser una aplicación con millones de usuarios activos, es la más popular en todo el mundo, y a los dueños de negocios les proporciona un montón de beneficios.
Incorporar WhatsApp Business en tu estrategia de redes sociales es una alternativa muy viable, porque la mayoría de las personas pasan en promedio 3 horas diarias consumiendo contenido en las RRSS, que van desde las visitas a tiendas en línea, compra de algún producto o servicio, y buscando información sobre un artículo o algo que les interesa.
En este artículo te explicaremos qué es y cómo usar WhatsApp Business, como personalizarlo, configurarlo y gestionar tu negocio con esta aplicación. Bien, empecemos por decir:
Contenido del artículo
Es una aplicación (App) de mensajería instantánea como Facebook Messenger, WeChat y otras, que utiliza conexión a internet desde el teléfono para que puedas tener comunicación con otros usuarios de WhatsApp, en la que puedes escribir mensajes internacionales e incluso hacer llamadas.
WhatsApp abrió sus puertas en 2009 como una compañía de mensajería independiente, pero, para el año 2021 fue adquirido y pertenece a Meta (mismo dueño de Facebook, Instagram).
Las personas usan WhatsApp de forma personal, y aunque en los inicios las pequeñas empresas también poseían uno, WhatsApp Business llegó para ofrecer mejores opciones para los negocios.
¡No!, a pesar de que WhatsApp Business usa la misma interfaz que la app de WhatsApp que utilizas para comunicarte con familiares y amigos, cuenta con las mismas herramientas y funciones que ya conoces, pero la app de empresas ofrece nuevas posibilidades.
Aunque ambas son aplicaciones que se pueden descargar de forma gratuita, son confiables, están disponibles en más de 180 países diferentes, y con ambas se pueden enviar mensajes de texto y de voz, llamadas, videollamadas, compartir fotos, documentos, videos y ubicación, WhatsApp Business ofrece opciones como respuestas rápidas, catálogos, estadísticas, personalización y más que son de gran utilidad para los negocios.
WhatsApp Business (WhatsApp para negocios) te ayuda a crear una imagen en el mundo digital mucho más profesional.
Así como mencionamos anteriormente, WhatsApp Business es gratuito, por lo que los únicos cargos que recibirías por hacer uso de ella serían las tarifas de roaming de datos.
Es una aplicación bastante confiable y amplia con la que puedes comunicarte con usuarios en todo el mundo (más de 180 países) siempre y cuando tengas datos móviles o estes conectado a una red wifi.
Es una app de mensajería instantánea que le ofrece a los negocios funciones adicionales al momento de comunicarse con sus clientes.
De hecho, con el enlace directo, los nuevos clientes pueden compartir e ingresar a través de él, y de esa forma enviar mensajes a tu empresa. Estos enlaces pueden usarse tanto para Android como IOS (iPhone).
Con WhatsApp Business no solo podrás enviar mensajes de texto sino también hacer uso de:
También, puedes mostrarles a tus clientes un catálogo, donde de forma organizada incluyas fotos y descripciones de tus servicios y productos para que cuando dialogues con tu cliente potencial, se incrementen las posibilidades de ventas. Esto, además les ayuda a tus clientes a resolver algunas dudas previas, en cuanto a características, precios, tallas, colores, entre otros.
Para los asesores/representantes de ventas y los agentes de soporte es muy ventajoso ya que crea una experiencia más personalizada y unificada con los clientes (en caso de que tu empresa o negocio aplique esta metodología).
Millones de empresas en el mundo la utilizan para ofrecer sus servicios y productos, así como cada 6 de 10 consumidores se conectan a ella para hacer sus compras online.
Es una herramienta que te ayuda a:
Con esta app el usuario espera comunicarse contigo de forma sencilla, agradable y rápida. Al momento de iniciar conversaciones o responder mensajes, WhatsApp Business te ofrece configuraciones para que atiendas a tus clientes eficientemente, por ejemplo:
Ejemplos de mensajes automáticos:
Mensaje de bienvenida:
“Gracias por comunicarte con atención al cliente de ShopSpain. ¿En qué podemos ayudarte? Para una mejor atención, te pedimos dejar tu consulta detallada y el número de pedido (si posees). ¡Nuestras respuestas se realizan por orden de llegada, pedimos disculpas por la espera, pero agradecemos su comprensión! ¡En minutos te atenderemos!
Mensaje de ausencia:
Nos encontramos fuera del horario de servicio de atención al cliente, ¡Lo sentimos mucho!, en este momento no podemos atenderte, sin embargo, nos pondremos en contacto contigo en nuestro horario laboral a partir de mañana a las 8:00am hasta las 5:00pm. ¡Gracias!
Tanto las respuestas rápidas, como los mensajes de bienvenida y ausencia no son patrones exactos, por lo que pueden ser diseñados a tu gusto, puedes incluir emojis, signos de exclamación e interrogación, etc.
Con WhatsApp Business puedes elaborar un comunicado y difundirlo entre 256 personas máximo que tengas en tu lista de contactos (la capacidad de la app). Con las etiquetas te ayudas también a segmentar a tus clientes por grupos acorde a las características que desees, y con ese mensaje de difusión puedes enviarles ofertas de lanzamientos, apertura de otras sucursales, nueva mercancía, y cualquier información que consideres importante.
Por supuesto, para poder enviar un mensaje de difusión, tus clientes o usuarios deben estar registrados previamente en tu lista de contactos, solo de esa forma ellos podrán recibir tus mensajes.
Puedes crear grupos para enviar mensajes a una cantidad de personas establecidas al mismo tiempo (mismo limite). Es posible enviar documentos y archivos PDFs, pero no deben tener un peso máximo de 100MB.
Te ayuda a crear una red de contacto no solo con los clientes sino también con los empleados y otros profesionales. De hecho, puede servir para crear una red como funciona Skype y Zoom, y hasta puedes sincronizarlo con tu ordenador o computadora y hacer las videollamadas desde tu oficina o computadora.
Gracias a la función del catálogo y la herramienta de carrito de compras de WhatsApp Business, los clientes pueden seleccionar los productos o servicios que desean adquirir, agregarlo al carrito y enviarte un mensaje detallado para culminar la compra. Así de fácil y sencillo es.
Además, dependiendo del país donde te encuentres tu y tu negocio, así como tus clientes podrás tener habilitada la opción de WhatsApp Pay. Con esta opción o medio de pago, no tendrás que redirigir a tu usuario a cualquier otro sitio o tienda online para realizar la compra, pues, con WhatsApp Pay puedes darles la posibilidad a tus clientes hacerlo desde el chat, solo colocando los datos bancarios de ambas partes de la transacción, se hace de forma rápida y en poco segundo se culmina el proceso.
En muchos países de Latinoamérica, se considera una vacante de empleo, claro, dependerá del tipo, y demanda de tu negocio, pero tal vez, debas contratar a una persona que sea como una asistente de atención al cliente a través de la app, no importa si tu tienda es solo online o también física.
Algunos negocios que lo emplean son farmacias que trabajan 24h, establecimientos de venta de comida, restaurantes, ferreterías, tiendas por departamentos, entre otros.
Lo primero que debes hacer es instalar la app en tu celular, ingresando en la App store o Google Play y escribir en el buscador WhatsApp Business. El símbolo a mostrarse es el mismo cuadrado verde de WhatsApp, pero con una B mayúscula en el centro.
Al descargarse la app, se mostrará el icono en la pantalla de inicio de tu teléfono, haz clic en él para que abra la aplicación.
Pueden parecer extensas, pero revisa las condiciones del servicio que ofrece WhatsApp Business, una vez que estes de acuerdo, haz clic en “Aceptar y continuar”.
Si ya posees una cuenta personal en WhatsApp, puedes transferir tu historial y archivos multimedia a la cuenta profesional que estas creando, pero, si eres nuevo en WhatsApp Business entonces deberás verificar tu número para poder crear una cuenta.
Entonces, al abrir la app y aceptar las condiciones, se mostrará una lista desplegable en la que deberás elegir el país donde te encuentras y añadir el código y luego agregar tu número telefónico completo en formato internacional.
Al ingresarlo, haz clic en “siguiente o listo”, para recibir mediante SMS o una llamada telefónica un código de 6 dígitos, escríbelo en los espacios en blanco o la app automáticamente lee el código en el dispositivo y te lo escribe de forma automática.
Al terminar este paso te aparecerá una opción de autorización. Al aceptar, autorizas el acceso a fotos y contactos, por lo tanto, puedes desde la libreta de contactos de tu teléfono añadirlos a la aplicación, y, además, permites el acceso en tu dispositivo móvil a los videos, fotos, archivos y más.
Después de verificar el número telefónico, serás dirigido a la página de configuración donde deberás completar información como: el nombre de la empresa, categoría, foto de perfil para identificar tu negocio, dirección comercial, descripción, sitio web, correo electrónico, horarios, redes sociales, y más.
En caso tal de no hacerlo de forma automática, puedes ingresar en la pantalla de inicio del WhatsApp Business y toca en la parte superior derecha los “3 puntos que te aparecen como icono”. Luego ve a “Ajustes” y toca donde se muestra el nombre de tu empresa, y luego en “Editar”, y agrega la información correspondiente antes de continuar con la configuración avanzada.
Una vez completado los campos de información, ya puedes iniciar un chat con el perfil de tu empresa. Es decir, pueden comenzar a conectar y comunicarte con tus clientes. Solo debes hacer clic en este icono 
, y luego buscar o seleccionar el contacto a quien desees enviarle un mensaje, escribiendo en el campo de texto y haciendo clic en este icono: 
Ahora que ya sabes como hacer la configuración básica, te mostramos otras herramientas y opciones que te ofrece WhatsApp Business.
Mientras el cliente encuentre más información, más satisfactoria será su experiencia, aumentarán las oportunidades de ventas y harás crecer tu negocio.
Los catálogos te ayudan a mejorar la tasa de conversión de tu empresa y a reducir el ciclo de ventas. Cuando los clientes potenciales tienen a la mano los datos o información que necesitan, las conversaciones pueden ser más contextuales de los productos o servicios que estas ofreciendo, y, por ende, al cliente se le hace más fácil tomar la decisión para concretar la compra.
El catálogo de WhatsApp Business sirve como una especie de tienda móvil, donde tus clientes pueden visualizar los productos disponibles sin tener que salirse de la aplicación.
Es tan funcional que puede resaltar los productos que más se venden, colecciones, productos nuevos, y más.
Cada producto o servicio cargado en el catálogo, tendrá la opción para incluir, una imagen, una descripción, titulo, precio, código (si aplica) e incluso un enlace también si deseas que redireccione a tu sitio web.
Como empresa, tienes la posibilidad también de compartir los enlaces de los productos del catálogo en conversaciones que tengas en la aplicación.
Puedes carga un máximo de 500 productos o servicios en tu catálogo.
De esa misma forma, y con esas simples instrucciones puedes ir agregando uno a uno los productos hasta completar tu stock.
Imagina que tu negocio es un restaurante de comida rápida, y el cliente se contacta contigo para pedirte una sugerencia en la categoría de hamburguesas. De una forma rápida y sencilla puedes compartirle tu catálogo donde se muestran todas las especialidades de hamburguesas que prepara tu negocio. Por lo tanto, el cliente puede visualizar y comparar precios, contenido, etc.
¿Cómo lo puedes hacer?, bien, te explicamos:
Abre la conversación o el chat con el cliente, toca en la parte inferior “el símbolo del clip” y luego en “Catálogo”. Posteriormente, selecciona todos los productos que desees compartir con tu cliente (puedes elegir más de uno en simultáneo) y en la esquina inferior derecha haz clic en la “flecha” para enviarle la información al cliente. ¡Listo! Ahora el cliente, ha recibido todos los artículos, ver sus fotos, precios y demás.
Hasta los momentos has conocido como crear tu propia cuenta, configurar tu catálogo, y personalizar algunos datos. Es momento de aprender, como utilizar la herramienta de mensajería automática.
Así como ejemplificamos al inicio del artículo, recordamos que este tipo de mensaje se utiliza para saludar, así como su nombre lo indica. El mensaje de bienvenida debe ser informativo y amable. Este mensaje consta de 3 aspectos importantes, presentación, saludo y pregunta que fomente la acción.
Es muy importante que te presentes, es decir, escribas el nombre de tu negocio en el mensaje, para que los clientes sepan y se aseguren que están escribiendo a la empresa correcta. Luego, saluda al cliente por contactarse y haz una pregunta.
Ejemplo de mensaje de bienvenida en WhatsApp Business: “¡Hola!, Soy Javier, especialista en SEO de Neetwork Business School. Gracias por contactarnos. ¿Cómo puedo ayudarte?”
A pesar de que los negocios o empresas tienen horarios determinados de atención, el cliente potencial puede ponerse en contacto contigo a cualquier hora, entonces, si no le proporcionas una respuesta inmediata así no resuelvas su inquietud en el momento, se sentirá ignorado y probablemente le compre a la competencia.
Este mensaje crea una primera interacción, promueve y gestionar las expectativas del cliente, pero sobre todo sirve para advertirle que por el momento no estas disponible pero que lo ayudarás pronto.
Ejemplo de mensaje de ausencia en WhatsApp Business: “¡Hola!, Soy Lucía, de la tienda “VickyDesignVE”. Gracias por contactarnos. Nuestro horario de atención es de 9:00 am a 6:00pm. Deja tu mensaje con tu consulta detallada y a la brevedad posible nos pondremos en contacto contigo. Mientras tanto, echa un vistazo a nuestro catálogo y conviértete en #unachicadesign”
Para ahorrar tiempo en la gestión de clientes, los mensajes rápido vienen como anillo al dedo ya que contestan las preguntas frecuentes que hacen tus usuarios.
Algunas de las preguntas frecuentes pueden ser sobre los precios de tus productos, horarios de atención o formas de pago, entonces, es momentos de configurar tus respuestas.
Ejemplo de mensajes rápidos en WhatsApp Business:
Horarios de atención: “Antojitos Street Food está abierta desde las 6:00pm hasta las 11:00 pm, y puedes realizar pedidos online hasta las 12:00 am.”
Precios: “¡Nos emociona que estés interesado en probar nuestros productos! Para conocer los precios y detalles de nuestro menú, basta con darle un vistazo a nuestro catálogo que puedes encontrar en nuestro perfil.”
Formas de pago: “Aceptamos pagos en efectivo moneda local y divisas, tarjetas de débito y crédito (a partir de $50).”
Ten en cuenta que los mensajes automáticos pueden diseñarse a tu gusto, con emojis, etc. pero solo se enviarán si tienes conexión activa a internet.
Si quieres continuar tus conversaciones desde tu computadora y manejar la app desde ahí, todo lo que tienes que hacer es ingresar en tu navegador: WhatsApp web (sitio web oficial) y al escanear el código QR ver tu contenido de la app en tu pc.
WhatsApp Business ofrece algunos datos relacionados al volumen de interacciones que han tenido como: mensajes recibidos, leídos, enviados, entregados etc.
Obtén información y hazles seguimiento a tus conversaciones ingresando a la app, luego, al hacer clic en el icono de los “3 puntos” en la esquina superior derecha, ve a “herramientas de la empresa” > vuelve a hacer clic en los 3 puntos en la parte superior derecha para que se muestre la opción de “Estadísticas” y visualices los datos.
¿Para que sirve conocer estos datos? Estos te ayudaran a evaluar si necesitas convertir tu cuenta actual en una cuenta de WhatsApp Business API.
WhatsApp Business API te ayuda a optimizar la comunicación con tus clientes, con la que podrás integrar otras plataformas con esta aplicación, como un CRM de ventas o un software de servicio de atención al cliente, etc
Quizás cuando has querido consultar a través del enlace de WhatsApp de una tienda, notaste que no te enviaba al chat directo, sino que previamente te mostraba diferentes opciones.
Bien, de eso se trata cambiar a WhatsApp Business API, aunque esta tiene un costo y la otra es gratuita, esta fue diseñada para medianas y grandes compañías que busquen comunicarse con sus clientes a escala.
Porque si eres una empresa que recibe muchísimos mensajes en WhatsApp, es momento de tener un enfoque “Unicanal” con WhatsApp Business API para que te ayude a organizar en una sola interfaz todas las conversaciones sin importar donde haya iniciado su búsqueda, si por correo u otras redes sociales. Por ejemplo, puedes clasificar las opciones si es compra directa, consulta, atención al cliente, devoluciones, etc. para que tu cliente haga su elección.
WhatsApp Business API tiene la posibilidad de funcionar desde varios dispositivos, pero WhatsApp Business solo funciona en un único dispositivo.
¿Cuál aplicación es mejor?
Eso dependerá de los objetivos y tamaño de tu negocio, normalmente WhatsApp Business se utiliza para aquellas empresas que están iniciado y que su afluencia de mensajería por día no es tan alta.
Ahora en la medida que esta vaya crecimiento su volumen de mensajería entonces es momento de hacer uso de WhatsApp Business API para ofrecer mejores soluciones y buena atención.
WhatsAuto te permite crear un Chatbot como solución para crear mejores respuestas automáticas, programarlas, activarlas y desactivarlas muy fácilmente. Para conseguirlo gratis, ingresa en la Play Store y descárgalo (solo en móviles Android), no necesitas de conocimiento técnico o codificación para conectarse a la aplicación.
Si no quieres borrar de forma manual archivos o chat antiguos de WhatsApp, esta herramienta lo hace por ti, es muy fácil de utilizar, puedes elegir para borrar, múltiples archivos, videos, archivos de audio, imágenes etc. y funciona incluso cuando no tienes conexión a internet.
Te ayuda a administrar la lista de contactos de negocios de tu WhatsApp Business, es decir, combina contactos duplicados, puedes importar los contactos desde tu WhatsApp a tu iPhone, y conectarte sin necesidad de agregarlos como contactos.
¡No! La aplicación de WhatsApp Business y WhatsApp son exclusivas, es decir que, cuando instalas cualquiera de las dos aplicaciones con un número de teléfono este se vincula automáticamente a la app y no te permite hacer uso de ese número y otras opciones sin antes desvincularte de la que ya tienes.
Es recomendable que cuando instales y hagas uso de WhatsApp Business sea con un número y móvil que solo se utilice para el negocio, además, te ayuda a separar tu vida privada de la laboral si tienes un dispositivo para cada una.
Sin embargo, como la tecnología ha avanzado mucho, en un dispositivo móvil puedes tener más de una línea telefónica, por lo tanto, en tu móvil puedes tener ambas aplicaciones (WhatsApp y WhatsApp Business) pero asociadas a números diferentes.
Por ejemplo:
SIM 1: número: +1 458 74 85 69 WhatsApp
SIM 2: número: +1 326 85 49 61 WhatsApp Business
Así mismo, puedes conectar en 5 ordenadores diferentes (WhatsApp Web) un mismo WhatsApp o WhatsApp Business. Es decir, tu número asociado a cualquiera de los dos tipos de WhatsApp se puede abrir en 5 computadoras y todos los usuarios visualizan la misma información y tienen acceso a las mismas funciones.
Agregar un Chatbot externo a tu WhatsApp Business no es posible, ya que, la aplicación viene con herramientas por defectos que no se pueden modificar, y en caso tal de, querer o contar con otras opciones avanzadas de funciones o personalización, así como de un Chatbot, entonces, tendrás que buscar una solución más especializada como lo es WhatsApp Business API.
