La comunicación es definida como la acción de transmitir un mensaje, es importante debido a que facilita la fluidez y comprensión de la relación que pueda existir entre dos o más personas. Y, dentro de una empresa, es capaz de aumentar la productividad así como de favorecer a la eficiencia obtenida al realizar la totalidad de las actividades.
Ahora bien, ¿Sabes lo que es la Comunicación Personal? Aquí te hablamos sobre ella y la importante labor que desempeña dentro de las organizaciones para el excelente funcionamiento de las mismas.
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La comunicación es un factor indispensable dentro de las relaciones humanas ya que permite evitar malentendidos y conflictos. Y cuando hablamos de Comunicación Personal, también llamada Comunicación Intrapersonal, hacemos mayor énfasis en aquellos individuos que, al compartir un espacio físico en común, se ven en la necesidad de intercambiar una gran cantidad de información para una buena convivencia.
De esta forma, la Comunicación Personal puede definirse como el intercambio de información, mediante diversos medios además del lenguaje verbal, que se da entre personas que emiten y reciben mensajes con la intención de favorecer la armonía dentro de una determinada organización.
Otros la definen como un tipo de relación que se basa en intercambiar información, entre dos o más personas, con el fin de expresar la percepción de la realidad que ambas tengan y, en torno a eso, influir en una determinada situación.
La Comunicación Personal es un proceso que sirve para transmitir información, sentimientos y datos. Todo esto debido a que se utiliza tanto el lenguaje verbal como el no verbal, es decir, se toman en cuentan las reacciones humanas espontáneas como el movimiento de manos y los gestos.
Es así como, esta habilidad funciona como un incentivo para tener relaciones sociales mucho más beneficiosas y satisfactorias donde siempre exista una buena retroalimentación.
Por lo que la Comunicación Personal sirve para:
Los elementos a intervenir en esta acción son:
Debido a que la comunicación personal se da entre dos o más personas es lógico encontrarnos con el emisor, el cual es definido como aquel que transmite el mensaje. Sin embargo, también debemos recordar que dentro de este tipo de comunicación, este elemento cambiará los papeles con su compañero el Receptor en cualquier momento para que surja el intercambio de información necesaria.
Es el individuo que recibe el mensaje. Y, al igual que el Emisor, es considerado un “comunicador” porque dentro de la comunicación personal, será capaz de transformarse en emisor para comunicar su opinión sobre el mensaje recibido.
Hace referencia a la información que se transmite. Esta debe ser comprensible aunque, como hemos visto, no necesariamente verbal. Como por ejemplo, una interacción en la se haga uso de la comunicación gestual es totalmente válida si las personas que intervienen en dicha situación entienden de manera satisfactoria el mensaje.
Se entiende por codificación a la forma en la que se interpreta el mensaje, para esto es necesario el uso de un código que estará compuesto por un conjunto de elementos interpretables al seguir determinadas reglas.
Es el mecanismo utilizado para que se lleve a cabo la comunicación personal. Conversaciones cara a cara, mensajes de texto, correos electrónicos, discusiones en grupo, entrevistas, cartas y otros de este tipo representan distintos canales para la transmisión de información.
Otro elemento importante dentro de la comunicación personal es la retroalimentación, puesto que, si esta no existe, la comunicación personal tampoco. Recordemos que esta habilidad se basa en el transmisión mutua de informaciones y opiniones, por lo que, sí o sí, debe haber un intercambio beneficioso de datos entre quienes lleven a cabo este tipo de comunicación.
La comunicación puede tener diferentes funciones, sin embargo, la intención es la misma, expresar un mensaje y que el emisor pueda interpretarlo de la manera más idónea. Es así como la comunicación puede tener las siguientes funciones:
Se trata de un tipo de comunicación que consiste netamente en la transmisión de determinada información que, en su mayoría, puede ser verificada. Como en el caso de noticieros que intentan informar a sus espectadores sobre los sucesos nacionales y mundiales.
Esta función es la que suele darse dentro del sistema educativo puesto que, su intención es proporcionar conocimientos que permitan ampliar la información que posea un individuo en particular con respecto a determinados temas.
Se refiere a la transmisión de información que se enfoca simplemente en los intereses y gustos del receptor; pretende funcionar como un tipo de entretenimiento que le comunique información para su disfrute y una cierta satisfacción más personal.
Es información transmitida con la intención de influir en el comportamiento de una persona. Como es el caso de las estrategias de marketing, las cuales son formas de comunicación publicitaria que tienen la función de modificar la conducta de compra que tenga un actual o posible cliente.
Una de las funciones más comunes de la comunicación es la notificativa. Se basa en la transmisión de información que tiene como fin notificar al receptor sobre algún suceso o alguna circunstancia. Un cambio de planes, una nueva tarea asignada u otro tipo de novedad que necesite ser notificada.
Puede decirse que la comunicación personal está compuesta por un conjunto de otros tipos de comunicación, por eso es necesario que comprendamos un poco mejor a qué se refiere cada una.
Es aquella comunicación que no se centra solamente en transmitir una serie de datos o información de manera ambigua, más bien, se preocupa por la claridad con la que se comunica todo.
En una organización, la comunicación efectiva permite que los integrantes de la misma puedan comprender de manera clara y directa las responsabilidades que les corresponden y poder ejecutarlas efectiva y eficientemente.
Permite que todos tengan claros sus deberes y puedan enfocarse óptimamente en ellos, acelerando los procesos y aumentando las relaciones productivas y la productividad en general.
Este tipo de comunicación se caracteriza por transmitir nuestras ideas, pensamientos, sentimientos e inquietudes de manera clara, directa, segura, firme y tranquila.
Es importante porque permite expresar nuestras necesidades sin la intención de ofender a otros, no tiene el fin de imponer un pensamiento o minimizar el sentir de los demás, sino que, permite exponer de forma respetuosa nuestra manera de ver el mundo.
En una empresa, la comunicación asertiva es importante para una interacción sana entre los diferentes integrantes de la misma. No siempre vamos a estar de acuerdo con una determinada acción, pero es importante que sepamos comunicarlo de la mejor manera.
Cuando existe la comunicación asertiva, es más fácil entender las necesidades de cada uno y elaborar estrategias que beneficien a todos.
Es el tipo de comunicación más conocida y se produce cuando se utilizan un conjunto de signos lingüísticos para transmitir un mensaje. La comunicación verbal, explicada de forma más simple, es aquella que se produce por medio de palabras. Esta puede darse de dos formas, las cuales son: oral y por escrito.
Aunque es considerada como el tipo de comunicación más básica, muchas veces el receptor no decodifica o interpreta de manera adecuada el mensaje. Por eso es importante que, dentro de la comunicación, los conceptos como efectividad y asertividad vayan de la mano al momento de intercambiar cualquier tipo de información.
Por su parte, la comunicación no verbal es aquel tipo de información que logra ser transmitida sin necesidad de utilizar las palabras. Es aquel mensaje que el receptor recibe por medio de las reacciones, gestos o expresiones del emisor. Por ejemplo, es fácil comunicar que una persona está incómoda de manera no verbal cuando mira a todos lados desde una posición que se puede considerar como intimidada, mientras hace el común encorvamiento de espalda y hombros.
La comunicación no verbal es vital para la transmisión de la información, sobre todo en un aspecto empresarial. La postura de nuestro cuerpo, los ademanes que hagamos y las reacciones que tengamos nos pueden ayudar a comunicar de manera firme un determinado mensaje, así como nos ayudan para detectar el sentir de los demás.
Este tipo de comunicación se basa en el uso de uno conjunto de diversas herramientas que permiten transmitir un mensaje en tiempo real. Los correos electrónicos, los mensajes y las llamadas, son un tipo de mecanismo que las nuevas tecnologías han creado con el fin de comunicarnos.
Una desventaja de estas herramientas es que no tienen la capacidad de darnos un panorama más amplio de la situación como cuando podemos observar el lenguaje no verbal que comunica nuestro emisor.
Sin embargo, siguen siendo una gran ventaja para aquellas personas que se encuentran limitadas por la distancia, debido a que poseen una gran accesibilidad, de igual forma, permiten el intercambio de ideas y logran generar un tipo de interacción.
Las empresas tienen diversos tipos de comunicación según las estructuras organizativas que estas posean. Es un hecho que, la comunicación dentro de una organización, no será igual que la que aplicamos para conversar con un amigo o un familiar, sin embargo el objetivo es el mismo, comunicar y ser comunicado.
Existen tres tipos principales de comunicación dentro de una empresa, estos son los siguientes:
Es considerada un tipo de comunicación horizontal que suele darse entre departamentos o áreas del mismo nivel jerárquico.
Este tipo de comunicación fomenta la productividad y permite a las personas que la desempeñan establecer vínculos sólidos dentro de la organización que los impulsen a cumplir de manera mucho más efectiva y eficiente los objetivos que se han propuesto.
Además, al establecer esta forma de comunicación lineal, es menos probable que los mensajes se distorsionen provocando como consecuencia conflictos y malentendidos entre los integrantes de la empresa.
La comunicación lineal u horizontal, tiene el fin de permitir que exista una continua retroalimentación entre las diferentes opiniones o ideas que puedan surgir en torno a una determinada situación. De la mano de la comunicación personal y asertiva, le da paso a una forma más efectiva de expresarse dentro del entorno empresarial.
Es la comunicación que proviene del nivel institucional de la empresa, donde se encuentran los altos mandos, tales como dueños, socios y accionistas, por ende, transmiten una información de “arriba hacia abajo” procurando que esta sea emitida bajo una determinada disciplina organizativa donde la jerarquía toma gran importan.
Este tipo de comunicación, normalmente tiene la intención de transmitir mensajes donde se le comunique a los demás niveles de la empresa las decisiones que se han tomado así como la planificación estipulada para el logro de los objetivos que se han propuesto.
La desventaja de esta forma de comunicación es que se hace difícil lograr una adecuada retroalimentación, tiene una función más notificativa que de intercambio de opiniones. Además, como el mensaje suele ser transmitido por diversos niveles jerárquicos, corre el riesgo de que su mensaje se malinterprete o que al final del nivel la información emitida llegue de forma incompleta.
Este es otro tipo de comunicación personal que se basa en la transmisión de información entre las personas que representan el último eslabón o nivel de la empresa.
Estas personas se encargan de emitir un mensaje de “abajo hacia arriba”, y cuando existe este tipo de comunicación es más probable que se dé pie a la retroalimentación y a fortalecer los vínculos que posee la empresa con sus trabajadores, ya que permite fortalecer la confianza y genera el sentimiento de sentirse escuchado.
Todo depende de cómo los altos mandos reciban el mensaje y decidan responder, por ejemplo, si la empresa no tiene los canales adecuados para la transmisión de información, el mensaje puede llegar con lentitud o ser distorsionado lo que provocaría que no pueda ser atendido de la forma más efectiva.
Con el fin de organizarnos y entendernos de la mejor manera dentro de la sociedad, los seres humanos debemos elegir la forma más efectiva de comunicarnos. Dentro de una empresa pasa exactamente lo mismo, es vital tener una comunicación que le permita a la misma desarrollarse y funcionar adecuadamente.
La comunicación es necesaria para que toda actividad o tarea que se deba realizar pueda llevarse a cabo de la manera más idónea, sin dar pie a interpretaciones erróneas o transmisión incompleta de la información.
Es importante que las empresas cuenten con una adecuada comunicación personal llena de asertividad que permita tener relaciones sociales mucho más armoniosas y satisfactorias, con el fin de incentivar a una mayor fluidez entre los determinados departamentos que posea una empresa.
Para que esto sea posible y la empresa optimice sus procesos de la mejor forma, es necesario que existan diversas herramientas que favorezcan la comunicación entre los integrantes de una organización.
De esta forma, la importancia de la comunicación personal dentro de la empresa radica en su capacidad de aumentar la productividad de esta y motivar a los empleados a obtener la superación personal que desean. Cuando existe una buena comunicación, es mucho más fácil cumplir con las responsabilidades o tareas que deban ser realizadas dentro de una empresa.
La comunicación personal no solo facilita la comprensión entre los distintos trabajadores que hacen vida dentro de la organización, sino que aumenta su satisfacción y por ende la satisfacción del cliente.
Por otro lado, la comunicación personal es un atributo atractivo que le permite a la empresa ganar credibilidad y una gran reputación, que le beneficiará para transmitir de manera correcta su imagen, dándole paso al buen posicionamiento de su marca.
Una organización que se esfuerza para que exista una buena comunicación dentro de la misma, tiene el éxito asegurado.
Existen ciertas habilidades que deben desarrollarse o inculcarse dentro de la organización para que exista una buena comunicación personal. Entre ellas están:
Muchos de los errores que se cometen dentro de las empresas no solo se dan por la transmisión de información incompleta, sino, también, por la falta de atención que la mayoría presenta al recibir instrucciones.
Cuando escuchamos de forma activa, nos interesa comprender de la mejor manera el mensaje que se nos intenta transmitir. Aunque la comunicación personal se refiera a intercambiar información, es importante que, antes de querer emitir un comunicado diferente, nos esforcemos por entender lo que la información que se nos está transmitiendo.
Cuando eres una persona muy expresiva es bastante común que malinterpreten tus reacciones, mientras que cuando es totalmente lo contrario (ser una persona muy inexpresiva) es bastante complejo comprender efectivamente lo que quieres decir.
Por esto, es necesario que al interactuar con otras personas se busque un equilibrio entre ambas situaciones. Si bien no siempre podemos controlar cómo reacciona nuestro cuerpo, somos capaces de comunicar verbalmente lo que en realidad está pasando.
El lenguaje no verbal dice mucho de nosotros mismos y de cómo reaccionamos ante distintas situaciones. Es importante que cuidemos de nuestras expresiones, sobre todo dentro de la empresa, con el fin de comunicarnos de la mejor manera.
Aunque dentro de la empresa debe prevalecer la objetividad y el profesionalismo, no hay que olvidarnos de: la empatía, aquel sentimiento que nos hace humanos y nos permite “colocarnos en el lugar del otro”.
Desarrollar esta cualidad será beneficioso para toda la organización por la capacidad que tiene de incentivar al individuo a pensar en la posición del otro y no solo a pensar en sí mismo. Lo que favorecerá un ambiente mucho más enriquecido dentro de la empresa, un ambiente donde los empleados se sentirán satisfechos, ¿Y sabes lo que pasa cuando los integrantes de una empresa se sienten satisfechos? Aumenta su eficiencia, su productividad y su sentido de compromiso y pertenencia con la misma empresa.
La comunicación personal es mucho más beneficiosa cuando viene acompañada de la asertividad.
La asertividad es la acción de comunicar firmemente tus opiniones sin la necesidad de ofender o menospreciar a alguien. Dentro de la empresa, es muy importante que la comunicación personal sea asertiva porque permitirá que los integrantes de la misma puedan expresar sus distintos puntos de vista de la forma más sana, fortaleciendo los vínculos y contribuyendo a relaciones honestas y capaces de retroalimentarse.
Aunque la comunicación cara a cara siempre tendrá un mayor efecto que todos aquellos mecanismos tecnológicos habidos y por haber, también es cierto que un buen uso de estas herramientas puede acelerar y optimizar dicho proceso.
Hoy en día existen diferentes aplicaciones que pueden ser utilizadas por diferentes equipos de trabajo, con el fin de comunicar objetivos, logros, información de interés, tareas y un sinfín de otros datos.
Si de igual forma prefieres utilizar herramientas más reales o presenciales, puedes optar por reuniones de trabajo en las que se discutan determinados temas, hacer encuestas para adquirir determinada información, proponer estrategias como la conocida lluvia de ideas, entre otros.
Lo que importa es que sean mecanismos que funcionen como incentivos para promover una comunicación personal mucho más óptima.
En conclusión, la comunicación es una habilidad que promueve la productividad y la eficiencia de una empresa, esta debe darse de diferentes formas y por distintos medios para ser lo más efectiva posible y justo de eso es que se trata la tan importante Comunicación Personal.
