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Para poder transmitir información de manera efectiva, es necesario conocer los elementos de la comunicación.

Cada vez que ha tenido una conversación, ha enviado mensajes de texto a un amigo o ha hecho una presentación comercial, ha involucrado en la comunicación.

Cuando dos o más personas se juntan para intercambiar mensajes, se involucran en este proceso básico. Aunque parezca simple, la comunicación es en realidad bastante compleja.

Definición del proceso de comunicación

El término proceso de comunicación se refiere al intercambio de información (un mensaje) entre dos o más personas.

Para que la comunicación tenga éxito, las partes deben poder intercambiar información y entenderse. Si el flujo de información está bloqueado por alguna razón o las partes no pueden hacerse entender, entonces la comunicación falla.

1. Elementos de la comunicación: El remitente

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En el proceso de comunicación, el remitente es la persona que inicia un mensaje y también se llama comunicador o fuente de comunicación. El remitente puede ser un orador, un escritor o alguien que simplemente hace gestos.

El remitente tiene algún tipo de información (un comando, una solicitud, una pregunta o una idea) que desea presentar a los demás.

Para que se reciba ese mensaje, el remitente primero debe codificar el mensaje en una forma que pueda entenderse y luego transmitirlo.

El individuo o el grupo de individuos que responde al remitente se llaman receptor o audiencia.

En la teoría de la comunicación y el discurso, la reputación del remitente es importante para proporcionar credibilidad y validación a sus declaraciones y discurso.  Pero, el atractivo y la amabilidad también juegan un papel en la interpretación del mensaje del remitente por parte del receptor.

Desde la ética de la retórica del remitente hasta la  persona que  él o ella representa, el papel del remitente en la comunicación establece no solo el tono sino también la expectativa de la conversación entre el remitente y la audiencia.

Sin embargo, por escrito, la respuesta se retrasa y se basa más en la reputación del remitente que en la imagen.

Papel en el proceso de comunicación

Cada comunicación involucra dos elementos clave: el emisor y el receptor, en donde el emisor transmite una idea o concepto, busca información o expresa un pensamiento o emoción, y el receptor recibe ese mensaje.

En ” Comprensión de la gestión “, Richard Daft y Dorothy Marcic explican cómo puede comunicarse el remitente “seleccionando símbolos para componer un mensaje”. Luego, esta “formulación tangible de la idea” se envía al receptor, donde se decodifica para interpretar el significado.

Como resultado, ser claro y conciso como remitente es importante para comenzar bien la comunicación, especialmente en la correspondencia escrita.

Los mensajes poco claros conllevan un mayor riesgo de ser malinterpretados y provocar una respuesta de la audiencia que el remitente no tenía la intención.

AC Buddy Krizan define el papel clave del remitente en el proceso de comunicación en la ” Comunicación empresarial ” que incluye:

  • Seleccionar el tipo de mensaje
  • Analizar el receptor
  • Usar tu punto de vista
  • Alentar la retroalimentación
  • Eliminar las barreras de comunicación.

Credibilidad y atractivo del remitente

Un análisis exhaustivo por parte del receptor del mensaje es imprescindible para transmitir el mensaje correcto y obtener los resultados deseados. La evaluación del orador por parte de la audiencia determina en gran medida su recepción de una determinada forma de comunicación.

Daniel J. Levi describe en ” Group Dynamics for Teams  la idea de un buen orador persuasivo como “un comunicador altamente creíble”, mientras que “un comunicador con poca credibilidad puede hacer que la audiencia crea lo contrario del mensaje (a veces llamado efecto boomerang).”

Un profesor universitario puede ser un experto en su campo, pero los estudiantes pueden no considerarlo como un experto en otros temas.

Esta idea de la credibilidad de un orador basada en la competencia y el carácter percibidos, a veces llamado ethos, se desarrolló hace más de 2.000 años en la antigua Grecia, según el ” Discurso público seguro” de Deanna Sellnow. S

Sellnow plantea que debido a que los oyentes a menudo tienen dificultades para separar el mensaje del remitente, las buenas ideas se pueden descartar fácilmente si el remitente no establece una ética a través del contenido, la entrega y la estructura.

2.     El receptor

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En el proceso de comunicación, el “receptor” es el oyente, lector u observador, es decir, el individuo (o el grupo de individuos) a quien se dirige un mensaje.

El receptor también se llama “audiencia” o decodificador y es uno de los elementos de la comunicación más importantes.

En pocas palabras, un mensaje “efectivo” es uno que se recibe de la manera que el remitente pretendía. Pueden surgir problemas en ambos extremos que impiden que el mensaje deseado llegue al receptor.

El mensaje y los posibles problemas

Por ejemplo, Paula le hace una pregunta a Juan verbalmente. El mensaje viaja por el aire, el “canal”, hasta los oídos de Juan. El responde. Paula es el remitente, la pregunta es el mensaje, y Juan es el receptor y le responde la pregunta.

Existen innumerables áreas y formas en las que podrían surgir problemas incluso en este breve intercambio.

Si Paula susurra, Juan podría no oír el mensaje. Tal vez solo escucha una parte y responde a una pregunta que en realidad no se hizo, por lo que el emisor quedaría confundido.

Cuando hay ruido de fondo, la pregunta no está clara o el receptor está distraído por algo y no está prestando atención, se podría perder algunas de las palabras y responder de manera inapropiada o no entender el mensaje por completo.

Si Paula envía un correo electrónico o mensaje de texto a Juan, podrían surgir problemas porque él no percibe el lenguaje corporal o el tono de voz del emisor para interpretar el mensaje, lo que podría agregar información inexistente al mismo.

La corrección automática podría haber insertado errores en el texto, o un signo de interrogación faltante podría hacer que una pregunta parezca una declaración.

Todos estos son obstáculos para una comunicación efectiva. El grado de efectividad está determinado por la cantidad de mensaje que entiende el receptor.

Decodificando el mensaje

En el libro, “Comunicación empresarial“, los autores Carol M. Lehman y Debbie D. DuFrene exponen como el receptor representa uno de los principales elementos de la comunicación:

La tarea del receptor es interpretar el mensaje del remitente, tanto verbal como no verbal, con la menor distorsión posible. El proceso de interpretación del mensaje se conoce como decodificación.

Debido a que las palabras y las señales no verbales tienen diferentes significados para diferentes personas, pueden ocurrir innumerables problemas en este punto del proceso de comunicación:

  • El remitente codifica de manera inadecuada el mensaje original con palabras que no están presentes en el vocabulario del receptor; ideas ambiguas, no específicas; o señales no verbales que distraen al receptor o contradicen el mensaje verbal.
  • El receptor se siente intimidado por la posición o la autoridad del remitente, lo que resulta en una tensión que impide la concentración efectiva en el mensaje y no solicita la aclaración necesaria.
  • Receptor considera que el tema es demasiado aburrido o difícil de entender y no intenta comprender el mensaje.
  • El receptor es de mente cerrada y no está abierto a ideas nuevas y diferentes.

Con el número infinito de fallas posibles en cada etapa del proceso de comunicación, de hecho es un milagro que ocurra una comunicación efectiva.

Incluso el entorno o el estado emocional del receptor pueden afectar la decodificación del mensaje.

Por ejemplo, distracciones en la habitación, incomodidad por parte del receptor o estrés o ansiedad que le permiten al receptor insertar un contexto que el remitente no pretendió comunicar.

El conocimiento de los contextos sociales o culturales puede dificultar que el receptor capte señales o responda adecuadamente también.

3.     El mensaje

El mensaje o contenido es la información que el remitente desea transmitir al receptor.

El subtexto adicional se puede transmitir a través del lenguaje corporal y el tono de voz. Pon los tres elementos juntos: remitente, receptor y mensaje, y tendrá el proceso de comunicación en su forma más básica.

Contenido verbal y no verbal

Los elementos de la comunicación pueden incluir contenido verbal, como palabras escritas o habladas, lenguaje de señas, correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas, correo postal e incluso escribir en el cielo.

John O. Burtis y Paul D. Turman señalan en su libro “Liderazgo Comunicación como ciudadanía”:

Intencionalmente o no, tanto el contenido verbal como el no verbal son parte de la información que se transfiere en un mensaje. Si las señales no verbales no se alinean con el mensaje verbal, se introduce la ambigüedad incluso cuando aumenta la incertidumbre.

Un mensaje también incluirá contenido no verbal, como un comportamiento significativo más allá de las palabras. Esto incluye movimientos y gestos corporales, contacto visual, artefactos y ropa, así como variedad vocal, tacto y sincronización.

Mensajes en los medios

Los políticos exitosos y otros han podido presentar mensajes para persuadir a una gran audiencia. Peter Obstler, en su ensayo “Trabajando con los medios” dice: “Un mensaje bien definido tiene dos componentes clave. Primero, es simple, directo y conciso. En segundo lugar, define los problemas en sus propios términos y en sus propias palabras”.

Obstler da el ejemplo del mensaje bien definido en el eslogan utilizado por la campaña presidencial de Ronald Reagan en 1980: “¿Estás mejor hoy que hace cuatro años?”

El mensaje era simple y obvio, pero también permitió que la campaña de Reagan controlara la retórica del debate de las elecciones presidenciales de 1980 en cada momento, independientemente de la naturaleza o complejidad de la situación en la que se utilizó.

4.     El canal de comunicación

En el proceso de comunicación, un canal o sistema de comunicación es el medio por el cual la información (el mensaje) se transmite entre un hablante o escritor (el emisor) y una audiencia (el receptor).

El medio utilizado para enviar un mensaje puede variar desde la voz, la escritura, la ropa y el lenguaje corporal de un individuo hasta formas de comunicación masiva como periódicos, televisión e Internet.

Los medios de comunicación cambian con el tiempo

Antes de la imprenta, la comunicación masiva no existía, ya que los libros estaban escritos a mano y la alfabetización no estaba generalizada en todas las clases sociales. La invención del móvil fue una importante innovación de comunicación para el mundo.

Cuando un medio de comunicación cambia, nuestras prácticas y experiencias de comunicación también cambian. La tecnología de la escritura liberó la comunicación humana del medio de interacción cara a cara.

Este cambio afectó tanto el proceso como la experiencia de la comunicación, como personas ya no era necesario estar físicamente presente para comunicarse entre sí.

La tecnología de la imprenta promovió aún más el medio de escritura al mecanizar la creación y distribución de la palabra escrita. Esto comenzó la nueva forma de comunicación de comunicación masiva en folletos, periódicos, y libros baratos, en contraste con el medio de documentos y libros escritos a mano.

Más recientemente, el medio de la tecnología digital está cambiando nuevamente el proceso y la experiencia de la comunicación humana.

5.     La retroalimentación

la retroalimentación es parte esencial de una interacción

El proceso de comunicación alcanza su punto final cuando el mensaje se ha transmitido, recibido y entendido con éxito. El receptor, a su vez, responde al remitente, lo que indica comprensión. La retroalimentación puede ser directa, como una respuesta escrita o verbal, o puede tomar la forma de un acto o acción en respuesta (indirecta).

Importancia de la retroalimentación

Cuando no está claro para el remitente que se ha entendido por parte del receptor, la comunicación continúa a través de preguntas de seguimiento de cualquiera de las partes, discusión adicional o el remitente dando ejemplos, reformulando la información u otros medios de aclaración para poner saber si se entendió el mensaje.

En una presentación, el remitente puede mostrar gráficos o imágenes para dejar un punto más claro para la audiencia o el lector.

Cuantas más señales y canales tenga el receptor y esté abierto a recibir, es mejor. Por ejemplo, puede ser fácil interpretar mal el tono o el subtexto en un correo electrónico o mensaje de texto, mientras que ese mismo mensaje se vería claramente si el receptor escucha la voz de la persona o habla con ella cara a cara.

En el libro, “Planificación, implementación y evaluación de programas de comunicación dirigida“, los autores Gary W. Selnow y William D. Crano señalan que el lenguaje corporal y el tono no son solo comunicación del lado del remitente.

La retroalimentación en el entorno interpersonal proporciona una cuenta de la recepción de un mensaje por parte del receptor. Las señales obvias, como las preguntas directas, muestran qué tan bien el receptor está procesando la información. Pero los indicadores sutiles también pueden proporcionar información. El aburrimiento sugiere que las puertas de exposición selectiva pueden estar en funcionamiento.

Un receptor también puede tener tono y subtexto en la retroalimentación dada al remitente, como responder con sarcasmo o enojo, que podría perderse si la retroalimentación es solo de texto.

Pero, probablemente no se perdería si las partes pueden ver o escuchar cada uno.

6.     Elementos de la comunicación: El ruido

En los estudios de comunicación y la teoría de la información, el ruido se refiere a todo lo que interfiere con el proceso de comunicación entre un orador y una audiencia. También se llama interferencia.

El ruido puede ser externo (un sonido físico) o interno (un trastorno mental), y puede interrumpir el proceso de comunicación en cualquier momento.

Alan Jay Zaremba señala otra forma de pensar sobre el ruido como un “factor que reduce las posibilidades de una comunicación exitosa pero no garantiza el fracaso”.

Tipos de ruido

Hay cuatro tipos de ruido.

  • El ruido fisiológico es una distracción causada por el hambre, la fatiga, los dolores de cabeza, los medicamentos y otros factores que afectan la forma en que nos sentimos y pensamos.
  • Ruido físico es una interferencia en nuestros entornos, como los ruidos de otros, demasiado tenue o luces brillantes, spam y anuncios emergentes, temperaturas extremas y condiciones de hacinamiento.
  • El ruido psicológico se refiere a cualidades en nosotros que afectan la forma en que nos comunicamos e interpretamos a los demás. Por ejemplo, si estás preocupado por un problema, puedes estar desatento en una reunión de equipo. Del mismo modo, los prejuicios y los sentimientos defensivos pueden interferir con la comunicación.
  • Ruido semántico existe cuando las palabras mismas no se entienden mutuamente. Los autores a veces crean  ruido semántico mediante el uso de la jerga o lenguaje innecesariamente técnico.

7.     El contexto

Este es el escenario y la situación en la que se lleva a cabo la comunicación. Al igual que el ruido, el contexto puede tener un impacto en el intercambio exitoso de información.

Puede tener un aspecto físico, social o cultural.

En una conversación privada con un amigo de confianza, compartirías más información personal o detalles sobre tu fin de semana o vacaciones que en una conversación con un compañero de trabajo o en una reunión.

Contexto fisico

El contexto físico es un término utilizado para referirse a las condiciones ecológicas generales de un entorno particular donde tiene lugar el proceso de comunicación. Sin embargo, estas áreas particulares pueden venir en forma de aulas, parques públicos, una oficina además de restaurantes.

Este es uno de los elementos de la comunicación donde no solo las regiones específicas, sino también la temperatura y el clima afectan el contexto de los mensajes durante el proceso de comunicación.

Para que un individuo se convierta en un comunicador efectivo, es esencial que una persona aprenda qué tipos de declaraciones son aceptables en condiciones específicas. Sin embargo, el contexto físico ayuda a las personas a distinguir qué mensajes son apropiados en diferentes entornos.

Se puede observar un ejemplo de esto si una persona fuera a tener una entrevista de trabajo en un parque para un puesto de trabajo en el sector empresarial. Esto definitivamente tendría un impacto en el intercambio de información entre las dos personas con respecto a la seriedad de la posición.

Contexto social

El contexto social es parte de los elementos de la comunicación

El contexto social, por otro lado, se refiere al entorno general o circunstancias en las que tiene lugar el marco comunitario de comportamiento interpersonal e individual. Además, el contexto social se refiere al temperamento con respecto a la relación que un individuo tiene con otras personas.

Una faceta crucial del contexto social es el estado de las relaciones entre varias personas. Como resultado de esta actualidad, el contexto social significa que las personas generalmente cambian la forma en que se comunican de acuerdo con el estado proclamado de la persona con la que se están comprometiendo.

Además, los roles que desempeñan los individuos, las normalidades de la sociedad en general, los valores culturales y las costumbres afectan la forma en que varias personas se comunican e interactúan entre sí, este itinerario se conoce como contexto social.

Contexto cultural

Para que un individuo entienda lo que implica el contexto cultural con respecto a cómo afecta la comunicación entre las personas, es esencial que se hagan la pregunta, ¿qué es la cultura?

La cultura se refiere al conjunto de valores, actitudes, creencias y puntos de vista que son integrados en nuestros principios centrales. Estas características no solo influyen en la forma en que pensamos, sino también en la forma en que vemos el mundo.

Además, la “cultura” como herramienta de asimilación afecta nuestros hábitos de comunicación, así como las preferencias personales con respecto a los deseos, necesidades y deseos. Sin embargo, como resultado de esta realidad tan amplia, la falta de comunicación ocurre tan regularmente dentro de los entornos no solo laborales sino sociales.

Como resultado de este hecho, el contexto cultural puede afectar el intercambio de significado no solo en el lugar de trabajo sino en casi todas las demás formas de contexto.

Un ejemplo de esto se puede observar a través de la observación de los países de África occidental, que tienen varias restricciones con respecto a cómo se les permite a las mujeres articularse en público.

Sin embargo, esta realidad puede afectar una variedad de factores en el lugar de trabajo con respecto a los deberes ocupacionales diarios, si trabajan en una profesión donde se les exige que hablen en voz alta.

Aspectos para aplicar los elementos de la comunicación de manera efectiva

La mayoría de las personas no piensan mucho en el proceso de comunicación. En la mayoría de nuestras interacciones con otros, estamos operando en piloto automático.

Aunque el proceso de codificación y decodificación puede parecer bastante sencillo, en realidad es mucho más complicado de lo que parece. La razón de esto es porque todos tenemos diferentes puntos de vista.

Estos son el marco general a través del cual un individuo ve, piensa e interpreta el mundo e interactúa con él. Hay cinco componentes principales:

La epistemología

Es la forma en que adquirimos conocimiento. Piensa en el proceso de realizar investigaciones. Hace treinta años, para encontrar una serie de hechos, uno tenía que usar un catálogo de tarjetas y buscar libros en las pilas de la biblioteca.

Ahora los investigadores pueden acceder a miles de páginas de información a través de su computadora desde la comodidad de su propio hogar. La epistemología está vinculada a hablar en público porque rige los estilos de aprendizaje preferidos de los miembros de la audiencia y quién o qué consideran fuentes creíbles.

La ontología

Se refiere a nuestro sistema de creencias, cómo vemos la realidad o lo que vemos como verdadero o falso.

Podemos (o no) creer en extraterrestres del espacio exterior, que la mantequilla es mala para ti, qué equipo ganará un torneo, o que los humanos se extinguirán en 200 años.

Los escritores de discursos deben tener cuidado de no presumir que los miembros de la audiencia comparten las mismas creencias.

Si un orador afirma que la enfermedad puede ser ayudada con la oración, pero varias personas de la audiencia son ateas, en el mejor de los casos, el orador ha perdido credibilidad y, en el peor, estos miembros de la audiencia podrían ofenderse.

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Elementos de la comunicación: Axiología

Representa nuestro sistema de valores, o lo que vemos como correcto o incorrecto, bueno o malo y justo o injusto.

Una de las formas en que puedes saber qué valoran las personas es preguntarles cuáles son sus objetivos o preguntar qué cualidades buscan en un compañero de vida.

Nuestros valores representan las cosas que esperamos, no representan la realidad. Los valores pueden tener un impacto en múltiples niveles del proceso de hablar en público, pero en particular los valores impactan la credibilidad del orador y la efectividad en la persuasión.

Por ejemplo, algunas culturas valoran la vestimenta modesta en las mujeres, por lo que una oradora que usa una blusa sin mangas mientras habla puede hacer que pierda credibilidad con algunos miembros de la audiencia.

La cosmología

Significa la forma en que vemos nuestra relación con el universo y con otras personas. La cosmología dicta nuestra visión de las relaciones de poder y puede involucrar nuestras creencias religiosas o espirituales.

Los temas controvertidos del discurso (como la atención médica universal y la pena de muerte) a menudo están relacionados con este aspecto, ya que debemos considerar nuestras responsabilidades con otros seres humanos y nuestro poder para influir en ellos.

Curiosamente, la cosmología también desempeñaría un papel en puntos logísticos tales como quién puede hablar, el orden de los oradores en un horario (por ejemplo, de mayor a menor importancia), la cantidad de tiempo que un orador tiene que hablar, la disposición de los asientos en el estrado, y quién obtiene los asientos delanteros en la audiencia.

La praxeología

Este es nuestro método preferido para completar las tareas cotidianas o nuestro enfoque para resolver problemas. Algunos escritores de discursos pueden comenzar a trabajar en los borradores tan pronto como sepan que tendrán que dar un discurso, mientras que otros pueden esperar hasta unos días antes de comenzar.

La praxeología también puede tener un impacto en la preferencia del hablante sobre el estilo de entrega y los métodos para organizar los puntos principales, lo que al final mejora los elementos de la comunicación en general.

Importancia de los elementos de la comunicación

La comunicación es para la organización como la sangre es para el cuerpo. El éxito de todas las funciones de gestión depende de la comunicación efectiva.

1.      Actúa como base de coordinación:

La comunicación ayuda a coordinar las actividades de varios departamentos y personas en una organización al proporcionar información completa sobre los objetivos de la organización, las formas de lograrlos, la relación interpersonal entre las personas, etc.

Por lo tanto, la comunicación actúa como base para la coordinación.

2.      Ayuda en el buen funcionamiento de una empresa:

La comunicación asegura el buen funcionamiento de una empresa. La existencia de una organización depende completamente de la comunicación.

Las actividades de una organización se detendrán si se detiene la comunicación.

3.      Actúa como base de la toma de decisiones:

los elementos de la comunicación facilitan la toma de decisiones

La comunicación ayuda en el proceso de toma de decisiones al proporcionar toda la información necesaria.

En ausencia de comunicación de información relevante, uno no puede tomar ninguna decisión significativa.

4.      Aumenta la eficiencia gerencial:

Las diversas funciones del gerente implican:

  • Proporcionar información sobre las metas y objetivos de una empresa.
  • Proporcionar instrucciones
  • Asignación de trabajos y responsabilidades
  • Supervisar el trabajo de los trabajadores.

Todas estas funciones implican comunicación. Por lo tanto, los elementos de la comunicación son esenciales para el desempeño efectivo de las funciones gerenciales.

5.      Promueve la cooperación y la paz industrial:

Asegurar el funcionamiento fluido y eficiente de una organización es el objetivo principal de la gestión.

Esto es posible solo cuando hay paz y armonía entre la gerencia y los trabajadores. La comunicación bidireccional ayuda a establecer lo mismo.

6.      Establece un liderazgo efectivo:

Un buen líder debe tener habilidades de comunicación eficientes para influir en el comportamiento de los subordinados. Por lo tanto, la comunicación es la base del liderazgo.

7. Aumenta la moral y proporciona motivación:

Un sistema de comunicación eficiente ayuda a motivar, inspirar y satisfacer a los subordinados.

Además, también ayudamos a establecer un tipo de gestión participativa y democrática.

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