Organigrama empresarial: todas las respuestas que buscabas

En este texto responderemos todas las preguntas acerca del organigrama empresarial: ¿Qué es?, ¿Para qué sirve?, ¿Cuál es su importancia?, ¿Cómo se hace?, ¿Cuáles son los tipos de organigramas?, ¿Cuáles son sus partes?, ¿Qué herramientas online existen para la realización de los organigramas?, entre otros aspectos.

Mediante el organigrama empresarial, podemos ver gráficamente la planificación empresarial de una organización, cómo se desenvuelve la toma de decisiones dentro de la empresa, de qué manera se expresa la jerarquía, cuáles son las labores de los grupos de trabajo, etc. Igualmente, permite mejorar la interacción y la comunicación entre las distintas áreas, así como planificar aquellos aspectos que mejorarán la organización empresarial.

“Una buena organización te lleva a alcanzar el éxito”

 

 I. Introducción 

El organigrama empresarial establece principalmente los roles y responsabilidades específicas de cada miembro de la organización empresarial. Por ello, es siempre recomendable saber cómo es la estructura orgánica de una empresa y qué se necesita para poder implementar una buena estrategia de organización en ella, ya que la organización es fundamental en cualquier aspecto de la vida.

Para eso, debemos tener claridad acerca de lo que es un organigrama, cuál es su principal objetivo dentro de la empresa y cuáles son sus principales beneficios para el correcto desarrollo de la organización empresarial.

II. ¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es una representación gráfica informativa que se basa en esquemas ilustrativos de la estructura organizacional. Se puede definir, como la columna vertebral en la cual se establece una empresa.

El organigrama se fundamenta en el buen desarrollo de la empresa, ya que esta debe ajustarse a las necesidades de la misma, por tanto el organigrama empresarial es vital para alcanzar el éxito.

III. Objetivo de un organigrama empresarial

El principal objetivo de un organigrama empresarial, es mostrar de manera gráfica la información y la estructura de una empresa de una manera que resulte claramente entendible por cualquier individuo. También, sirve para representar los niveles de jerarquía, relaciones entre los empleados y la estructura de la organización empresarial. Desde los niveles más altos como el presidente, pasando luego por los directores, luego los gerentes y por último los empleados base.

Otro punto a destacar es, ¿Cuál es la función o para qué utilizamos los organigramas en nuestras empresas?, su función en general, es poder comprimir la información de manera resumida que permite:

• Definir y mantienen la estructura empresarial: Es decir, contribuyen a mejorar la división del trabajo.
• Ayudan a obtener información específica en relación a los puestos: Funciones, competencias, supervisión o con la toma de decisiones en la empresa.
• Servir como incentivo en la carrera profesional: Para estimular la iniciativa de los trabajadores.

IV. ¿Cuáles son las características que debe tener un organigrama empresarial?

• Debe tratarse un esquema visual cuyo principal objetivo, es entender la estructura de la compañía y poder facilitar la toma de decisiones.
• El diseño más utilizado tiene expresión lineal y vertical, aunque esto no quiere decir, que sean los únicos que existen.
• Sea cualquier tipo de organigrama, se encontrará en la parte inicial, donde se establecen las casillas o elementos con puestos de mayor jerarquía y suelen localizarse arriba. En la parte final, aparecen las funciones y los puesto de base localizados normalmente en la parte de abajo.

Los aspectos que se deben diferenciar en un organigrama empresarial son:

• Los distintos niveles de autoridad.
• Los puestos con funciones de supervisión.
• El vínculo entre departamentos o secciones.
• La relación entre las unidades que forman parte de la estructura.
• El carácter staff o lineal de los departamentos.
• Los puestos de coordinación y los que constituyan un nivel jerárquico superior.
• La forma en que fluye la información.
• Los diferentes puestos, con su importancia y la función que deben realizar.

V. Beneficios de un organigrama empresarial

Un organigrama aporta muchos beneficios a la empresa a la hora de mantener un buen orden, esto se debe, a que una correcta estructura y reparto de funciones, permite a la empresa elaborar un desarrollo de trabajo más eficaz.

Entre los múltiples beneficios aportan un organigrama podemos encontrar:

1. Distribución de labores: El organigrama empresarial presenta de manera concisa la lista de tareas a cumplir a los diferentes departamentos.
2. Reparte las funciones: Los organigramas ayudan a dejar clara cuál son las funciones que cada empleado debe realizar, de manera que, no hay tareas que nadie hace.
3. Establecen objetivos: Los organigramas empresariales permiten a la empresa trazar los caminos por los cuales se cumplirán los objetivos. Además, contribuyen a marcas metas para los diferentes departamentos.
4. Construir relaciones de autoridad y coordinación: Esto, permite establecer canales de comunicación y la jerarquía al momento de establecer centros de control.
5. Promociones: El organigrama ayuda a dejar clara los métodos para obtener un ascenso en la empresa. Lo que es una estrategia a utilizar para motivar a los empleados.

VI. Desventajas de un organigrama 

A pesar de tener ciertos beneficios, tenemos que tener claro que la realización de organigramas disciplinados en cuanto a los niveles jerárquicos, también pueden tener sus desventajas como:

1. Actualizaciones: Una empresa se encuentra constantemente haciendo modificaciones en las exigencias del mercado y sus procesos productivos. Pero, hacer cambios en un organigrama puede llegar a ser un poco costoso, por eso un organigrama sumiso puede hacer que no aprovechemos toda la capacidad de nuestra empresa.
2. Daño del factor humano: Cuando se establece un organigrama, hay que tener en cuenta que detrás de hay personas que establecen teorías que no siempre se cumplen en la practicas.
3. Relaciones informales: Si bien un organigrama define las tareas y jerarquía, tendremos que tener en cuenta que también existen distintas formas de comunicación en el día a día que puedan alejarse del organigrama oficial.

VII. Partes de un organigrama

• El ápice estratégico: Se considera entra en el grupo de la alta directiva de la empresa.
• La línea media: Como su propio nombre lo establece, es el espacio que incluye a todos los mandos intermedios de la empresa.
• Núcleo de operaciones: Está compuesto por los trabajadores que están relacionado con la producción del servicio y su repartición.
• Staff de apoyo: Son una parte de la organización que no colaboran con la realización de ciertas actividades, si no que se dedican a labores de apoyo para un mejor desarrollo de la empresa.
• Tecnoestructura: Son analistas externos de la directiva de la empresa que se dedican a analizar y realizar modificaciones en la estructura de la empresa para que sea más eficaz.

VIII. Tipos de organización que pueden representarse en un organigrama

• Organización de estructura simple: Cuando se habla de pequeñas y medianas empresas. En su estructura solo existen algunos directivos y el núcleo de operaciones, y no cuentan con los demás elementos posibles de un organigrama. Esta estructura hace que la comunicación de los altos directivos con los trabajadores sea de una manera fluida, generalmente se refieren a empresas nuevas.

• Burocracia maquinal: Es una de la más utilizadas cuando la empresa ya ha alcanzado cierta madurez y tomo énfasis en trabajos sencillos y repetitivos exigiendo una mayar capacidad de análisis, ya que es uno de los más utilizados.
• Burocracia profesional: Estas empresas cuya sección y ambiente es muy difícil y necesita una supervisión más prolongada. Los empleados del núcleo realizan su tarea de una forma más independiente, por lo que la coordinación de la línea media y la supervisión por parte de la tecnoestructura son esenciales, aunque no debe ser bastante extensa. Lo que sí se tiene muy en cuenta en este organigrama, es el Staff de apoyo, ya que es una pieza fundamental para el buen desarrollo de la empresa.
• Forma divisional: Es propia de empresas grandes que necesitan una estructura más compleja, por el tipo de trabajo que realizan. En este tipo de organigrama es de vital importancia la comunicación, si bien al ser estructuras amplias, es fundamental que la comunicación de la línea media sea un intermedio perfecto, además la tecnoestructura debe ser capaz de poder supervisar y controlar todos los movimientos que se realizan en la empresa.
• Adhocracia: Es considerada como una empresa compleja para un organigrama de una empresa grande, que tiene la capacidad de utilizar las novedades tecnológicas que poseen entre sus filas expertos en distintas materias.

IX. Tipos de organigrama

Existen varios tipos de organigramas, desde los más tradicionales hasta los menos utilizados puede adaptarse a la estructura que se necesite de acuerdo a tu empresa en las cuales tenemos:

1. Vertical: Es un modelo clásico, utilizado frecuentemente en las empresas para representar los niveles jerárquicos.
2. Horizontal: Es ciertamente parecido al vertical a diferencia que los cargos no están establecidos uno sobre el otro, pero si están distribuidos de lado a lado, cuyo objetivo es reducir el impacto que causa la distribución vertical.
3. Circular: Es utilizado comúnmente para representar el sistema de las grandes empresas.
4. Organigrama radial: Ciertamente tiene parecido al organigrama circular, a excepción que los puestos jerárquicos no son lo más importante. Y, su principal objetivo es resaltar el trabajo en equipo y su buen funcionamiento.

X. Herramientas online gratuitas para realizar organigramas empresariales

Actualmente, tenemos diferentes formas de realizar un organigrama, ya sea por medio de una de las herramientas de software libre de Open Office, el Pack de Microsoft Office o de manera online de forma gratuita.

A continuación, te presentamos algunas opciones:

1. Open Office Impress o Draw: Software en código libre. Forma parte del paquete gráfico de Open Office. Impress trabaja prácticamente igual que el Power Point, mientras que el Draw permite realizar ilustraciones, gráficos y diagramas de flujo.
   
2. PowerPoint: Esta herramienta de presentaciones de Microsoft es bastante simple de utilizar. Con cuadros de textos y relacionarlos con los conectores disponibles, se puede realizar un organigrama empresarial de manera rápida y sencilla y personalizada al gusto.
3. Publisher: Es muy parecido a la manera de utilizar PowerPoint, pero esta tiene como principal tarea el diseño de documentos publicitarios, folletos, trípticos, etc., por lo que, es una herramienta más precisa.
4. Creately: Es una herramienta gratuita que nos permite crear diagramas sin la necesidad de realizar algún tipo de registro. Para utilizarlo, lo único que debemos hacer es acceder a un escritorio parecido al que tenemos en nuestra PC y a partir de ahí, podemos empezar a arrastrar formas, conectarlas, escribir y todo lo necesario para crear un documento.Cogmap: Esta es otra herramienta totalmente gratuita, pero se destaca porque se especializada principalmente en la redacción del organigrama, para poder acceder y crear uno propio privado lo que necesitas es registrarte, pero si lo que deseas es probar esta maravillosa herramienta, puedes iniciar un documento público que cualquiera podrá ver.

Recuerda que, como emprendedor, una de las principales bases para que tu empresa se desarrolle de una manera eficaz es planificando la organización en todos los niveles. En ese sentido, el organigrama empresarial juega un papel muy importante en la planificación de las relaciones laborales.