¿Cuáles son las funciones de un vendedor exitoso?

En este artículo, nos enfocaremos en clasificar y caracterizar las funciones de un vendedor exitoso. También, te daremos algunas herramientas y recomendaciones para el seguimiento de las tareas de los vendedores.

1. Introducción

Actualmente, en el mundo del marketing, hay claridad acerca de la importancia de un vendedor. Esto es porque, por una parte, sabemos que su figura representa la relación entre la empresa y los clientes. De hecho, muchas veces, el vendedor representa la única imagen que reciben las personas, además del producto.

El vendedor representa la persona implicada en todo el proceso personal de asistir y/o de persuadir a los clientes potenciales, para que compren un producto o servicio para el beneficio mutuo entre el comprador y el vendedor

Es por esta razón que, para que los objetivos empresariales se logren, es necesario que exista claridad acerca de las funciones de un vendedor para poder lograr las metas propuestas.

En este artículo, nos enfocaremos en mostrar exactamente esto: cuáles son las funciones de un vendedor en su relación con los productos, el mercado, los clientes, la competencia y la empresa. Precisando estas cinco dimensiones de la acción de un vendedor, sabremos cuáles son aquellas áreas que podemos fortalecer o desarrollar.

A continuación, explicaremos las tareas más importantes que se ven implicadas en cada una de las áreas de relación de un vendedor:

II. Funciones de un vendedor con relación al producto: 

Un buen producto es fundamental para aumentar la posibilidad de las ventas.

Teóricos de los negocios en red, netmarketing o economía en red, afirman que un buen producto es tan importante como la relación con el cliente.

Sin embargo, un buen producto no se vende por sí mismo, por lo que una de las funciones de un vendedor debe ser, básicamente, formarse en todo lo relacionado al producto que quiere promocionar.

En tal sentido, como parte de las funciones de un vendedor, es necesario que se cumpla con las siguientes tareas:

• Tener pleno conocimiento de las características del producto: el vendedor debe formarse en todas las características del producto. Es decir, debe conocer:

- Los aspectos más valiosos del mismo.
- Características estéticas: sus dimensiones, colores en los que puede conseguirse, presentaciones, calidad, etc.
- Durabilidad: tiempo de duración del producto.
- Materiales de elaboración: ventajas de estos materiales.
- Los beneficios que tiene.
- Los aspectos en proceso de mejoramiento.
- La evolución en el diseño o realización del producto (las mejoras implementadas en el tiempo).
- El mantenimiento que requiere, entre otros aspectos específicos del producto al cual se hace referencia.

Las tareas puntuales de formación en el producto, dependerán de las características del mismo.

III. Funciones de un vendedor con respecto al Mercado

Una de las funciones del vendedor es la relación con el Mercado. Es decir, el conocimiento pleno del territorio humano, económico, de oferta y demanda en el que se mueve el producto que estamos promocionando.

En tal sentido, algunas de las funciones de un vendedor con respecto al Mercado serían:

• Saber sobre el mercado y la distribución del producto:
  • El vendedor debe saber la existencia del producto que promociona.
  • También saber cuáles son sus competidores.
  • Las ventajas comparativas.
  • En cuáles países o territorios dentro de un país está siendo comercializado.
  • Qué opinan del producto los clientes satisfechos.
  • El tipo de personas para el cual fue realizado.
  • Debe mantenerse actualizado.
  • Debe comprender cuál es su espacio de ventas y gestionarlo inteligentemente.
  • Estadísticas de ventas, etc.
• Funciones de un vendedor con respecto a la competencia:
  - Conocer a las empresas competidoras.
  - Conocer los productos de la competencia. Sus ventajas y desventajas.
• Igualmente, en muchos casos, el vendedor debe relacionarse con prescriptores y proveedores.
• Por supuesto que, esta relación con el mercado es una de las funciones de un vendedor que está íntimamente relacionada con la relación con el cliente. En el próximo título, detallamos las tareas específicas de las funciones de un vendedor en su relación con los clientes.  

IV. Funciones de un vendedor con los clientes

La relación con el cliente es básica. De hecho, es el eje de las funciones de un vendedor. Como afirma el fundador de Amazon, Jeff Bezos, el trabajo de un vendedor es hacer que la experiencia del cliente sea un poco mejor cada día.

• Lo primero que debe hacer un vendedor es conocer el perfil de sus clientes: ¿quiénes son? ¿qué buscan? ¿cuáles son sus necesidades? ¿edad promedio? ¿lugares que frecuentan? ¿rutinas? ¿trabajos que realizan? ¿formas de comunicación? etc.
   
• Una vez que ya se ha establecido un primer contacto, dependiendo de las estrategias de marketing, las tareas son:
  • Aconsejar, guiar y asesorar a los futuros clientes.
  • Obtener datos de contacto de los clientes.
  • Informar al cliente.
  • Concertar citas.
  • Realizar visitas.
  • Realizar entrevistas de ventas.
  • Diseñar estrategias para obtener y mantener la atención de los clientes.
  • Aconsejar al cliente.
  • Realizar demostraciones y promoción.
  • Darles inducción a los clientes para el manejo de los productos.
  • Atender las quejas y reclamos.
  • Asegurarse de la satisfacción del cliente.
  • Establecer un nexo entre el cliente y la empresa.
  • Retener a los clientes actuales.
  • Jurgen Klaric afirma que hay que buscar en la mente del cliente lo que realmente desea, más allá de lo que dice.
  • Captar nuevos clientes.

No debemos olvidar, que la construcción de relaciones duraderas con los clientes, es una de las funciones de un vendedor que son esenciales.

V. Funciones de un vendedor con respecto a la propia empresa

Las funciones de un vendedor en su relación institucional, con las marcas que representa o su empresa son:

• Mantener la lealtad y el respeto por la empresa.
• Estrechar los lazos de compañerismo.
• Cooperar con otros grupos de vendedores en la empresa. El trabajo en equipo es fundamental.
• Integrarse a las actividades de mercadotécnica de la empresa que representa.
• Mantener a la empresa informada acerca de su mercado: actividades de la competencia, estrategias, opinión de los usuarios, preguntas frecuentes e inquietudes de los clientes, etc.
• Colocarse metas de ventas.
• Conseguir pedidos.
• Planificación de visitas comerciales a clientes.
• informar a los clientes sobre novedades y promociones.
• Obtener nuevos distribuidores.
• Colaborar con otros departamentos.

VI. Herramientas y recomendaciones para el seguimiento de las tareas y funciones de un vendedor

Para llevar a cabo sus funciones, el vendedor necesita de ciertas herramientas o plantillas que, a su vez, también funcionan como instrumentos para realizar el seguimiento de sus tareas.

a. Ficha del cliente

La primera de estas herramientas es realizar una ficha de clientes. Este documento debe recoger los siguientes datos:

• Datos del cliente y su clasificación.
• Opinión de los productos.
• Quejas o reclamos.
• Sugerencias.
• Frecuencia de la visita.
• Forma de pago y plazos.
• Fecha de la última visita realizada.
• Volumen de pedidos del año anterior.
• Volumen de pedidos previstos para este año.
• Cantidad servida en el último pedido.
• La gama de productos que trabaja.
• Cómo y en qué cantidad trabaja con la competencia.
• Observaciones.

Esto nos permitirá evaluar:

• El tiempo transcurrido desde la última visita.
• La rotación del producto en ese tiempo.
• El comportamiento del producto en ese periodo.
• Tendencias del mercado.
• Opiniones, sugerencias para mejorar, reclamos del cliente

b. Informe diario

En algunas empresas se exige que una de las funciones de un vendedor sea la realización (y entrega) de un informe diario. En caso de que no te lo exijan, siempre es recomendable realizarlo. En él, puedes escribir:

• La actividad diaria del vendedor.
• Resultado de la gestión de ventas.
• El grado de cobertura de los objetivos.
• Gestión de cobros realizada.
• Clientes nuevos conseguidos.
• Productos vendidos.
• Sistematizar opiniones, sugerencias o reclamos
• Observaciones.

Dentro del informe semanal también se puede colocar la información sobre los gastos efectuados por el vendedor en un determinado tiempo.

Esta información acerca de los gastos debe incluir:

• Rutas seguidas.
• Transporte utilizado.
• Detalle de las invitaciones (clientes y motivos) con facturas incluidas.
• Observaciones.

c. Informe mensual 

Este informe, puede ser realizado por el jefe inmediatamente superior o el responsable comercial. En él se sistematiza y analiza la información suministrada por los vendedores. Entre los aspectos a destacar de estos informes mensuales se encuentran:

• Análisis de los resultados globales de ventas del mes correspondiente.
• Objetivos cualitativos del mes y grado de cumplimiento.
• Resultado de las acciones promocionales.
• Situación del mercado.
• Acciones de promoción local.
• Objetivos cualitativos y cuantitativos del mes siguiente.
• Tendencias del mercado, tanto para nuestra empresa como para la competencia.

d. ¿Cómo planificar las reuniones de trabajo con los clientes?

Una de las funciones de un vendedor, es la realización de reuniones de trabajo con los clientes. Por esto, es fundamental saber cómo se planifican, se dirigen y se evalúan. Someramente, las tareas de cada fase de las reuniones de trabajo son las siguientes:

Fases de preparación

• Precisar el tema.
  • Obtener antecedentes e información, análisis.
  • Concretar el objetivo.
  • Preparar un guion detallado.
  • Seleccionar los puntos clave.
  • Definir conceptos.
  • Revisar conclusiones previas, acordes con el objetivo.
• Organizar el grupo.
  • Examinar las características individuales.
  • Procurar que el grupo esté equilibrado.
  • Distribuir a los participantes del modo más eficaz y oportuno (es importante su colocación, principalmente en forma de U).
• Planear la reunión.
  • Preparar: introducción y clausura.
  • Prever cómo abordar los puntos que se vayan a debatir.
  • Programar las preguntas.
  • Determinar sistema de discusión.
  • Fijar tiempos.
• Prevenir los detalles.
  • Enviar la convocatoria con suficiente antelación, acompañada de la información precisa.
  • Disponer el material y la documentación adecuada.
  • Preparar convenientemente la sala de reuniones.
  • Comprobar todo con antelación.

Formas de dirigir las reuniones comerciales para que sean eficaces

• Introducción.
  • Empezar a la hora señalada.
  • Centrar la atención del grupo.
  • Definir el propósito de la reunión.
  • Indicar procedimiento de discusión.
  • Conseguir acuerdos.
• Dirigir la discusión.
  • Estimular la discusión: preguntar, evitar fricciones, moderar, controlar, etc.
  • Hacer participar a todos, vigilar el ritmo.
  • Analizar y resumir con frecuencia.
  • Mantener la discusión centrada en el tema (los vendedores son muy dados a divagar).
• Conducir el resumen.
  • Señalar puntos de acuerdo y desacuerdo; conclusiones intermedias.
  • Valorar opiniones, observar su efecto al exponerlas.
  • Ser flexible, sin perder de vista el objetivo.
  • Considerar y resumir las soluciones posibles.
• Conclusiones.
  • Obtener acuerdo, comprobar comprensión y aceptación.
  • Fijar un plan de acción, responsabilizar a las personas en él.
  • Fomentar el espíritu de colaboración.
  • Clausurar la reunión a la hora prevista.
  • Levantar acta por escrito de la reunión y enviarla a todos los participantes.