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Este artículo explica la teoría administrativa de las Cinco Funciones de la Administración de Henri Fayol de una manera práctica. Después de leer, comprenderás los conceptos básicos de estos poderosos principios.

A principios del siglo pasado (1916), el ingeniero francés Henri Fayol creó los primeros principios de la teoría de la administración. Muchos lo consideran como el padre fundador de, por ejemplo, la línea y la organización del personal.

Basado en su experiencia como director exitoso de una compañía minera, desarrolló varias teorías que todavía son relevantes en la actualidad.

Aunque en ese momento, los gerentes no tenían capacitación formal, la creciente complejidad de las organizaciones creó una necesidad de definir las funciones de la administración empresarial.

La administración de una forma u otra es una parte integral de la vida y es esencial donde sea que se realicen esfuerzos humanos para lograr objetivos. Sus componentes básicos siempre están presentes, ya sea que administremos nuestras vidas o nuestros negocios.

Además, las funciones de la administración son un conjunto de principios relacionados con la planificación, organización, dirección, control y aplicación de principios para aprovechar los recursos físicos, financieros, humanos e informativos de manera eficiente y efectiva.

La administración es esencial para una vida organizada y necesaria para establecer todo tipo de organizaciones.

¿Qué es la administración?

Para comprender las funciones de la administración, primero debemos entender qué es.

La administración es un proceso con un elemento social. Requiere el uso eficiente de los recursos combinados con la guía de las personas para alcanzar un objetivo organizacional específico.

Involucra la responsabilidad de alcanzar los objetivos y cumplir con propósitos específicos a través de una planificación con una regulación económica y efectiva.

Tres características clave definen la administración.

  1. Es un proceso de actividades continuas y relacionadas: Cada una de las funciones está relacionada y se complementan entre sí. Cuando tú, como gerente, participas en una función, en realidad también comienza el proceso de la otra.
  2. Involucra y se concentra en los objetivos de la organización: La gerencia se centra principalmente en lograr la misión de la organización. Si bien hay objetivos detallados en los que podrías enfocarte, la administración está interesada en identificar las metas más amplias y usar las diferentes funciones para lograr los objetivos. Cada función debería acercar más a la organización de lograr su visión.
  3. Logra los objetivos trabajando con personas y recursos de la organización: Puedes usar diferentes recursos financieros o equipos físicos como parte del proceso, al mismo tiempo que diriges y guías al personal hacia los objetivos. El gerente está a cargo de apoyar a las personas y conectar a la persona adecuada con los recursos adecuados.

En esencia, la administración se trata de un proceso dinámico, con una serie de elementos y actividades como parte del proceso.

El elemento dinámico y social significa que las funciones de la administración están separadas de las funciones operativas. Si bien las funciones operativas se refieren a actividades y procesos tales como marketing, finanzas y compras, estas difieren según el nivel de organización en el que tienen lugar.

Las funciones de la administración  son las mismas, pero los procesos que utilizan las personas pueden ser diferentes. Un estilo o proceso puede depender de la organización, el gerente en cuestión e incluso los objetivos.

Es probable que cambies el estilo de gestión si está dirigiendo a una sola persona o si tiene el control de un equipo.

Objetivos de las funciones de la administración empresarial

Los principales objetivos son:

1.      Funciones de la administración: Obtención de resultados máximos con esfuerzos mínimos

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El objetivo principal de la administración es asegurar resultados máximos con esfuerzos y recursos mínimos. Básicamente, se preocupa por pensar y utilizar los recursos humanos, materiales y financieros de tal manera que resulte en la mejor combinación.

Esta combinación da como resultado la reducción de varios costos.

2.      Aumento de la eficiencia de los factores de producción

A través de la utilización adecuada de varios factores de producción, la eficiencia se puede aumentar en gran medida.

Lo que se puede obtener reduciendo el deterioro y los desperdicios de todo tipo, que su vez conduce a un ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero que es esencial para el crecimiento y la prosperidad de la empresa.

3.      Máxima prosperidad para el empleador y los empleados

La administración garantiza el funcionamiento fluido y coordinado de la empresa. 

Esto a su vez ayuda a proporcionar los máximos beneficios al empleado en forma de buenas condiciones de trabajo, un sistema salarial adecuado, planes de incentivos y mayores ganancias para el empleador.

4.      Mejora humana y justicia social

Las funciones de la administración sirven como una herramienta para la elevación y el mejoramiento de la sociedad.

A través del aumento de la productividad y el empleo, la administración garantiza mejores niveles de vida para la sociedad y proporciona justicia a través de sus políticas uniformes.

¿Quién fue Henri Fayol?

Henri Fayol fue el primero en intentar clasificar las actividades gerenciales en funciones específicas. El ingeniero francés estableció los primeros principios de la teoría clásica de la administración a principios del siglo pasado.

Para Fayol, administrar es un proceso que incluye planificación, organización, dirigir, coordinación y control. 

Estos son los cimientos para establecer la relación entre el personal y el superior. Las cinco funciones principales ayudan a la administración a resolver los problemas en la relación o dentro de la organización de una manera creativa.

Cinco funciones de la administración

Henri Fayol ganó fama mundial por sus 14 principios generales de gestión. Distinguió seis actividades generales para empresas industriales: técnicas, comerciales, financieras, de seguridad, contables y gerenciales.

Además, definió cinco funciones de la administración empresarial y aún hoy se consideran relevantes.

Todas estas cinco funciones de la administración empresarial están estrechamente relacionadas. Sin embargo, estas funciones son altamente indistinguibles y prácticamente irreconocibles en el trabajo. 

Por esto, es necesario enfocar cada función por separado y alternarla.

1.      Funciones de la administración: Planificación

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La planificación es mirar hacia el futuro.

“Planificar es decidir de antemano: qué hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo. Se cierra la distancia desde donde estamos y donde queremos estar”.

Según Henri Fayol, elaborar un buen plan de acción es la más difícil de las cinco funciones de la administración. Ya que esto requiere una participación activa de toda la organización.

También implica predecir el futuro, así como intentar controlar los eventos y tener la capacidad de prever los efectos de las acciones a largo plazo.

Un programa de planificación eficaz incorpora el efecto de factores tanto externos como internos.

Los factores externos son:

  • La escasez de recursos; tanto capital como material
  • Tendencia económica general en lo que respecta a las tasas de interés y la inflación
  • Avances tecnológicos dinámicos
  • Mayor regulación gubernamental con respecto a los intereses de la comunidad
  • Entornos políticos internacionales inestables, etc.

Los factores internos que afectan la planificación son:

  • Oportunidades de crecimiento limitadas debido a la saturación que requiere diversificación
  • Patrones cambiantes de la fuerza laboral
  • Estructuras organizacionales más complejas
  • Descentralización, etc.

Con respecto al tiempo y la implementación, la planificación debe estar vinculada y coordinada en diferentes niveles. Esta debe tener en cuenta los recursos disponibles y la flexibilidad del personal.

Es por esto que, la planificación es un pensamiento sistemático para el logro de objetivos predeterminados. Esta es necesaria para garantizar la utilización adecuada de los recursos humanos y no humanos.

Peter Drucker ha definido la planificación de la siguiente manera:

“Es el proceso continuo de tomar decisiones empresariales de manera sistemática y con el mejor conocimiento posible de su futuro. Organizar los esfuerzos necesarios para llevar a cabo estas decisiones y medir los resultados de estas contra las expectativas a través de comentarios”.

¿Por qué es esencial la planificación?

La planificación proporciona a la organización una mejor idea de lo que quiere lograr y cómo puede lograrlo. Básicamente, tienes un mejor enfoque cuando planeas cosas. 

Piensa qué pasaría si entraras en una gran entrevista de trabajo sin ninguna planificación.

Puede que esté bien, pero no podrías concentrarte en los detalles y llevarte tiempo responder. Pero si planeas la entrevista, tienes suficiente conocimiento para responder preguntas específicas sobre la empresa.

En efecto, la planificación garantiza la utilización adecuada de los recursos disponibles y la capacidad de comprender cómo se deben utilizar para lograr el objetivo.

En el ejemplo de la entrevista, la planificación te ayuda a aprovechar la información en los sitios web de la compañía, investigar las preguntas de la entrevista y luego usar esta información para resumir respuestas de ejemplo.

Una parte clave de la planificación es también el papel vital que desempeña en la reducción de riesgos. Cuando la gerencia planifica las tareas, observan la situación y detallan los posibles obstáculos por delante.

Al igual que con una entrevista, el riesgo de no saber nada sobre la compañía o dar una respuesta incoherente es mayor que si hubieras planeado un poco tus respuestas.

¿Cómo planificar?

La planificación es una actividad intelectual que no siempre requiere una gran cantidad de trabajo y esfuerzo, ya que gran parte se trata de pensar creativamente sobre los problemas en cuestión.

Cuando necesites participar en la planificación, debe centrarte en los siguientes pasos:

  • Obtén conocimiento de los problemas: Debes comprender los objetivos de la organización, los diferentes componentes que involucran y los recursos disponibles. También debes conocer el tema. En términos de aumentar las ventas, debes comprender cómo funciona y qué diferentes métodos pueden impulsar efectivamente las ventas de la empresa.
  • Mira hacia el futuro: La función consiste en comprender los objetivos a corto y largo plazo que la organización desea alcanzar. Debes tener en cuenta no solo estos elementos diferentes, sino también poder hacer predicciones sobre las condiciones futuras para lograrlos
  • Determina los objetivos: Una vez que conoces el objetivo de la organización, los recursos disponibles y las perspectivas futuras para lograrlos, debes identificar los procesos específicos que se requieren para lograr la meta más grande.  Cuantos más objetivos y procesos detallados puedas establecer, mejor será el plan.
  • Crea estructuras flexibles: Tu planificación debe ser flexible y tener en cuenta que las cosas no siempre salen según el plan. Quizás el equipo financiero tenga que reducir los costos para el equipo de ventas y tu debe estar consciente del impacto que esto tendría en tu nueva campaña de marketing.

2.      Tener una buena organización

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Una organización solo puede funcionar bien si está bien organizada.

Esto significa que debe haber suficiente capital, personal y materias primas para que esta pueda funcionar sin problemas y pueda construir una buena estructura de trabajo.

Organizar un negocio implica determinar y proporcionar recursos humanos y no humanos a la estructura. Esto implica:

  • Identificación de actividades.
  • Clasificación de la agrupación de actividades.
  • Asignación de deberes.
  • Delegación de autoridad y creación de responsabilidad.
  • Coordinación de las relaciones de autoridad y responsabilidad.

La estructura organizativa con una buena división de funciones y tareas es de crucial importancia. Cuando aumenta el número de funciones, la organización se expandirá tanto horizontal como verticalmente.

Esto requiere un tipo diferente de liderazgo. Organizar es una función importante de las cinco funciones de la administración.

Según Henry Fayol, “Organizar un negocio es proporcionarle todo lo útil para su funcionamiento, es decir, materia prima, herramientas, capital y personal”.

¿Por qué es esencial organizarse?

Si bien puede ser difícil trabajar sin un plan, es imposible que una organización funcione sin organizarse. Esta es una de las funciones de la administración que es vital porque asegura que haya estructura para las operaciones. 

Conoce los recursos y se asegura de que se utilicen de la manera que mejor ayude a la empresa a alcanzar sus objetivos.

En términos de finanzas, la organización puede garantizar que no desperdicies dinero en  procesos que no brindan los resultados correctos.

Si no organizas a las personas adecuadas para realizar los trabajos correctos, podrías dañar la productividadAl organizar los recursos, garantizas la eficiencia y la estructura operativas.

Sin organización, los recursos no necesariamente funcionarían para alcanzar los objetivos. Si bien es posible que el equipo siga realizando tareas, las tareas pueden no ser las correctas para la situación.

¿Cómo organizarse?

Cuando se realiza de manera eficiente, la organización tiende a seguir el patrón y los pasos descritos a continuación:

  • Identifica actividades y clasifícalas: Este paso es lo suficientemente sencillo porque ya tienes un plan. Tu objetivo es identificar los diferentes roles, procesos y actividades necesarios para lograrlos. Estos serían los roles para los miembros del equipo, las diferentes tareas que cada rol necesitaría realizar y los procesos específicos que incluirían las tareas.
  • Asigna los deberes y recursos: Una vez que hayas identificado lo anterior, comenzarás a organizar los recursos. Asignarías las tareas específicas para las personas que consideras que son las más calificadas y proporcionarás los recursos para los procesos que más las necesitan.
  • Delega autoridad y crea responsabilidades: Los gerentes no deben comportarse como dictadores. Aunque el poder se concentra en ti como gerente, no significa que debas tener toda la autoridad. Para que la campaña de marketing funcione correctamente, es posible que debas asegurarte de que la persona a cargo del equipo tenga la autoridad para tomar decisiones.
  • Coordina la autoridad y las responsabilidades: Además de delegar la autoridad, también debes coordinarla para que coincida con la funcionalidad general de la organización y la estructura de los objetivos.  Igualmente, si tienes otros gerentes por encima, es importante coordinar la autoridad para garantizar que la funcionalidad no sufra como resultado de diferentes planes.

3.      Funciones de dirigente

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Esta es la parte de las funciones de la administración que activa los métodos organizacionales para trabajar eficientemente.

La dirección es ese aspecto de la gestión del personal que se ocupa directamente de influir, orientar, supervisar y motivar a las personas subordinadas para el logro de los objetivos de la organización. La dirección tiene los siguientes elementos:

  • Supervisión: Implica supervisar el trabajo de los subordinados por parte de sus superiores. Es el acto de observar y dirigir el trabajo y los trabajadores.
  • Motivación: Busca inspirar, estimular o alentar a los empleados con entusiasmo para trabajar. Se pueden usar incentivos positivos, negativos, monetarios y no monetarios para este propósito.
  • Liderazgo: Puede definirse como un proceso mediante el cual el gerente guía e influye en el trabajo de los empleados en la dirección deseada.
  • Comunicación: Es el proceso de pasar información, experiencia u opinión de una persona a otra. Es un puente de entendimiento.

Cuando se les dan órdenes e instrucciones de trabajo claras, los empleados sabrán exactamente lo que se les exige. Además, supervisarlos conduciría a informes continuos de progreso y aseguraría a los superiores que las instrucciones se están llevando a cabo correctamente.

El rendimiento de todos los empleados se optimizará si se les dan instrucciones concretas con respecto a las actividades que deben llevar a cabo. Los gerentes exitosos tienen integridad, se comunican claramente y basan sus decisiones en auditorías regulares.

Son capaces de motivar a un equipo y alentar a los empleados a tomar la iniciativa.

¿Por qué es esencial dirigir?

La dirección tiene un papel importante en una organización, ya que ayuda a fortalecer su capacidad operativa. Lo hace asegurando que las diferentes partes de la organización funcionen mejor.

Esta es una de las funciones de la administración que actúa como puente entre las necesidades operativas y los requisitos humanos de tus empleados.

Básicamente, se crea un vínculo entre la necesidad de generar ganancias, con la necesidad de mantener a los empleados motivados e interesados.

Dado que dirigir tiene como objetivo mejorar la productividad, estarás fortaleciendo el éxito de la organización.

Cuando se abordan los objetivos desde una perspectiva humana que apunta a garantizar que se escuchen las opiniones de las personas, los objetivos se cumplen más rápido que en entornos orientados a tareas.

Por lo que la capacidad de la gerencia para escuchar a la fuerza laboral, apoyarlos e inspirarlos aumentará la productividad y la rentabilidad de la organización.

Si escuchas las inquietudes de tu equipo y tal vez les proporciones inspiración con citas, películas o los ocasionales días fuera de la oficina, puedes actualizar tu determinación para lograr el objetivo.

Si solo arrojas un papel en blanco frente a ellos y les dices que escriban una historia, es menos probable que sigan interesados.

¿Cómo dirigir?

Puedes dirigir a tu equipo utilizando cuatro métodos clave basados ​​en los hallazgos de los estudios de comportamiento humano. Estos son:

  • Supervisión: Debes supervisar el trabajo que realizan tus empleados. El método requiere observar y monitorear el desempeño, pero también apoyar y guiarlos cuando las cosas no salen según lo planeado.
  • Comunicación: La dirección se basa en una comunicación efectiva. Como gerente, debes crear un entorno que admita diferentes métodos de comunicación, desde pasar información hasta intercambiar opiniones. Lo importante es garantizar que estos diferentes canales de comunicación siempre estén abiertos.
  • Motivación: Como se mencionó anteriormente, gran parte de la dirección se trata de inspirar y motivar a tus empleados. Los necesitas para respaldar los objetivos y asegurarte de que haya entusiasmo para lograrlo. Motivar como gerente incluye comentarios positivos y negativos, provisión de ideas y oportunidades para desarrollar aún más las habilidades.
  • Liderazgo: Los gerentes deben actuar como líderes al dirigir la fuerza laboral. Esto significa que debe motivar e inspirar ocasionalmente dando un ejemplo, en lugar de simplemente decirles a los empleados lo que deben hacer.

Sabemos que todo esto puede parecer bastante complejo y hacerlo bien puede ser más difícil que cualquiera de las otras funciones de la administración.

4.      Mantener un trabajo coordinado

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Cuando todas las actividades estén armonizadas, la organización funcionará mejor. La influencia positiva del comportamiento de los empleados es importante en esto.

Por lo tanto, la coordinación apunta a estimular la motivación y la disciplina dentro de la dinámica del grupo. Esto requiere una comunicación clara y un buen liderazgo.

Solo a través de la gestión positiva del comportamiento de los empleados se pueden lograr los objetivos previstos.

5.      Mantener control sobre las actividades

Al verificar si todo va de acuerdo con el plan, la organización sabe exactamente si las actividades se llevan a cabo de conformidad con el plan.

Un sistema eficiente de control ayuda a predecir las desviaciones antes de que ocurran realmente. 

Según Theo Haimann, “Controlar es el proceso de verificar si se está haciendo un progreso adecuado hacia los objetivos y metas y actuar si es necesario, para corregir cualquier desviación”.

Según Koontz & O’Donell, “controlar es la medición y corrección de las actividades de desempeño de los subordinados con el fin de asegurarse de que los objetivos y planes empresariales deseados para lograrlos se cumplan”.

¿Por qué es esencial controlar?

La función más importante de control es la capacidad de reducción de riesgos. Debido a que esencialmente monitoriza el desempeño del equipo y lo compara con los objetivos que has establecido, puedes reaccionar a los problemas más fácilmente.

En lugar de darte cuenta al final del mes que has perdido tú objetivo de ventas por un margen enorme, puedes estar atento a la situación durante el proceso.

Incluso si pierdes el objetivo, es posible que al menos tengas la oportunidad de corregir la situación. Con el control, estás reduciendo el riesgo de falla y el impacto de no cumplir con objetivos.

En el mundo de los negocios, medir el desempeño puede ser la diferencia entre las compañías exitosas y las que fracasan. 

Piensa en una nueva empresa. Si la administración no tiene un conjunto de estándares para medir su desempeño, no tendrán idea de cómo se ve el éxito o el fracaso.

Digamos que quieren ganar $ 100,000 en los primeros tres meses. Sin estándares y un control adecuado, después de tres meses, todo lo que saben es si se lo ganaron o no. No sabrán por qué.

¿El éxito se redujo al producto? ¿El marketing ayudó? ¿Cuánto impulsó su estrategia de medios sociales las ventas? ¿Se trataba de los mecanismos de ahorro que implementaron? Al final, comprender las razones detrás del éxito o el fracaso ayudará al negocio a tener un mejor desempeño.

¿Cómo controlar?

Para que esta sea una de las funciones de la administración efectiva, debes seguir estos cuatro pasos:

  • Establece estándares de rendimiento: Primero debes establecer los estándares de rendimiento a los que apuntas. Observa los objetivos y el plan que has establecido, creando un conjunto de medidas que te indicarán que estás en el camino correcto.
  • Mide el rendimiento real: Una vez que hayas establecido los estándares y hayas puesto en marcha los nuevos procesos, puedes comenzar a monitorear el rendimiento real. El proceso de monitoreo dependerá de la facilidad de medición. Parte del proceso puede ser revisiones de rendimiento o datos cuantificables reales. La clave es comenzar a recopilar la información desde el principio.
  • Compara el rendimiento real con los estándares esperados: A medida que recibas datos de rendimiento, puedes comenzar a compararlos con los estándares que has establecido. La comparación te ayuda a identificar las áreas problemáticas o notar patrones.
  • Toma medidas correctivas: Con los datos que has recopilado y la información que tienes sobre el rendimiento, puedes tomar las medidas correctivas necesarias.

Las funciones de la administración son muy importantes

Las funciones de la administracion son muy importantes

Henri Fayol desarrolló sus ideas con respecto a las funciones de la administración y su teoría ha moldeado en gran medida la comprensión actual de los elementos centrales.

Las funciones son clave para la administración en todos los niveles, desde los puestos de entrada hasta los roles superiores.

Además, cada cinco funciones (planificación, organización, dirección, coordinación y control) están vinculadas entre sí.

Para utilizar una función, normalmente debes seguir con otra o haber establecido una de antemano.

Si bien ciertos teóricos y expertos pueden estar en desacuerdo sobre si hay tres, cuatro, cinco o seis funciones, el consenso está de acuerdo con las representaciones detalladas de las habilidades, procesos y estructuras anteriores.

Un buen gerente debe ser capaz de vigilar las cinco funciones, a menudo al mismo tiempo, para garantizar la productividad y la rentabilidad. Las funciones de la administración son cruciales para entender si deseas tener éxito como gerente. 

Conocer lo anterior te guiará para enfocarte en los aspectos correctos al hacer el trabajo y dará confianza en tu capacidad. También ayuda a proporcionar más claridad en términos de las habilidades y características que necesitas poseer para ser un buen gerente.