El proceso de comunicación es fundamental para la existencia y supervivencia de los humanos, así como para una organización.
Este involucra crear y compartir ideas, información, puntos de vista, hechos o sentimientos entre las personas para llegar a un acuerdo común. La comunicación es la clave para la función de dirección de la gestión.
El proceso comunicativo es cíclico, ya que comienza y termina con el remitente en forma de retroalimentación. Además, debe ser una interacción continua y dinámica, que involucra muchas variables y pasos donde cada uno constituye lo esencial de una comunicación efectiva.
Un gerente puede estar altamente calificado, pero si no posee buenas habilidades de comunicación, toda su experiencia se vuelve irrelevante.
Un gerente debe comunicar sus instrucciones de manera efectiva a los subordinados para hacer el trabajo correctamente.
Ya sea que estés dando una presentación importante, escribiendo un correo electrónico o participando en una sesión de lluvia de ideas, es importante poder comunicarse de una manera que tu audiencia pueda entender fácilmente.
El proceso de comunicación puede ayudarte a asegurar que construyas y entregues tu mensaje de la mejor manera.
Contenido del artículo
Comprender el proceso de comunicación puede ayudarte a comunicar tu mensaje de manera más efectiva.
El proceso termina en un ciclo de retroalimentación, donde la que recibe puede ayudarte a mejorar aún más tu proceso comunicativo en el futuro.
La comunicación es un proceso continuo que involucra principalmente tres elementos:
Estos tres elementos y los otros menos conocidos se explican en detalle a continuación:
La base misma del proceso de comunicación establece a una persona que transmite o envía el mensaje.
El remitente del mensaje que puede ser un pensamiento, una idea, una imagen, un símbolo, un informe o una orden, posturas y gestos, incluso una sonrisa momentánea.
Por lo tanto, el remitente es el iniciador del mensaje que debe transmitirse. Después de haber generado la idea o la información, el emisor la codifica de tal manera que el receptor pueda entenderla bien.
El mensaje se conoce como la información transmitida por las palabras como en el habla y los escritos, signos, imágenes o símbolos, dependiendo de la situación y la naturaleza e importancia de la información que se desea enviar.
El mensaje es el corazón de la comunicación. Es el contenido que el remitente quiere transmitir al receptor.
Puede ser verbal tanto escrito como hablado; o no verbal, es decir, pictórica, simbólica o cualquier otra señal que active la respuesta de un receptor.
La codificación es poner el mensaje dirigido en un medio apropiado que puede ser verbal o no verbal dependiendo de la situación, el tiempo, el espacio y la naturaleza del mensaje que se enviará.
El remitente coloca el mensaje en una serie de símbolos, imágenes o palabras que se comunicarán al receptor previsto.
Este es un paso importante en el proceso de comunicación, ya que una codificación incorrecta e inapropiada puede vencer la verdadera intención del proceso de comunicación.
El conocimiento, las habilidades, la percepción, los antecedentes, las competencias del remitente tienen un gran impacto en el éxito del mensaje.
El remitente elige el medio a través del cual desea transmitir su mensaje al destinatario. Debe seleccionarse cuidadosamente para que el mensaje sea efectivo e interpretado correctamente por el destinatario.
La elección del medio depende de las relaciones interpersonales entre el emisor y el receptor y también de la urgencia del mensaje que se envía.
El mensaje oral, virtual, escrito, sonoro, gestual son algunos de los canales de comunicación más utilizados.
Dado que cada canal tiene sus ventajas y desventajas, la elección de la selección adecuada del canal es primordial para una comunicación efectiva. La cantidad de canales de comunicación disponibles ha aumentado en los últimos 20 años.
A medida que las organizaciones crecen en tamaño, los gerentes no pueden confiar solo en la comunicación cara a cara para transmitir su mensaje.
Un desafío al que nos enfrentamos en la actualidad, es determinar qué tipo de canal de comunicación deberíamos elegir para llevar a cabo una comunicación efectiva.
Para facilitar la tarea de un gerente, los tipos de canales de comunicación se clasifican en tres grupos principales:
Un canal de comunicación formal transmite información como los objetivos, políticas y procedimientos de una organización.
Los mensajes en este tipo de canal de comunicación siguen una cadena de comando. Esto significa que la información fluye de un gerente a sus subordinados y ellos a su vez transmiten la información al siguiente nivel de personal.
Un ejemplo de un canal de comunicación formal es el boletín de una empresa, que ofrece a los empleados y a los clientes una idea clara de los objetivos y la visión de una empresa.
También incluye la transferencia de información con respecto a memorandos, informes, instrucciones y reuniones programadas en la cadena de mando.
Un plan de negocios, encuesta de satisfacción del cliente, informes anuales, manual del empleador, reuniones de revisión son todos canales de comunicación formales.
Dentro de un entorno laboral formal, siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación no puede funcionar eficientemente por sí sola y, por lo tanto, existe un canal de comunicación fuera de esta red.
Si bien este tipo de canal de comunicación puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente necesita encontrar el equilibrio entre el canal de comunicación formal e informal.
Un ejemplo de un canal de comunicación informal es la hora del almuerzo en la cafetería / comedor de la organización. Aquí, en un ambiente relajado, se alientan las discusiones entre los empleados.
Los círculos de calidad, el trabajo en equipo, los diferentes programas de capacitación están fuera de la cadena de mando y, por lo tanto, entran en la categoría de canales informales de comunicación.
Los buenos gerentes reconocerán el hecho de que a veces la comunicación que tiene lugar dentro de una organización es interpersonal. Si bien las minutas de una reunión pueden ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política y los programas de televisión también forman parte del proceso de comunicación.
Un buen gerente debe estar al tanto de la información que circula en este canal de comunicación no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar el flujo de información falsa.
Un ejemplo de un canal de comunicación no oficial son las reuniones sociales entre los empleados.
El receptor es la persona o grupo para quien está destinado el mensaje. Puede ser un oyente, un lector o un espectador.
Cualquier negligencia por parte del receptor puede hacer que la comunicación sea ineficaz. El receptor debe comprender el mensaje enviado de la mejor manera posible, de modo que se logre la verdadera intención de la comunicación.
La medida en que el receptor decodifica el mensaje depende de su conocimiento del tema del mensaje, la experiencia, la confianza y la relación con el remitente.
El receptor es un factor tan importante en el proceso de comunicativo como lo es el emisor. Es el otro extremo del proceso.
El receptor debe estar en condiciones de recibir el mensaje, es decir, debe tener un canal de comunicación activo y no debe preocuparse por otros pensamientos que puedan hacer que no preste suficiente atención al mensaje.
Aquí, el receptor interpreta el mensaje del remitente e intenta entenderlo de la mejor manera posible.
Una comunicación efectiva se produce solo si el receptor entiende el mensaje exactamente de la misma manera en que fue pensado por el remitente.
La retroalimentación es el último aspecto del proceso de comunicación. Se refiere a la respuesta del receptor en cuanto al mensaje enviado por el remitente. La retroalimentación es necesaria para garantizar que el mensaje se haya codificado, enviado, decodificado y comprendido de manera efectiva.
Es el paso final del proceso de comunicación y establece que el receptor ha recibido el mensaje tal y como se pretendía. En otras palabras, el receptor ha interpretado correctamente el mensaje según lo previsto por el remitente.
Este elemento es fundamental para que la comunicación sea efectiva y útil.
Considera los siguientes puntos relacionados con la retroalimentación involucrada en el proceso comunicativo:
Existen cuatro tipos de comentarios:
Se refiere a cualquier obstrucción causada por el remitente, mensaje o receptor durante el proceso de comunicación.
Por ejemplo, mala conexión telefónica, codificación defectuosa, decodificación defectuosa, receptor desatento, mala comprensión del mensaje debido a prejuicios o gestos inapropiados.
Hay cuatro tipos de ruido:
Ahora que comprendes las ocho etapas del proceso de comunicación y los posibles problemas que pueden surgir, puedes utilizar el modelo como ayuda para comunicarte de manera más efectiva.
Esto se puede hacer siguiendo estos pasos:
Antes de comenzar a construir tu mensaje, debes aclarar el motivo por el cual quieres comunicarte, respondiendo estas preguntas:
Ahora que tienes la idea básica formulada, es hora de redactar el mensaje.
Ahora que tu mensaje está listo, es hora de entregarlo. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a transmitirlo de manera efectiva:
Recibir comentarios es una etapa importante en el proceso de comunicación.
Si no puedes recopilar comentarios, no obtendrás ninguna información sobre cómo mejorar esta comunicación o comunicaciones futuras.
El gerente explica a los empleados los objetivos de la organización, los modos de su logro y también las relaciones interpersonales entre ellos.
Esto proporciona coordinación entre varios empleados y también departamentos. Por lo tanto, las comunicaciones actúan como base para la coordinación en la organización.
Un gerente coordina los elementos humanos y físicos de una organización para ejecutarla sin problemas y de manera eficiente.
Esta coordinación no es posible sin una comunicación adecuada.
La comunicación adecuada proporciona información al gerente que es útil para la toma de decisiones.
No se pueden tomar decisiones en ausencia de información. Por lo tanto, la comunicación es la base para tomar las decisiones correctas.
El gerente transmite los objetivos y emite instrucciones y asigna trabajos a los subordinados.
Todos estos aspectos implican comunicación. Por lo tanto, la comunicación es esencial para el desempeño rápido y efectivo de los gerentes y de toda la organización.
El proceso de comunicación bidireccional promueve la cooperación y el entendimiento mutuo entre los trabajadores y también entre ellos y la gerencia.
Esto conduce a menos fricción y, por lo tanto, a la paz industrial en la fábrica y a operaciones eficientes.
La buena comunicación ayuda a los trabajadores a adaptarse al aspecto físico y social del trabajo. También mejora las buenas relaciones humanas en la industria.
Un sistema eficiente de comunicación permite a la gerencia motivar, influir y satisfacer a los subordinados, lo que a su vez aumenta su moral y los mantiene motivados.
Marc es un ejecutivo de marketing que quiere hacer una presentación a su junta ejecutiva para solicitar más fondos para su departamento.
Analicemos cada etapa para ver cómo Marc puede usar el proceso de comunicación y comunicarse mejor.
Dependiendo del canal, los tipos de comunicación pueden ser:
Esto implica el uso de lenguaje y palabras con el propósito de transmitir el mensaje deseado. En términos generales, la comunicación verbal significa que la comunicación se logra en forma de palabras habladas solamente.
Pero, en el contexto de los tipos de comunicación, la comunicación verbal puede ser en forma oral o escrita.
En este tipo de comunicación, los mensajes se transmiten sin hacer uso de palabras. Esta forma de comunicación se complementa principalmente con la verbal, ya que implica con gestos, lenguaje corporal, símbolos y expresiones.
A través de estos, uno puede comunicar su estado de ánimo u opinión o incluso mostrar una reacción a los mensajes que se transmiten. Las acciones no verbales a menudo establecen el tono para el diálogo.
Puede controlar y guiar la comunicación. Algunos de los modos de comunicación no verbal son:
Esta es la suma total de lo físicamente observable.
Por ejemplo, gestos con las manos, lenguaje corporal, expresiones faciales, el tono de la voz, postura, postura, tacto, mirada y otros. Varios investigadores han revelado que la comunicación física no verbal constituye aproximadamente el 55% de nuestras comunicaciones diarias.
Estas son señales sutiles que se recogen como parte de nuestro entendimiento biológico.
Del mismo modo, otras sugerencias sutiles transmitirán su reacción al presentador o la reacción de la audiencia.
Este es el arte de leer entre líneas. El tipo principal de dicha comunicación se realiza con el tono de la voz.
Este tipo de comunicación representa casi el 38% de toda la comunicación que hacemos todos los días. Junto con el tono de voz, el estilo de hablar, la calidad de la voz, el estrés, las emociones o la entonación sirven para la comunicación.
Y, estos aspectos no son verbales.
El arte es un medio importante de comunicación. A través de las pinturas u otras formas de arte, un artista puede transmitir los mensajes más fuertes.
Varias veces en la historia del mundo, el arte se ha utilizado como una forma efectiva de comunicación no verbal.
La primera impresión establece el tono. La gente reaccionará a tu apariencia y esto es un hecho de la vida.
Tu ropa, el color de las telas determinan la reacción de tu audiencia.
Esta es la comunicación a través de ayudas visuales como dibujos, pancartas, presentaciones e ilustraciones, etc.
Las comunicaciones formales son las que fluyen a través de los canales oficiales diseñados en el organigrama.
Pueden tener lugar entre un superior y un subordinado, un subordinado y un superior o entre los mismos empleados o gerentes de cuadros. Estas comunicaciones pueden ser orales o escritas y generalmente se graban y archivan en la oficina.
La comunicación formal puede clasificarse además como comunicación vertical y comunicación horizontal.
Las comunicaciones verticales, como su nombre indica, fluyen verticalmente hacia arriba o hacia abajo a través de canales formales.
La comunicación ascendente se refiere al flujo de comunicación de un subordinado a un superior, mientras que la comunicación descendente fluye de un superior a un subordinado.
Algunos de los ejemplos de comunicación ascendente son:
Algunos ejemplos de comunicación descendente son:
La comunicación horizontal o lateral tiene lugar entre una división y otra. Por ejemplo, un gerente de producción puede contactar al gerente de finanzas para discutir la entrega de materia prima o su compra.
Se dice que cualquier comunicación que tenga lugar sin seguir los canales formales de comunicación es comunicación informal.
La comunicación informal a menudo se conoce como la 'vid' ya que se extiende por toda la organización y en todas las direcciones sin tener en cuenta los niveles de autoridad.
La comunicación informal se propaga rápidamente, a menudo se distorsiona y es muy difícil detectar la fuente de dicha comunicación. También conduce a rumores que no son ciertos.
El comportamiento de las personas a menudo se ve afectado por los rumores y las discusiones informales que a veces pueden obstaculizar el entorno laboral.
Sin embargo, estos canales pueden ser útiles ya que transportan información rápidamente.
Los gerentes también utilizan canales informales para transmitir información con el fin de conocer las reacciones de sus subordinados.
Las barreras de comunicación pueden impedirla o tener un significado incorrecto debido a que se pueden crear malentendidos.
Por lo tanto, es esencial que un gerente identifique tales barreras y tome las medidas apropiadas para superarlas. Las barreras a la comunicación en las organizaciones se pueden agrupar ampliamente de la siguiente manera:
Estos están relacionados con los problemas y las obstrucciones en el proceso de codificación y decodificación de un mensaje en palabras o impresiones. Normalmente, tales barreras resultan debido al uso de palabras incorrectas, traducciones defectuosas, diferentes interpretaciones, etc.
Por ejemplo, un gerente tiene que comunicarse con trabajadores que no tienen conocimiento del español.
El idioma es una barrera para la comunicación, ya que el gerente puede no ser capaz de comunicarse adecuadamente con los trabajadores.
Los factores emocionales o psicológicos también actúan como barreras para la comunicación. El estado mental tanto del emisor como del receptor de la comunicación se refleja en una comunicación efectiva.
Una persona preocupada no puede comunicarse correctamente y un destinatario enojado no puede entender el mensaje correctamente.
Por lo tanto, en el momento de la comunicación, tanto el emisor como el receptor deben ser psicológicamente sanos. Además, deben confiar el uno en el otro. Si no se creen, no pueden entender el mensaje del otro en su sentido original.
Los factores relacionados con la estructura organizativa, las relaciones de autoridad de normas y reglamentos a veces pueden actuar como barreras para una comunicación efectiva.
En una organización con un patrón altamente centralizado, es posible que no se aliente a las personas a tener una comunicación libre. Además, las normas y reglamentos rígidos y los procedimientos engorrosos también pueden convertirse en un obstáculo para la comunicación.
Los factores personales tanto del remitente como del receptor pueden actuar como una barrera para una comunicación efectiva. Si un superior piensa que una comunicación particular puede afectar negativamente su autoridad, puede suprimir dicha comunicación.
Además, si los superiores no tienen confianza en la competencia de sus subordinados, no pueden pedir su consejo. Los subordinados pueden no estar dispuestos a ofrecer sugerencias útiles en ausencia de cualquier recompensa o agradecimiento por una buena sugerencia.
Son las barreras más obvias para una comunicación efectiva. Estas barreras son en su mayoría fácilmente removibles.
Incluyen barreras como el ruido, puertas cerradas, equipos defectuosos utilizados para la comunicación, cabinas cerradas, etc.
A veces, en una oficina grande, la separación física entre varios empleados combinada con equipos defectuosos puede dar lugar a barreras severas para una comunicación efectiva.
A medida que el mundo se globaliza cada vez más, cualquier oficina grande puede tener personas de varias partes del mundo.
Las diferentes culturas tienen un significado diferente para varios valores básicos de la sociedad. La vestimenta, las religiones o la falta de ellas, la comida, las bebidas, las mascotas y el comportamiento general cambiarán drásticamente de una cultura a otra.
Por lo tanto, es imprescindible que tengamos en cuenta estas diferentes culturas al comunicarnos. Esto es lo que llamamos ser culturalmente apropiado.
En muchas empresas multinacionales, se ofrecen cursos especiales en las etapas de orientación que permiten a las personas conocer otras culturas y cómo ser corteses y tolerantes con los demás.
Como vimos, hay muchos métodos de comunicación a nivel organizacional. Cada uno de estos métodos tiene sus propios problemas y limitaciones que pueden convertirse en barreras para una comunicación efectiva.
La mayoría de estas barreras surgen debido a la información errónea o la falta de transparencia adecuada disponible para los empleados.
A ciertas personas les gusta que las dejen en paz. Son los introvertidos o simplemente personas que no son muy sociables. ¡A otros les gusta ser sociables o, a veces, más extraños! Ambos casos podrían convertirse en una barrera para la comunicación.
Algunas personas tienen problemas de actitud, como un gran ego y comportamientos desconsiderados.
Estos empleados pueden causar tensiones severas en los canales de comunicación en los que están presentes. Ciertos rasgos de personalidad como la timidez, la ira, la ansiedad social pueden eliminarse mediante cursos y capacitación adecuada.
Sin embargo, problemas como el comportamiento egocéntrico y el egoísmo pueden no ser corregibles.
Las personas perciben las mismas cosas de manera diferente. Este es un hecho que debemos considerar durante el proceso de comunicación.
El conocimiento de los niveles de percepción de la audiencia es crucial para una comunicación efectiva. Todos los mensajes o comunicados deben ser fáciles y claros. No debería haber lugar para un conjunto interpretativo diversificado.
Ciertos trastornos o enfermedades u otras limitaciones también podrían impedir la comunicación efectiva entre los diversos canales de una organización.
La estridencia de la voz, la dislexia son algunos ejemplos de barreras fisiológicas para una comunicación efectiva. Sin embargo, estos no son cruciales porque se pueden compensar y eliminar fácilmente.
Otras barreras incluyen las barreras tecnológicas. La tecnología se está desarrollando rápidamente y, como resultado, se hace difícil mantenerse al día con los desarrollos más recientes.
Por lo tanto, a veces el avance tecnológico puede convertirse en una barrera. Además de esto, el costo de la tecnología a veces es muy alto.
La mayoría de las organizaciones no podrán permitirse una tecnología decente para fines de comunicación. Por lo tanto, esto se convierte en una barrera crucial.
Otras barreras son barreras socio-religiosas. En una sociedad patriarcal, una mujer o un transgénero pueden enfrentar muchas dificultades y barreras mientras se comunican.
El proceso de comunicación es un modelo de ocho etapas que puede ayudarte a mejorar tus habilidades de comunicación.
Si bien el modelo puede parecer obvio y algo que la mayoría de nosotros hacemos de forma natural, dividir la comunicación en sus pasos constitutivos y obligarse a pensar en cada paso puede ayudar a mejorar la efectividad de cada conversación o presentación que inicias.
Recuerda tener presente las siguientes características para un proceso comunicativo efectivo:
Además, asegurarte de recibir comentarios sobre cada comunicación también garantizará que tus habilidades de comunicación continúen mejorando con el tiempo.
