Proceso de comunicación: Importancia, tipos y barreras

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El proceso de comunicación es fundamental para la existencia y supervivencia de los humanos, así como para una organización.

Este involucra crear y compartir ideas, información, puntos de vista, hechos o sentimientos entre las personas para llegar a un acuerdo común. La comunicación es la clave para la función de dirección de la gestión.

El proceso comunicativo es cíclico, ya que comienza y termina con el remitente en forma de retroalimentación.  Además, debe ser una interacción continua y dinámica, que involucra muchas variables y pasos donde cada uno constituye lo esencial de una comunicación efectiva.

Un gerente puede estar altamente calificado, pero si no posee buenas habilidades de comunicación, toda su experiencia se vuelve irrelevante.

Un gerente debe comunicar sus instrucciones de manera efectiva a los subordinados para hacer el trabajo correctamente.

Ya sea que estés dando una presentación importante, escribiendo un correo electrónico o participando en una sesión de lluvia de ideas, es importante poder comunicarse de una manera que tu audiencia pueda entender fácilmente.

El proceso de comunicación puede ayudarte a asegurar que construyas y entregues tu mensaje de la mejor manera.

Contenido del artículo

¿Qué es el proceso de comunicación?

Comprender el proceso de comunicación puede ayudarte a comunicar tu mensaje de manera más efectiva.

El proceso termina en un ciclo de retroalimentación, donde la que recibe puede ayudarte a mejorar aún más tu proceso comunicativo en el futuro.

La comunicación es un proceso continuo que involucra principalmente tres elementos:

  • Remitente
  • Mensaje
  • Receptor

Estos tres elementos y los otros menos conocidos se explican en detalle a continuación:

1.      Proceso de comunicación: Remitente

La base misma del proceso de comunicación establece a una persona que transmite o envía el mensaje.

El remitente del mensaje que puede ser un pensamiento, una idea, una imagen, un símbolo, un informe o una orden, posturas y gestos, incluso una sonrisa momentánea.

Por lo tanto, el remitente es el iniciador del mensaje que debe transmitirse. Después de haber generado la idea o la información, el emisor la codifica de tal manera que el receptor pueda entenderla bien.

2.      Mensaje

El mensaje se conoce como la información transmitida por las palabras como en el habla y los escritos, signos, imágenes o símbolos, dependiendo de la situación y la naturaleza e importancia de la información que se desea enviar.

El mensaje es el corazón de la comunicación. Es el contenido que el remitente quiere transmitir al receptor.

Puede ser verbal tanto escrito como hablado; o no verbal, es decir, pictórica, simbólica  o cualquier otra señal que active la respuesta de un receptor.

3.      Codificación

codificacion de un mensaje

La codificación es poner el mensaje dirigido en un medio apropiado que puede ser verbal o no verbal dependiendo de la situación, el tiempo, el espacio y la naturaleza del mensaje que se enviará.

El remitente coloca el mensaje en una serie de símbolos, imágenes o palabras que se comunicarán al receptor previsto.

Este es un paso importante en el proceso de comunicación, ya que una codificación incorrecta e inapropiada puede vencer la verdadera intención del proceso de comunicación.

El conocimiento, las habilidades, la percepción, los antecedentes, las competencias del remitente tienen un gran impacto en el éxito del mensaje.

4.      Canal de comunicación

El remitente elige el medio a través del cual desea transmitir su mensaje al destinatario. Debe seleccionarse cuidadosamente para que el mensaje sea efectivo e interpretado correctamente por el destinatario.

La elección del medio depende de las relaciones interpersonales entre el emisor y el receptor y también de la urgencia del mensaje que se envía.

El mensaje oral, virtual, escrito, sonoro, gestual son algunos de los canales de comunicación más utilizados.

Dado que cada canal tiene sus ventajas y desventajas, la elección de la selección adecuada del canal es primordial para una comunicación efectiva. La cantidad de canales de comunicación disponibles ha aumentado en los últimos 20 años.

A medida que las organizaciones crecen en tamaño, los gerentes no pueden confiar solo en la comunicación cara a cara para transmitir su mensaje.

Un desafío al que nos enfrentamos en la actualidad, es determinar qué tipo de canal de comunicación deberíamos elegir para llevar a cabo una comunicación efectiva.

Para facilitar la tarea de un gerente, los tipos de canales de comunicación se clasifican en tres grupos principales:

  • Formales
  • Informales
  • No oficiales.

Canales formales de comunicación

proceso de comunicacion formal

Un canal de comunicación formal transmite información como los objetivos, políticas y procedimientos de una organización.

Los mensajes en este tipo de canal de comunicación siguen una cadena de comando. Esto significa que la información fluye de un gerente a sus subordinados y ellos a su vez transmiten la información al siguiente nivel de personal.

Un ejemplo de un canal de comunicación formal es el boletín de una empresa, que ofrece a los empleados y a los clientes una idea clara de los objetivos y la visión de una empresa.

También incluye la transferencia de información con respecto a memorandos, informes, instrucciones y reuniones programadas en la cadena de mando.

Un plan de negocios, encuesta de satisfacción del cliente, informes anuales, manual del empleador, reuniones de revisión son todos canales de comunicación formales.

Canales informales de comunicación

Dentro de un entorno laboral formal, siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación no puede funcionar eficientemente por sí sola y, por lo tanto, existe un canal de comunicación fuera de esta red.

Si bien este tipo de canal de comunicación puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente necesita encontrar el equilibrio entre el canal de comunicación formal e informal.

Un ejemplo de un canal de comunicación informal es la hora del almuerzo en la cafetería / comedor de la organización. Aquí, en un ambiente relajado, se alientan las discusiones entre los empleados.

Los círculos de calidad, el trabajo en equipo, los diferentes programas de capacitación están fuera de la cadena de mando y, por lo tanto, entran en la categoría de canales informales de comunicación.

Canales de comunicación no oficiales

Los buenos gerentes reconocerán el hecho de que a veces la comunicación que tiene lugar dentro de una organización es interpersonal. Si bien las minutas de una reunión pueden ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política y los programas de televisión también forman parte del proceso de comunicación.

Un buen gerente debe estar al tanto de la información que circula en este canal de comunicación no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar el flujo de información falsa.

Un ejemplo de un canal de comunicación no oficial son las reuniones sociales entre los empleados.

5.      Receptor

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El receptor es la persona o grupo para quien está destinado el mensaje. Puede ser un oyente, un lector o un espectador.

Cualquier negligencia por parte del receptor puede hacer que la comunicación sea ineficaz. El receptor debe comprender el mensaje enviado de la mejor manera posible, de modo que se logre la verdadera intención de la comunicación.

La medida en que el receptor decodifica el mensaje depende de su conocimiento del tema del mensaje, la experiencia, la confianza y la relación con el remitente.

El receptor es un factor tan importante en el proceso de comunicativo como lo es el emisor. Es el otro extremo del proceso.

El receptor debe estar en condiciones de recibir el mensaje, es decir, debe tener un canal de comunicación activo y no debe preocuparse por otros pensamientos que puedan hacer que no preste suficiente atención al mensaje.

6.      Decodificación

Aquí, el receptor interpreta el mensaje del remitente e intenta entenderlo de la mejor manera posible.

Una comunicación efectiva se produce solo si el receptor entiende el mensaje exactamente de la misma manera en que fue pensado por el remitente.

7.      Retroalimentación

La retroalimentación es el último aspecto del proceso de comunicación. Se refiere a la respuesta del receptor en cuanto al mensaje enviado por el remitente. La retroalimentación es necesaria para garantizar que el mensaje se haya codificado, enviado, decodificado y comprendido de manera efectiva.

Es el paso final del proceso de comunicación y establece que el receptor ha recibido el mensaje tal y como se pretendía. En otras palabras, el receptor ha interpretado correctamente el mensaje según lo previsto por el remitente.

Este elemento es fundamental para que la comunicación sea efectiva y útil.

Considera los siguientes puntos relacionados con la retroalimentación involucrada en el proceso comunicativo:

  • Mejora la efectividad de la comunicación ya que permite al remitente conocer la eficacia de tu mensaje.
  • Permite al remitente saber si tu mensaje ha sido comprendido correctamente.
  • El análisis de las retroalimentaciones ayuda a mejorar los mensajes futuros. La retroalimentación, como el mensaje, puede ser verbal o no verbal y transmitirse a través de un canal de comunicación cuidadosamente elegido.
  • Podemos aplicar los pasos anteriores en un modelo. Tal y como ocurre en el modelo del proceso de comunicación.

Tipos de comentarios

Existen cuatro tipos de comentarios:

  • Comentarios negativos o comentarios correctivos sobre el comportamiento pasado
  • La retroalimentación positiva o afirmando comentarios sobre el comportamiento pasado
  • Comentarios positivos o comentarios afirmativos sobre el comportamiento futuro
  • Retroalimentación negativa o comentarios correctivas sobre el comportamiento futuro

8.      Ruido

ruido ambiental en una comunicacion

Se refiere a cualquier obstrucción causada por el remitente, mensaje o receptor durante el proceso de comunicación.

Por ejemplo, mala conexión telefónica, codificación defectuosa, decodificación defectuosa, receptor desatento, mala comprensión del mensaje debido a prejuicios o gestos inapropiados.

Hay cuatro tipos de ruido:

  • Ruido psicológico: Este tipo de ruido proviene de nuestro interior. Por ejemplo, nuestros estereotipos preconcebidos, nuestros prejuicios, nuestras creencias y nuestras suposiciones.
  • El Ruido físico: En este es cualquier tipo de ruido que nos distrae. Por ejemplo, colegas ruidosos que hablan a tu alrededor o escuchan música.
  • Ruido ambiental: Este tipo de ruido proviene del entorno que nos rodea. Por ejemplo, el tráfico que pasa.
  • El Ruido semántico: El emisor crea este tipo de ruido. Por ejemplo, utilizando lenguaje técnico o palabras muy complicadas. El ruido semántico generalmente ocurre porque el remitente no ha podido dirigir su mensaje o canal a las necesidades del receptor.

¿Cómo usar el modelo del proceso de comunicación?

Ahora que comprendes las ocho etapas del proceso de comunicación y los posibles problemas que pueden surgir, puedes utilizar el modelo como ayuda para comunicarte de manera más efectiva.

Esto se puede hacer siguiendo estos pasos:

1.      Comienza por organizar tus pensamientos

Antes de comenzar a construir tu mensaje, debes aclarar el motivo por el cual quieres comunicarte, respondiendo estas preguntas:

  • ¿A quién quieres que llegue tu mensaje?
  • ¿Qué acción deseas que tome tu receptor después de recibir el mensaje?
  • ¿Hay información necesaria que tus receptores deberían recibir?

2.      Redacta y codifica tu mensaje

redacta y codifica tu mensaje

Ahora que tienes la idea básica formulada, es hora de redactar el mensaje.

  • Determina cómo vas a comunicar tu mensaje. Por ejemplo, cara a cara o por correo electrónico.
  • ¿Tu audiencia conoce el tema en cuestión?
  • ¿Prefiere tu audiencia la información general de alto nivel o información más detallada?
  • ¿Necesitas proporcionar alguna información complementaria?
  • ¿Tu audiencia tiene ideas o suposiciones que podrían reducir la efectividad de tu mensaje?
  • ¿Puedes pensar en algún otro ruido obvio que pueda ocurrir? Si es así, ¿puedes abordarlo?

3.      Entrega tu mensaje

Ahora que tu mensaje está listo, es hora de entregarlo. Las siguientes preguntas pueden ayudarte a transmitirlo de manera efectiva:

  • ¿Cuál es el momento adecuado para entregar tu mensaje?
  • ¿Hay alguna forma de reducir las distracciones del receptor?

4.      Recibir comentarios

Recibir comentarios es una etapa importante en el proceso de comunicación.

Si no puedes recopilar comentarios, no obtendrás ninguna información sobre cómo mejorar esta comunicación o comunicaciones futuras.

  • ¿Has incluido un proceso para recopilar comentarios? Simplemente puedes pedir comentarios directamente o crear un formulario / cuestionario para que todos lo completen.
  • ¿Has dado tiempo para preguntas y respuestas si estás haciendo una presentación?
  • ¿Puedes captar otras señales que se están dando? Por ejemplo, el lenguaje corporal
  • Analiza tus comentarios:
    • Si es válido, ¿cómo puedes usar esta información para mejorar tu próxima comunicación?
    • Luego de que las cosas no salieron como querías, ¿qué podrías haber hecho de manera diferente para lograr la respuesta que deseabas?

Importancia del proceso de comunicación

1.      La base de la coordinación

El gerente explica a los empleados los objetivos de la organización, los modos de su logro y también las relaciones interpersonales entre ellos.

Esto proporciona coordinación entre varios empleados y también departamentos. Por lo tanto, las comunicaciones actúan como base para la coordinación en la organización.

2.      Trabajo fluido

el proceso de comunicacion o proceso comunicativo permite un trabajo fluido

Un gerente coordina los elementos humanos y físicos de una organización para ejecutarla sin problemas y de manera eficiente.

Esta coordinación no es posible sin una comunicación adecuada.

3.      La base de la toma de decisiones

La comunicación adecuada proporciona información al gerente que es útil para la toma de decisiones.

No se pueden tomar decisiones en ausencia de información. Por lo tanto, la comunicación es la base para tomar las decisiones correctas.

4.      Aumenta la eficiencia gerencial

El gerente transmite los objetivos y emite instrucciones y asigna trabajos a los subordinados.

Todos estos aspectos implican comunicación. Por lo tanto, la comunicación es esencial para el desempeño rápido y efectivo de los gerentes y de toda la organización.

5.      Aumenta la cooperación y la paz organizacional

El proceso de comunicación bidireccional promueve la cooperación y el entendimiento mutuo entre los trabajadores y también entre ellos y la gerencia.

Esto conduce a menos fricción y, por lo tanto, a la paz industrial en la fábrica y a operaciones eficientes.

6.      Aumenta la moral de los empleados

La buena comunicación ayuda a los trabajadores a adaptarse al aspecto físico y social del trabajo. También mejora las buenas relaciones humanas en la industria.

Un sistema eficiente de comunicación permite a la gerencia motivar, influir y satisfacer a los subordinados, lo que a su vez aumenta su moral y los mantiene motivados.

Ejemplo de proceso de comunicación

Marc es un ejecutivo de marketing que quiere hacer una presentación a su junta ejecutiva para solicitar más fondos para su departamento.

Analicemos cada etapa para ver cómo Marc puede usar el proceso de comunicación y comunicarse mejor.

Paso 1: Organizando los pensamientos de Marc

  • Identifica a todas las personas a las que deseas que llegue tu mensaje.
    • El mensaje de Marc debe ser escuchado por toda la junta ejecutiva y especialmente por el CEO.
  • Identifica qué acción deseas que tu audiencia tome después de recibir tu mensaje.
    • El CEO aprobará el presupuesto adicional que Marc solicita.
  • Identifica qué información necesitan tus receptores.
    • La oportunidad perdida en el mercado si no aprueban el aumento del presupuesto.
    • La sensación de que nuestros competidores pueden aprovechar esta oportunidad.
    • El fuerte retorno de la inversión de este aumento del presupuesto.

Paso 2: redacta y codifica tu mensaje

  • Determina cómo vas a comunicar tu mensaje. Por ejemplo, cara a cara o por correo electrónico.
    • Marc decide que la mejor manera de transmitir su mensaje es cara a cara mediante una presentación.
  • ¿El público conoce el tema en cuestión?
    • No, entonces Marc tratará de enfocarse en la oportunidad en su presentación en lugar de los detalles de cómo se gastará el presupuesto.
  • ¿Prefiere tu audiencia la información general de alto nivel o información más detallada?
    • Prefieren la información general de aspiración.
  • ¿Necesitas proporcionar alguna información complementaria?
    • Aunque la junta ejecutiva prefiere la información general, también les gusta saber que se ha realizado el análisis detallado. Por esta razón, Marc incluirá los datos detallados en un apéndice para que la junta los examine después de la reunión, si así lo desean.
  • ¿Tu audiencia tiene ideas o suposiciones preconcebidas que podrían reducir la efectividad de su mensaje?
  • ¿Puedes pensar en algún otro ruido obvio que pueda ocurrir? Si es así, ¿puedes abordarlo?
    • Marc identifica que las computadoras portátiles y los teléfonos celulares pueden distraer su mensaje, así que decide pedir que se apaguen durante la duración de su presentación.

Paso 3: entrega tu mensaje

  • ¿Cuál es el momento adecuado para entregar tu mensaje?
    • El único momento en que Marc realmente puede entregar su mensaje a todos los que lo requieren es durante la reunión mensual de la junta ejecutiva.
  • ¿Hay alguna forma de reducir las distracciones de tu receptor?
    • Nada además de pedir que se apaguen las computadoras portátiles y los teléfonos celulares.

Paso 4: recibir comentarios

  • ¿Has incluido un proceso para recopilar comentarios? Simplemente puedes pedir comentarios directamente o crear un formulario / cuestionario para que todos lo completen.
    • Habrá una sesión de preguntas y respuestas al final de la presentación.
  • ¿Has dado tiempo para preguntas y respuestas si estás haciendo una presentación?
    • Marc ha programado 10 minutos para preguntas y respuestas al final de su presentación.
  • ¿Puedes captar otras señales que se están dando, por ejemplo, lenguaje corporal o lo que no se dice?
    • Tal vez. Marc decide reflexionar sobre esto después de la presentación.
  • Analiza tus comentarios:
    • Después de la presentación, Marc examinará los comentarios hechos y pensará en cómo se pueden usar como aportes para mejorar sus futuras presentaciones.

Tipos de procesos de comunicación

tipos de comunicacion

Dependiendo del canal, los tipos de comunicación pueden ser:

  • Verbales
  • No Verbales
  • Visuales
  • Formal
  • Informal

Proceso de comunicación verbal

Esto implica el uso de lenguaje y palabras con el propósito de transmitir el mensaje deseado. En términos generales, la comunicación verbal significa que la comunicación se logra en forma de palabras habladas solamente.

Pero, en el contexto de los tipos de comunicación, la comunicación verbal puede ser en forma oral o escrita.

  • Comunicación escrita: Este tipo de comunicación implica cualquier tipo de intercambio de información en forma escrita. Por ejemplo, correos electrónicos, textos, cartas, informes, SMS, publicaciones en plataformas de redes sociales, documentos, manuales, carteles, volantes, etc.
  • La comunicación oral: Es la comunicación que emplea la palabra hablada, ya sea directa o indirecta como canal de comunicación. Puede conversar cara a cara, por teléfono, a través de notas de voz o salas de chat. Todo se encuentra bajo la comunicación oral. Esta forma de comunicación es muy efectiva.

Comunicación no verbal

En este tipo de comunicación, los mensajes se transmiten sin hacer uso de palabras. Esta forma de comunicación se complementa principalmente con la verbal, ya que implica con gestos, lenguaje corporal, símbolos y expresiones.

A través de estos, uno puede comunicar su estado de ánimo u opinión o incluso mostrar una reacción a los mensajes que se transmiten. Las acciones no verbales a menudo establecen el tono para el diálogo.

Puede controlar y guiar la comunicación. Algunos de los modos de comunicación no verbal son:

Comunicación física no verbal

Esta es la suma total de lo físicamente observable.

Por ejemplo, gestos con las manos, lenguaje corporal, expresiones faciales, el tono de la voz, postura, postura, tacto, mirada y otros. Varios investigadores han revelado que la comunicación física no verbal constituye aproximadamente el 55% de nuestras comunicaciones diarias.

Estas son señales sutiles que se recogen como parte de nuestro entendimiento biológico.

Del mismo modo, otras sugerencias sutiles transmitirán su reacción al presentador o la reacción de la audiencia.

Paralenguaje

paralenguaje en el proceso comunicativo

Este es el arte de leer entre líneas. El tipo principal de dicha comunicación se realiza con el tono de la voz.

Este tipo de comunicación representa casi el 38% de toda la comunicación que hacemos todos los días. Junto con el tono de voz, el estilo de hablar, la calidad de la voz, el estrés, las emociones o la entonación sirven para la comunicación.

Y, estos aspectos no son verbales.

Comunicación estética

El arte es un medio importante de comunicación. A través de las pinturas u otras formas de arte, un artista puede transmitir los mensajes más fuertes.

Varias veces en la historia del mundo, el arte se ha utilizado como una forma efectiva de comunicación no verbal.

Apariencia

La primera impresión establece el tono. La gente reaccionará a tu apariencia y esto es un hecho de la vida.

Tu ropa, el color de las telas determinan la reacción de tu audiencia.

Comunicación visual

Esta es la comunicación a través de ayudas visuales como dibujos, pancartas, presentaciones e ilustraciones, etc.

Proceso de comunicación formal

Las comunicaciones formales son las que fluyen a través de los canales oficiales diseñados en el organigrama.

Pueden tener lugar entre un superior y un subordinado, un subordinado y un superior o entre los mismos empleados o gerentes de cuadros. Estas comunicaciones pueden ser orales o escritas y generalmente se graban y archivan en la oficina.

La comunicación formal puede clasificarse además como comunicación vertical y comunicación horizontal.

Comunicación vertical

Las comunicaciones verticales, como su nombre indica, fluyen verticalmente hacia arriba o hacia abajo a través de canales formales.

La comunicación ascendente se refiere al flujo de comunicación de un subordinado a un superior, mientras que la comunicación descendente fluye de un superior a un subordinado.

Algunos de los ejemplos de comunicación ascendente son:

  • La solicitud de concesión de licencia,
  • Presentación de un informe de progreso
  • Solicitud de préstamos

Algunos ejemplos de comunicación descendente son:

  • Enviar avisos a los empleados para asistir a una reunión
  • Delegar el trabajo a los subordinados
  • Informarles sobre las políticas de la compañía

Comunicación horizontal

proceso de comunicacion horizontal

La comunicación horizontal o lateral tiene lugar entre una división y otra. Por ejemplo, un gerente de producción puede contactar al gerente de finanzas para discutir la entrega de materia prima o su compra.

Tipos de redes de comunicación en comunicación formal:

  • Cadena única:En este tipo de red, las comunicaciones fluyen desde cada superior a su subordinado a través de una sola cadena.
  • Rueda:En esta red, todos los subordinados bajo un superior se comunican solo a través de él. No se les permite hablar entre ellos.
  • Circular:Aquí la comunicación se mueve en círculo. Cada persona puede comunicarse solo con sus dos personas contiguas.
  • Flujo libre:Cada persona puede comunicarse libremente con cualquier otra persona. No hay restricciones
  • V invertida:En este tipo de red, un subordinado puede comunicarse con su superior inmediato y también con el superior de su superior. Sin embargo, en este último caso, solo tiene lugar la comunicación ordenada.

Proceso de comunicación informal

Se dice que cualquier comunicación que tenga lugar sin seguir los canales formales de comunicación es comunicación informal.

La comunicación informal a menudo se conoce como la ‘vid’ ya que se extiende por toda la organización y en todas las direcciones sin tener en cuenta los niveles de autoridad.

La comunicación informal se propaga rápidamente, a menudo se distorsiona y es muy difícil detectar la fuente de dicha comunicación. También conduce a rumores que no son ciertos.

El comportamiento de las personas a menudo se ve afectado por los rumores y las discusiones informales que a veces pueden obstaculizar el entorno laboral.

Sin embargo, estos canales pueden ser útiles ya que transportan información rápidamente.

Los gerentes también utilizan canales informales para transmitir información con el fin de conocer las reacciones de sus subordinados.

Tipos de red de Grapevine:

  • Línea única:En esta red, cada persona se comunica con la otra en una secuencia.
  • Red de chismes: Cada persona se comunica con todas las demás de forma no selectiva.
  • La red de probabilidad:En esta red, el individuo se comunica aleatoriamente con otros individuos.
  • Red de clústeres:El individuo se comunica solo con aquellas personas en las que confía. De estos cuatro tipos de redes, la red Cluster es la más popular en las organizaciones.

Barreras en el proceso de comunicación

barreras en la comunicacion

Las barreras de comunicación pueden impedirla o tener un significado incorrecto debido a que se pueden crear malentendidos.

Por lo tanto, es esencial que un gerente identifique tales barreras y tome las medidas apropiadas para superarlas. Las barreras a la comunicación en las organizaciones se pueden agrupar ampliamente de la siguiente manera:

1.      Barreras semánticas

Estos están relacionados con los problemas y las obstrucciones en el proceso de codificación y decodificación de un mensaje en palabras o impresiones. Normalmente, tales barreras resultan debido al uso de palabras incorrectas, traducciones defectuosas, diferentes interpretaciones, etc.

Por ejemplo, un gerente tiene que comunicarse con trabajadores que no tienen conocimiento del español.

El idioma es una barrera para la comunicación, ya que el gerente puede no ser capaz de comunicarse adecuadamente con los trabajadores.

2.      Barreras psicológicas

Los factores emocionales o psicológicos también actúan como barreras para la comunicación. El estado mental tanto del emisor como del receptor de la comunicación se refleja en una comunicación efectiva.

Una persona preocupada no puede comunicarse correctamente y un destinatario enojado no puede entender el mensaje correctamente.

Por lo tanto, en el momento de la comunicación, tanto el emisor como el receptor deben ser psicológicamente sanos. Además, deben confiar el uno en el otro. Si no se creen, no pueden entender el mensaje del otro en su sentido original.

3.      Barreras organizacionales

Los factores relacionados con la estructura organizativa, las relaciones de autoridad de normas y reglamentos a veces pueden actuar como barreras para una comunicación efectiva.

En una organización con un patrón altamente centralizado, es posible que no se aliente a las personas a tener una comunicación libre. Además, las normas y reglamentos rígidos y los procedimientos engorrosos también pueden convertirse en un obstáculo para la comunicación.

4.      Barreras personales

Los factores personales tanto del remitente como del receptor pueden actuar como una barrera para una comunicación efectiva. Si un superior piensa que una comunicación particular puede afectar negativamente su autoridad, puede suprimir dicha comunicación.

Además, si los superiores no tienen confianza en la competencia de sus subordinados, no pueden pedir su consejo. Los subordinados pueden no estar dispuestos a ofrecer sugerencias útiles en ausencia de cualquier recompensa o agradecimiento por una buena sugerencia.

5.      Barreras físicas a la comunicación

tipo de barreras fisicas

Son las barreras más obvias para una comunicación efectiva. Estas barreras son en su mayoría fácilmente removibles.

Incluyen barreras como el ruido, puertas cerradas, equipos defectuosos utilizados para la comunicación, cabinas cerradas, etc.

A veces, en una oficina grande, la separación física entre varios empleados combinada con equipos defectuosos puede dar lugar a barreras severas para una comunicación efectiva.

6.      Barreras culturales de comunicación

A medida que el mundo se globaliza cada vez más, cualquier oficina grande puede tener personas de varias partes del mundo.

Las diferentes culturas tienen un significado diferente para varios valores básicos de la sociedad. La vestimenta, las religiones o la falta de ellas, la comida, las bebidas, las mascotas y el comportamiento general cambiarán drásticamente de una cultura a otra.

Por lo tanto, es imprescindible que tengamos en cuenta estas diferentes culturas al comunicarnos. Esto es lo que llamamos ser culturalmente apropiado.

En muchas empresas multinacionales, se ofrecen cursos especiales en las etapas de orientación que permiten a las personas conocer otras culturas y cómo ser corteses y tolerantes con los demás.

7.      Barreras de estructura organizacional

Como vimos, hay muchos métodos de comunicación a nivel organizacional. Cada uno de estos métodos tiene sus propios problemas y limitaciones que pueden convertirse en barreras para una comunicación efectiva.

La mayoría de estas barreras surgen debido a la información errónea o la falta de transparencia adecuada disponible para los empleados.

8.      Barreras de actitud

A ciertas personas les gusta que las dejen en paz. Son los introvertidos o simplemente personas que no son muy sociables. ¡A otros les gusta ser sociables o, a veces, más extraños! Ambos casos podrían convertirse en una barrera para la comunicación.

Algunas personas tienen problemas de actitud, como un gran ego y comportamientos desconsiderados.

Estos empleados pueden causar tensiones severas en los canales de comunicación en los que están presentes. Ciertos rasgos de personalidad como la timidez, la ira, la ansiedad social pueden eliminarse mediante cursos y capacitación adecuada.

Sin embargo, problemas como el comportamiento egocéntrico y el egoísmo pueden no ser corregibles.

9.      Barreras de percepción

Las personas perciben las mismas cosas de manera diferente. Este es un hecho que debemos considerar durante el proceso de comunicación.

El conocimiento de los niveles de percepción de la audiencia es crucial para una comunicación efectiva. Todos los mensajes o comunicados deben ser fáciles y claros. No debería haber lugar para un conjunto interpretativo diversificado.

10. Barreras Fisiológicas

Ciertos trastornos o enfermedades u otras limitaciones también podrían impedir la comunicación efectiva entre los diversos canales de una organización.

La estridencia de la voz, la dislexia son algunos ejemplos de barreras fisiológicas para una comunicación efectiva. Sin embargo, estos no son cruciales porque se pueden compensar y eliminar fácilmente.

11. Barreras tecnológicas y barreras socio-religiosas

Otras barreras incluyen las barreras tecnológicas. La tecnología se está desarrollando rápidamente y, como resultado, se hace difícil mantenerse al día con los desarrollos más recientes.

Por lo tanto, a veces el avance tecnológico puede convertirse en una barrera. Además de esto, el costo de la tecnología a veces es muy alto.

La mayoría de las organizaciones no podrán permitirse una tecnología decente para fines de comunicación. Por lo tanto, esto se convierte en una barrera crucial.

Otras barreras son barreras socio-religiosas. En una sociedad patriarcal, una mujer o un transgénero pueden enfrentar muchas dificultades y barreras mientras se comunican.

Resumen

El proceso de comunicación es un modelo de ocho etapas que puede ayudarte a mejorar tus habilidades de comunicación.

Si bien el modelo puede parecer obvio y algo que la mayoría de nosotros hacemos de forma natural, dividir la comunicación en sus pasos constitutivos y obligarse a pensar en cada paso puede ayudar a mejorar la efectividad de cada conversación o presentación que inicias.

Recuerda tener presente las siguientes características para un proceso comunicativo efectivo:

  • Claro
  • Conciso
  • Coherente
  • Completar
  • Cortés
  • Escuchando para entender
  • Enfoque y atención
  • Conciencia y control emocional

Además, asegurarte de recibir comentarios sobre cada comunicación también garantizará que tus habilidades de comunicación continúen mejorando con el tiempo.

Adrián

Adrián

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