Aumentar la productividad laboral es una búsqueda constante de cualquier persona o empresa.
Al fin de cuentas, ¿quién no quiere hacer rendir mejor su tiempo para obtener los mejores dividendos?
Sabemos que la forma como usamos el tiempo, las estrategias de trabajo y las actividades SIEMPRE pueden optimizarse para obtener mejores resultados (materiales y espirituales).
Sin embargo, a veces no sabemos cómo hacerlo.
Por esto, los consejos que te damos hoy te permitirán aprovechar eficientemente el tiempo que tienes disponible, maximizando tu rendimiento diario e incrementando tus ganancias como emprendedor.
También te damos los principios básicos para aumentar la productividad laboral empresarial
Contenido del artículo
La productividad laboral es la eficiencia de un trabajador.
También es una medida que permite determinar cuántas actividades (de calidad) son desarrolladas por una persona en una unidad de tiempo específica.
Por supuesto que también mide la calidad de estas actividades y las características específicas de las labores que se desempeñen.
Digamos que no es lo mismo pensar en la productividad de un diseñador gráfico que la de un trabajador del campo. Ambos tienen sus características particulares.
Los consejos que brindamos en este nuevo artículo de Neetwork están enfocados para los empresarios y emprendimientos de bienes y servicios.
Para saber cómo aumentar la productividad laboral podemos comenzar con responder a algunas preguntas:
Al responder cada pregunta, seguramente llegarás a la misma conclusión que la mayoría de las personas: el tiempo es vida y el tiempo es dinero.
El tiempo es un activo muy valioso como para perderlo
Este principio es muy claro, por ejemplo, para quienes ocupan cargos de CEO en empresas de crecimiento global.
Realmente necesitan que sus días sean lo más productivo posible, por lo que no pueden permitirse perder el tiempo en cosas que no generen dinero para su organización.
Por esto, si tienes un negocio, te invitamos a que reflexiones sobre la forma en la que resuelves los problemas diarios y busca la forma más eficiente de hacer las cosas, maximiza tu eficacia planificando cada hora de tu día.
Las formas de mantenerse organizado son varias, a continuación, te presentamos 41 consejos compilados de numerosos investigadores en el área de la gestión empresarial y la eficiencia laboral.
Ahora si. Comencemos.
Muchas personas han hecho estudios sobre las estrategias para mejorar la eficiencia de las actividades laborales.
Dos de estos estudiosos, Olmos y Robira, afirman que una productividad óptima puede encontrarse cuando se armoniza a la persona, el entorno y la competitividad.
De la misma manera, Jason Jennings, quien ha realizado numerosos aportes a las investigaciones en el área de la gestión empresarial, afirma que en la mayoría de los casos, una baja productividad es resultado de una inadecuada forma de trabajar y no en el trabajo en si.
En otras palabras, podemos aumentar la productividad laboral si mejoramos la forma como trabajamos
La mayoría de los autores hacen incapié en la importancia de mantener tanto la buena salud (física, psicológica y emocional) del trabajador y un adecuado clima laboral.
De hecho, la OMS (Organización Mundial de la Salud) ha afirmado que los empleados que llevan una buena alimentación y hábitos saludables, tienen mejor rendimiento laboral.
Aliméntate adecuadamente
Hay alimentos que pueden ayudarte a sentirte con más energía y mejorarán tu concentración. Por ejemplo, aquellos que contengan magnesio, potasio, vitaminas y carbohidratos adecuados que pueden nutrir tu cerebro.
De esta manera, te damos consejos básicos: organízate para comer a las horas, no te saltes ninguna comida, come de forma balanceada y lleva siempre contigo los snacks saludables como frutas, semillas, jugos naturales, etc.
Para aumentar la productividad laboral, debes tratar de cumplir un número mínimo de horas de sueño.
Pero si tu trabajo te lo permite, puedes aprender a madrugar y aprovechar las primeras horas para trabajar. De esta manera, puedes adelantar hasta 4 horas de espacio tranquilo para realizar tus actividades.
Si tu actividad laboral requiere estar en la computadora mucho tiempo, busca una pantalla o una aplicación que elimine la luz azul, que no te afecte los ojos.
De la misma manera, debes garantizar una silla cómoda que te permita estar sentado sin complicaciones durante el tiempo que haga falta.
Toma, al menos, 20 minutos al día para realizar alguna actividad física a conciencia: caminar o trotar en un parque, ir al gimnasio, yoga, etc.
Pequeños espacios que te ayuden a "respirar" en el intermedio de tus actividades. No se trata de perder tiempo, sino de desconectarte, por breves espacios de tiempo, de forma planificada.
La enseñanza más básica para todo trabajador o empresario es aprender a organizarse en tres grandes ámbitos: tiempo, actividades y entorno.
Lo más importante es que puedas aprender a organizar las tareas, a priorizarlas, a iniciarlas y terminarlas. Se dice muy fácil pero lo
cierto es que no es tan sencillo en la realidad.
Utiliza el tiempo como medida. Si una acción es prioritaria o requiere de una entrega inmediata, debes ocuparte de ella.
Si hay dos actividades prioritarias, trata de realizar primero la que menos te gusta o la que se te dificulte más.
No se trata literalmente de escribir un guión y seguirlo como un actor lo haría. En este caso, trata de programar la noche anterior las pautas para el siguiente día, una secuencia de acciones en la que sabrás cuando y donde harás cada una de tus actividades.
Un CEO normalmente debe asistir a muchas reuniones, enseñar a sus asesorados y además organizar su tiempo personal.
A fin de tener tiempo para todo, deberá chequear cada una de las actividades que tiene pendiente y tomar las previsiones para no llegar tarde y cumplir con cada una de ellas.
Cuando creas este guión estás haciendo una lista de tareas pendientes, donde enmarcas pequeños objetivos y la meta final del día.
Usando este método, podrás priorizar las actividades más importantes para tu negocio y tu tiempo personal, porque estás trabajando con bloques de tiempo finito.
Adicionalmente, piensa cuál es el objetivo y misión de tu negocio, mientras escribes tu lista de tareas reflexiona sobre las actividades que te colocarán más cerca de tus metas.
Tus productos más valiosos son tu tiempo y energía, tanto el dinero como los clientes son reemplazables, casi todo en tu negocio es reemplazable, menos el tiempo.
Identifica aquellas tareas o actividades que sean del mismo tipo y ten franjas horarias para ellas. Por ejemplo, “dar respuesta por email” entre entre 7 y 8am .
Al enfocarte de esta manera, tu mente se organiza mejor para realizar las actividades de forma mecánica y, al mismo tiempo, no perderás tiempo pensando en estas tareas cuando estés en otra
Como en el ejemplo anterior, puedes realizar las actividades en tiempos que tu mismo establezcas.
Lo importante es que dediques exactamente el tiempo que tienes previsto para hacerlo.
Por ejemplo, si una tarea es “dar respuestas por mail”, podemos priorizar los tipos de clientes. “dar respuestas por mail a los clientes nuevos”, “a los clientes del servicio VIP” , etc.
Si una actividad es dar respuesta por mail, lo ideal es que tengas “respuestas tipo”, es decir, una plantilla con modelos de respuesta según las interacciones comunes vía mail.
A partir de estas plantillas puedes cambiar o modificar lo que requieras.
Para algunos estudiosos de la productividad empresarial, el desorden es un sinónimo de pereza.
Contar con un espacio ordenado aumentará considerablemente nuestra capacidad laboral.
Delegar tareas a un equipo especializado permitirá que se realicen de la forma más eficiente y rápida posible. Debes asegurarte de que el trabajo se lleve a cabo cuando delegas funciones y no encargarte personalmente de hacer todo.
Tu papel es observar el panorama general, busca ideas, estrategias y procesos para que tu equipo cumpla con sus actividades de la forma más rápida posible, tal cual un rompecabezas, tu equipo ira juntando pieza por pieza hasta terminar la tarea.
Todos los integrantes del equipo deben tener muy claro que lo más importante son los resultados, independientemente de los procesos y los detalles que estén tras él.
Ser líder también implica ser comprensivo ante los errores, porque son humanos y tienden a equivocarse en muchas ocasiones. Lo mismo sucederá con tu equipo.
Si les hostigas cada vez que cometen un error, su capacidad de aprendizaje se verá mermada y tendrás que terminar el trabajo por tu cuenta. Incluso si no hacen el trabajo como quieres, debes dejar que lo terminen.
Al dejar los detalles de lado y delegar tareas tu organización será más productiva.
Para saber tus horas productivas, cuáles horas tienes mayor motivación, en qué momento puedes concentrarte mejor, cuáles son las razones por las que procrastinas, las mejores y peores horas para realizar ciertas tareas, etc.
El conocerte a ti mismo puede ayudarte a optimizar procesos.
Identifica cuáles labores se adaptan mejor a ti, por qué y en qué momento. También te ayuda a conocer qué es lo que no puedes hacer o lo que no te gusta.
Si se aprende a trabajar es mucho más fácil enseñarle a trabajar a la gente y si eres el líder de un negocio, serás un ejemplo para tus empleados.
No aceptes encargos que no te aportan valor, ni otorgues favores que hagan uso de tu tiempo productivo.
En otros artículos hemos desarrollado cómo fijar metas y objetivos empresariales y personales. Sigue esos consejos y cumple tus metas diarias… un pasito a la vez.
Puedes aumentar la rapidez de tu labor con el paso de tiempo y mientras ganas experiencia.
Debes tratar de equilibrar entre el conocimiento que entregas gratuitamente y el de pago. Si bien hay conocimientos gratuitos, hay otros que requieren esfuerzo adicional y en muchas ocasiones también necesita que saques dinero de tus bolsillos para pagar a tus mentores o asesores expertos para que te puedan brindar sus recomendaciones.
Ahora, si estabas ofreciendo consejos de forma gratuita piensa lo siguiente: ¿Cuánto te costó conseguir esa valiosa información? ¿Cuánto trabajaste para obtenerla?
Dar todos los consejos gratuitamente no te ayudará a construir un negocio.
Por lo que, al determinar cuál conocimiento es de pago y cuál es gratuito, puedes establecer una tarifa justa. Recuerda que las consultorías y tu tiempo tienen un valor irremplazable.
¿Por qué dar contenidos gratis si tus mentores no hicieron lo mismo? Trata de acordar un precio con tus clientes por tus asesorías y gana así más dinero para tu negocio.
Al cumplir metas o minimetas, puedes recompensarte de distintas maneras: puedes ahorrar para unas buenas vacaciones, visitar algún sitio que te guste el fin de semana, darte algún gusto o placer que sepas que te has ganado gracias a tu esfuerzo.
Cuéntale a alguien más sobre las actividades que debes realizar. Cuando lo haces, te obligas a un compromiso moral de dar respuesta a las mismas.
¡OJO! Este consejo puede no funcionar en algunas mentalidades para las que “decir” es una forma de “hacer”.
Esto significa que, inconscientemente, nuestra mente asume que al decir ya se comenzó a realizar la tarea y se elimina el sentido de urgencia.
Entre las investigaciones de cómo aumentar la productividad laboral, existen ciertos principios que pueden ayudarte a concentrar.
Este principio fue explicado en Italia hace casi un siglo y medio para analizar la repartición de la tierra. Afirmaba que un 20% era dueño del 80% de las tierra.
También ha sido aplicado en el tema de la productividad. Afirma que en cada tarea hay un 20% que es esencial. De esta manera, completar una actividad requiere de un 20% de trabajo creativo planificado y un 80% de trabajo “mecánico”.
Si te enfocas en realizar este 20% adecuadamente, el resto será más sencillo.
Por ejemplo, para la redacción es muy útil pensar bien en el esquema de lo que se va a escribir. Una vez que se haya pensado en el esquema y en las ideas principales de cada subtítulo, el 80% restante es “rellenar” el esquema de la mejor forma posible.
Si lo llevamos al resultado final, veremos que según el principio de Pareto aplicado a la productividad, el 20 % de tus actividades es la que contribuye al 80 % de los resultados.
Por lo tanto, debes jerarquizar y atender primero las acciones que dan más resultados. Es decir, las que te llevan a conseguir tus objetivos más eficientemente.
Se trata de obligarte a conseguir comenzar una tarea en 60 segundos.
Haciendo uso de un cronómetro, debes iniciar una tarea en 60 segundos luego de que identifiques tu prioridad.
Lo importante es comenzar, luego trazarte una meta con tiempo : por ejemplo, "en una hora debo haber completado el esquema de un artículo".
Si realizas actividades que requieran de la computadora, este es un ejemplo que te recomendamos cumplir para disminuir al mínimo la procrastinación.
Desactiva aquellos programas o redes sociales que no necesites para tu trabajo, pero que pueden entorpecer el uso de tu tiempo
(chat, Facebook, etc).
Debes ayudarte a ti mismo a vencer la procrastinación, ese mal tan propio de nuestros días.
El sentido de urgencia es la necesidad de hacer las cosas de forma inmediata. Esto significa materializar las labores en la realidad lo más rápido posible. Forma parte de las mentalidades en las que “hacer” lo que se requiere brinda tranquilidad mental.
Para mejorar la productividad en tu empresa debes atender a los consejos o estrategias anteriores y no olvidarte de los siguientes principios:
