Conoce: ¿Cómo ser asistente virtual? ¿Que materiales necesitas? ¿Cuáles tareas realiza? Requisitos, consejos, cómo hacerlo un negocio, y más.
En la actualidad, con la era tecnológica, cada vez más empresas han tenido que llevar sus marcas al mundo digital. A medida que van creciendo los negocios, requieren de apoyo de personas que los ayude a gestionar diferentes actividades que van surgiendo a causa de la demanda de trabajo.
La figura del asistente virtual en los últimos años ha crecido de forma exponencial, pues, hay muchos negocios que no necesitan de un espacio físico, oficina u otro para desempeñarse, pero si requieren de un personal que lleve un control.
El uso de dispositivos móviles, la globalización del mercado y la expansión del internet en la mayoría de los rubros empresariales han propiciado no solo los emprendimientos digitales si no que ha contribuido a la creación de nuevos modelos de negocios.
Entonces, como hay gran demanda de proyectos digitales también hay auge en el trabajo remoto para cumplir con esas actividades, y uno de los trabajos con mayor demanda en el momento, es el de asistente virtual.
Así que, si quieres iniciarte en esta profesión, conocer las tareas diarias que debes cumplir y donde desempeñarlas, pero no tienes experiencia, no te preocupes aquí te enseñaremos todo lo que debes saber.
Empecemos por definir:
Contenido del artículo
Un asistente virtual es una persona que presta sus servicios a través de internet, tanto de apoyo creativo como administrativo para realizar diferentes actividades dentro de una empresa. Es decir, su papel es clave y su perfil es muy similar al tradicional de asistente de dirección, pero adecuado al mundo digital.
El asistente virtual, da soporte a otro emprendedor o empresa de forma online, y gestiona mediante apps, herramientas digitales u otras.
Es una profesión que se ejerce de manera independiente y se distingue por hacerse de forma remota, ya sea que cumpla con sus funciones desde su hogar, en espacios de cotrabajo o incluso en cualquier parte que elija. Ya que lo que necesita es conexión a internet y tener a mano las herramientas para desarrollar sus tareas.
El asistente virtual no solamente aporta algunas ventajas en el aspecto económico, sino también debe contar con ciertas habilidades de organización y responsabilidad, principalmente, pues esta encargada de recibir llamadas telefónicas, llevar una agenda, gestionar y revisar los correos electrónicos de la empresa, prácticamente se podría decir que un asistente virtual cumple y se encarga de las actividades que haría una secretaria en cualquier negocio, es muy similar a tener un asistente personal pero de forma online.
Para ser asistente virtual no hay distinción de género, lo pueden ejercer estudiantes, jóvenes, es decir, cualquier persona, lo importante es tener los conocimientos y habilidades para hacer un buen trabajo.
¿Por qué es una de las profesiones que más se reclaman? Porque muchas empresas se han dado cuenta que resulta más práctico y viable disponer de un colaborador externo que realice algunas tareas que tener que ubicar un espacio físico, crear una oficina, alquileres, y considerar otros aspectos.
Y para los asistentes virtuales les ofrece mayor libertad para manejar su tiempo y dedicarse a cumplir con sus proyectos personales. Esto quiere decir que pueden trabajar desde cualquier lugar del mundo y ser nómada digital si les interesa.
Ser asistente virtual es un trabajo también que requiere calidad, disciplina, constancia y responsabilidad. Tener ciertas habilidades o aumentarlas te ayudarán a desempeñar de la mejor manera tu profesión como asistente virtual.
Ser asistente virtual es un tipo de trabajo que puede iniciarse sin experiencia, sin embargo, como toda profesión es necesario que te formes en el área, es decir, hacer un curso específico o sobre herramientas o software relacionados te ayudará a establecerte en el mercado, ya que, mientras más conocimientos tengas, tus servicios serán más amplios.
Ser asistente virtual requiere de formación continua, no solo basta con saber conceptos básicos o de forma muy general lo que debes hacer. Es un constante aprendizaje.
Piensa en cuales actividades te desempeñas mejor o te gusta hacer, por ejemplo:
Conocimientos informáticos: debes tener habilidades informáticas para poder manejar diferentes herramientas y software, como Microsoft Office, Google Suite, aplicaciones de videoconferencia, y otras herramientas específicas de la empresa o del cliente.
Gestión de correo electrónico: Es importante que tengas habilidades para gestionar eficazmente el correo electrónico del cliente, que puede incluir responder correos, redactar mensajes, archivar y etiquetar correos electrónicos.
Habilidad para investigar en línea: A menudo, tendrás que realizar investigaciones en línea para encontrar información relevante para el cliente, así que tu capacidad de buscar información debe ser de manera eficiente y efectiva.
Conocimientos de redes sociales: Muchas empresas y clientes requieren la gestión de sus redes sociales, por lo que debes tener conocimiento para crear, programar y publicar contenido en las diferentes plataformas.
Gestión de proyectos y tareas: El asistente virtual puede ser responsable de la gestión de proyectos y tareas, por lo tanto, debes saber cómo crear planes, coordinar y realizar un seguimiento de las tareas.
Habilidades de comunicación: El asistente virtual debe tener habilidades de comunicación efectiva para interactuar con los clientes y otros miembros del equipo de manera clara y concisa, ya sea por correo electrónico, llamadas telefónicas o videoconferencias. Para ello debes utilizar un buen lenguaje y como el contacto no es presencial, asegurarse de estar disponible cuando los clientes quieran comunicarse contigo.
Habilidad para priorizar tareas: debes ser capaz de priorizar las tareas del cliente de acuerdo con las necesidades y los plazos, y ser capaz de controlar un calendario de actividades y manejar múltiples tareas simultáneamente. Por ejemplo, si tu cliente te da un plazo de 5horas para hacer 6 actividades, distribuyas el tiempo para cada una y seas capaz de cumplir y terminarlas todas.
Una de las ventajas y capacidades mas fuerte que tiene un asistente virtual es poder hacer su trabajo de forma eficiente, pero en el menor tiempo posible.
Existirán casos en los que tus clientes te facilitarán una lista especifica de lo que quieren e incluso te proporcionaran herramientas para hacerlo, pero en otros casos sucederá que los clientes se apoyaran en tus conocimientos y forma de trabajo, por eso es tan importante ser proactivo y trabajar rápidamente, ya que, te ayuda a poder hacerte cargo de más clientes, aumentar tus ingresos y por supuesto tener más tiempo libre.
Ser asistente virtual es una profesión con la que iras aprendiendo a realizar nuevas tareas constantemente y a utilizar nuevas metodologías o herramientas, entonces, es muy importante que estes abierto a llevar a cabo determinados asuntos, no cerrarse a la idea, aunque parezca difícil al principio, la práctica te ayuda y luego te resultará fácil.
En internet, existen múltiples sitios donde puedes crear tu perfil profesional y compartir tu curriculum vitae para dar a conocer tus servicios. Por ejemplo:
LinkedIn: Es una red social profesional muy popular para conectar con otros profesionales y empresas. Un perfil bien construido y activo en LinkedIn puede ayudarte a establecer tu marca personal y conectarte con potenciales clientes.
Upwork: Es una plataforma de freelancing que conecta a empresas y clientes con freelancers de todo el mundo. Upwork ofrece una variedad de trabajos relacionados con el asistente virtual, desde gestión de correo electrónico hasta atención al cliente y planificación de eventos.
Fiverr: Es una plataforma de servicios en línea que permite a los freelancers ofrecer sus habilidades a los clientes a través de la creación de "gigs" o trabajos específicos. Como asistente virtual puedes ofrecer una variedad de servicios, como programación de citas, transcripción y gestión de redes sociales.
Freelancer: Es otra plataforma de freelancing que ofrece trabajos en línea en una variedad de categorías, incluyendo asistente virtual. Los clientes pueden publicar trabajos y los freelancers pueden ofertar para ellos.
Redes sociales: puedes utilizar las redes sociales, como Instagram, Facebook y Twitter, para conectarte con clientes potenciales y establecer tu marca personal. Los asistentes virtuales pueden compartir su experiencia y publicar contenido relevante para establecerse en el mercado.
Recuerda que cada plataforma tiene sus propias reglas y requisitos para registrarte como freelancer o publicar contenido, es fundamental que revises cuidadosamente las políticas de cada plataforma antes de comenzar a utilizarlas.
Además, aunque parezca sencillo encontrar clientes o darse a conocer por ese medio, la ley de la oferta y la demanda también se aplica en estas plataformas, y la cantidad de asistentes virtuales que se postulan son enormes (tantos buenos y malos) por eso a veces puede resultar complicado cobrar por tu valor, ya que descendiente bastante.
Cuando no se tiene experiencia en el área, conseguir tu primer cliente podría ser intimidante, sin embargo, una forma de acumularla es ofrecerles tus servicios a personas cercanas, como amigos o familiares que puedan requerir de tus conocimientos, esto, te permitirá incluirlo como soporte en tu curriculum para demostrar tus aptitudes ante los futuros clientes.
Y aunque tus servicios hayan sido prestados a personas conocidas pídeles una retroalimentación, es decir, que te señalen los aspectos mas resaltantes con los que quedaron más satisfechos por tu trabajo y en cuales podrías hacer unas mejoras.
Cuando hayas logrado contactar a un número mayor de clientes, entonces diseña una encuesta de satisfacción, esta te permitirá evaluar tu desempeño y así tengas un control de calidad por tus servicios.
La configuración de un negocio de asistente virtual implica establecer los procesos y herramientas necesarios para prestar servicios de manera eficiente y efectiva, así como la promoción del negocio para atraer y mantener a los clientes.
Es importante que identifiques el tipo de tareas y servicios que ofrecerás como asistente virtual. Esto puede incluir tareas como la gestión de correo electrónico, programación de citas, administración de redes sociales, creación de contenido y más. Es recomendable que desgloses cada tarea dentro de las actividades, así tus clientes pueden saber al detalle todos tus conocimientos y experiencia.
Además, identifica quien es tu público objetivo, piensa en que tipo de empresa puede estar interesada en potenciar su productividad con tu ayuda y experiencia, y una buena manera de averiguarlo es preguntándote: ¿Con quién quieres trabajar?
¡Si! Y en que cuando trabajas por tu cuenta tienes la ventaja de poder elegir con te beneficia más trabajar, a diferencia de cuando eres empleado.
Entonces, si hay un sector industrial que llame tu atención, puedes iniciar tu búsqueda de clientes potenciales en ella. Por ejemplo, si tienes conocimiento en el sector de la estética y belleza, puedes iniciarte como asistente virtual en empresas que vendan productos para el cuidado de la piel.
Es necesario que establezcas tarifas claras y coherentes para los servicios que ofreces. Las tarifas pueden basarse en una tarifa por hora, un paquete de tarifas o una tarifa basada en proyectos. Para ello, puedes guiarte con precios estipulados por otros profesionales, o incluso en algunas plataformas también se muestran algunas tarifas.
Un sitio web profesional puede ayudarte a atraer clientes y establecer credibilidad. El sitio web debe incluir información sobre los servicios que ofreces, las tarifas, la experiencia y los testimonios de clientes anteriores.
Es indispensable que configures las herramientas que necesitas para realizar el trabajo de manera efectiva, como un software de gestión de proyectos, herramientas de comunicación en línea y software de contabilidad, que te mencionamos más adelante.
Es ideal que promociones tu negocio como asistente virtual para atraer clientes. Las estrategias de marketing pueden incluir la creación de contenido de blog, la publicidad en línea, la participación en eventos de networking y la utilización de las redes sociales.
En términos generales, una persona que trabaja como asistente virtual solo necesita una computadora con acceso a Internet, así como un teléfono inteligente para comunicarse con los clientes. Además de esto, otros materiales que podrían ser útiles incluyen:
Los materiales necesarios para trabajar como asistente virtual son bastante básicos y la mayoría de ellos se pueden encontrar en cualquier hogar o lugar de trabajo.
Esto implica programar reuniones, llamadas, citas y otros compromisos en la agenda del cliente, asegurándose de que se ajusten a sus horarios y preferencias.
Es importante que el cliente no olvide sus compromisos, por lo que deberás enviar recordatorios por correo electrónico o mensaje de texto antes de las citas programadas.
Si surgen cambios de último momento o imprevistos, deberás reorganizar la agenda del cliente para asegurarte de que se cumplen todos los compromisos.
En ocasiones, pueden surgir conflictos de programación en la agenda del cliente. Es tu responsabilidad encontrar soluciones para evitar que los compromisos se superpongan.
Si el cliente tiene reuniones con otras personas, es posible que necesites coordinar con ellas para programar la fecha, hora y lugar.
Deberás asegurarte de que la disponibilidad del cliente esté actualizada en su agenda para evitar programar compromisos en momentos en los que no está disponible.
Una vez que se ha programado una cita, deberás realizar seguimiento para asegurarte de que el cliente esté preparado y de que la cita se lleva a cabo según lo programado.
Revisar y responder correos electrónicos en nombre del cliente, asegurándose de que se respeten los plazos establecidos y se proporcione la información requerida.
Mantener la bandeja de entrada del cliente organizada y libre de correo no deseado y spam. Eliminar los correos electrónicos innecesarios y archivar los correos importantes.
Priorizar los correos electrónicos según su importancia, urgencia y acción requerida. Asegurarse de que los correos electrónicos más importantes reciban una respuesta rápida.
Gestionar las suscripciones de correos electrónicos del cliente, asegurándose de que solo reciba los correos electrónicos que sean relevantes para su negocio o intereses.
Redactar correos electrónicos en nombre del cliente, asegurándose de que se ajusten a su estilo de comunicación y contengan la información necesaria.
Realizar seguimiento con los destinatarios de los correos electrónicos, asegurándose de que los mensajes hayan sido recibidos y entendidos.
Configurar la cuenta de correo electrónico del cliente en su dispositivo móvil y mantenerlo actualizado, para que pueda revisar y responder los correos electrónicos desde cualquier lugar.
Investiga los destinos y proveedores adecuados para satisfacer las necesidades del cliente, asegurándote de que los servicios sean de alta calidad y estén dentro del presupuesto.
Realiza las reservas de vuelos, alojamiento y transporte terrestre, asegurándote de que se ajusten a las preferencias y necesidades del cliente.
Coordinar los itinerarios de viaje del cliente, asegurándote de que los tiempos de llegada y salida sean los adecuados y que el cliente tenga tiempo suficiente para cumplir con sus compromisos.
Organizar eventos para el cliente, incluyendo la búsqueda de lugares, la contratación de proveedores y la coordinación de los detalles.
Manejar el presupuesto de viajes y eventos del cliente, asegurándote de que se respeten los límites establecidos y de que se informe al cliente sobre los gastos en todo momento.
Realiza las reservas y compra de entradas para eventos y atracciones, asegurándote de que el cliente tenga todo lo necesario para disfrutar de su viaje o evento.
Prepara toda la documentación necesaria para viajes internacionales, como pasaportes y visas, asegurándote de que estén actualizados y en regla.
Crear y enviar facturas a los clientes del cliente, asegurándote de que los detalles de la factura sean precisos y estén en línea con los términos acordados.
Registrar todos los ingresos y gastos del cliente para mantener un registro completo y preciso de las transacciones financieras.
Realizar seguimiento de los pagos pendientes, enviando recordatorios de pago a los clientes según sea necesario.
Gestionar los pagos a proveedores en nombre del cliente, asegurándose de que se realicen a tiempo y de que se reciban las confirmaciones de pago necesarias.
Realizar un control riguroso de los cobros pendientes, asegurándose de que los pagos se reciban de manera oportuna y que se tomen medidas adecuadas si se producen retrasos.
Realizar la reconciliación bancaria para asegurarse de que todas las transacciones financieras se hayan registrado y conciliado adecuadamente.
Preparar informes financieros para el cliente, proporcionando un resumen claro y conciso de los ingresos y gastos, así como de la situación financiera actual.
Realizar búsquedas en internet para encontrar información relevante sobre temas específicos, utilizando palabras clave y operadores de búsqueda avanzados para optimizar los resultados.
Seleccionar fuentes confiables y verificadas de información, como sitios web oficiales, publicaciones académicas y artículos de noticias de fuentes reconocidas.
Analizar y evaluar la información recopilada para asegurarse de que sea precisa, relevante y actualizada.
Sintetizar la información recopilada en informes, resúmenes y presentaciones para el cliente, resumiendo los hallazgos clave y proporcionando recomendaciones y conclusiones.
Organizar la información recopilada en una forma clara y estructurada, utilizando herramientas de gestión de información como hojas de cálculo y software de gestión de referencias.
Realizar un seguimiento de la competencia, monitoreando sus sitios web, redes sociales y publicaciones, y proporcionando informes regulares al cliente sobre sus actividades y estrategias.
Mantener la información recopilada actualizada, revisando y actualizando regularmente las fuentes de información para garantizar que la información proporcionada al cliente sea precisa y relevante.
Comprender los requisitos de informes del cliente y definir el formato, la frecuencia y el contenido del informe en consecuencia.
Recopilar información relevante de varias fuentes, incluyendo datos financieros, estadísticas de ventas, informes de proyectos, entre otros.
Analizar los datos recopilados para identificar tendencias, oportunidades y desafíos, y proporcionar recomendaciones y soluciones para mejorar el rendimiento.
Presentar la información de manera clara y concisa, utilizando gráficos, tablas y diagramas para ilustrar los datos y las tendencias.
Revisar y editar los informes para garantizar la precisión, la claridad y la calidad, y para asegurarse de que se cumplan los requisitos de informes del cliente.
Distribuir los informes a los interesados, asegurándose de que se entreguen a tiempo y de que se sigan los procedimientos de seguridad y privacidad adecuados.
Realizar un seguimiento de los informes distribuidos para garantizar que se hayan recibido y revisado, y para responder a cualquier pregunta o inquietud que pueda surgir.
Escuchar y tomar notas precisas y detalladas de las grabaciones de reuniones, llamadas y otros eventos importantes.
Transcribir las notas en un formato legible y fácil de entender, asegurándose de que se respete la gramática, la ortografía y la puntuación.
Revisar y editar las notas transcritas para asegurarse de que sean precisas y estén libres de errores.
Organizar y archivar las notas transcritas en un formato fácilmente accesible para su uso futuro.
Entregar las notas transcritas al cliente en el plazo acordado, asegurándose de que se cumplan todos los requisitos del cliente.
Planificar y crear contenido relevante y atractivo para publicar en las redes sociales y en la página web del cliente.
Publicar el contenido en las redes sociales y en la página web del cliente en el momento adecuado, utilizando herramientas de programación de publicaciones.
Interactuar con los seguidores y responder a sus preguntas y comentarios, construyendo una relación más cercana y confiable con ellos.
Realizar un seguimiento de las métricas y analizar el rendimiento de las publicaciones y campañas de marketing en las redes sociales y en la página web del cliente.
Optimizar la página web del cliente para mejorar la experiencia del usuario, la navegación y el posicionamiento en los motores de búsqueda.
Monitorear la reputación en línea del cliente, responder a los comentarios y opiniones de los usuarios y gestionar cualquier crisis o problema de reputación en línea.
Analizar a la competencia en línea del cliente y recomendar estrategias para mejorar la presencia en línea del cliente.
El salario de un asistente virtual puede variar ampliamente dependiendo de varios factores, como la experiencia, el tipo de tarea que se realice, la ubicación geográfica y el tipo de cliente o empresa para la que trabaje. En promedio, un asistente virtual puede ganar entre 10 y 30 dólares por hora.
Algunos asistentes virtuales pueden ganar más si tienen habilidades especializadas en áreas como marketing digital, diseño gráfico, programación web o gestión de redes sociales. Además, algunos asistentes virtuales pueden trabajar en régimen de tiempo completo o parcial, lo que también afectará su salario.
Es importante tener en cuenta que, como asistente virtual, es posible trabajar para múltiples clientes o empresas al mismo tiempo, lo que puede aumentar la cantidad de ingresos que se obtienen. Sin embargo, es importante recordar que los ingresos pueden fluctuar y no siempre son consistentes.
Muchas personas que inician su trabajo como asistente virtual, le dan un vistazo a la competencia, y en cierto punto podría ser una guía para establecer tus propias tarifas, pero, recuerda que el precio de tus servicios dependerá también del valor y conocimiento que tu aportas, en función de tu especialidad, ya que, puede haber pequeñas o grandes diferencias entre lo que tu ofreces y lo que brinda tu competencia.
Como asistente virtual, tu éxito dependerá de tu capacidad para brindar un excelente servicio al cliente y de tu habilidad para administrar tu tiempo y recursos de manera efectiva. Sigue estos consejos para tener éxito en tu trabajo como asistente virtual:
Asegúrate de que tu cliente entienda lo que puedes y no puedes hacer y cuándo estás disponible.
El hecho de trabajar desde casa no significa que puedas trabajar las 24 horas del día. Establece un horario de trabajo y apégate a él tanto como sea posible.
Si tienes demasiado trabajo, considera la posibilidad de subcontratar algunas tareas a otros asistentes virtuales.
Aprende a escuchar a tus clientes y a comunicarte de manera clara y concisa.
Busca estar al día con las últimas tecnologías y herramientas para asistentes virtuales. Esto te ayudará a ser más eficiente y efectivo en tu trabajo.
Utiliza una herramienta de gestión de tareas para mantener un registro de todo lo que tienes que hacer y para asegurarte de no olvidar nada importante.
Si ves una oportunidad para ayudar a tu cliente o mejorar su negocio, no dudes en compartir tus ideas y sugerencias.
Sé amable y profesional en todo momento. Recuerda que eres la cara de tu cliente ante el mundo, así que siempre debes ser amable, cortés y profesional en tus interacciones con otros.
